Руководство текущей деятельностью «Энергосбыта» осуществляется единоличным исполнительным органом - Генеральным директором. Генеральный директор «Энергосбыта» имеет генеральную доверенность на осуществление коммерческой деятельности от имени ОАО "Камчатскэнерго", он подотчетен Общему собранию акционеров и Совету директоров Общества.
Генеральный директор при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании, осуществлять свои права и исполнять обязанности в отношении вверенной ему компании добросовестно и разумно.
Генеральный директор несет ответственность перед Обществом за убытки, причиненные Обществу его виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.
Общая численность персонала «Энергосбыта» на конец 2004 года составляет 283 человека, что на 10% меньше значения этого же показателя за предыдущий период. Из них по категориям работников самый большой процент принадлежит специалистам (49%), далее идут рабочие (чуть более 36%). Каждый десятый из числа сотрудников предприятия является руководителем высшего или среднего звена, это достаточно высокий процент, поэтому уменьшение численности управленцев по сравнению с предыдущим периодом (на 19%) можно рассматривать как положительную тенденцию.
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ
Являясь обособленным структурным подразделением ОАО «Камчатскэнерго», Энергосбыт участвует в документообороте Общества.
Порядок документооборота определен в регламенте в части: приема и регистрации входящих документов; рассмотрения документов руководством; исполнения документов; осуществления контроля за исполнением; порядка подписания исходящих документов, в том числе распорядительных; отправка документов.
Прием документов. Входящие.
Прием, регистрация и первичная сортировка всей поступающей в филиал корреспонденции осуществляется централизованно канцелярией, где она предварительно распределяется по адресатам.
Первые копии поступающих в адрес руководства Энергосбыта приказов, указаний и других руководящих документов РАО «ЕЭС России», представительства РАО «ЕЭС России» Востокэнерго, ОАО «ДВЭУК», ОАО «Камчатскэнерго» регистрируются и хранятся в канцелярии.
Исходящие.
В канцелярии осуществляется обработка корреспонденции, отправляемой из организации, включая ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для отправки заказной корреспонденции и передачу в отделение связи.
Регистрация документов.
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Отметка о поступлении документа состоит из порядкового номера и даты поступления документа.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и поступающие из вышестоящих, зависимых и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и электронные, вне зависимости от способа доставки: электронная почта, телетайп, факс, курьер.
Создаваемые и получаемые документы подразделяются на:
· документы, регистрируемые в канцелярии;
· документы, регистрируемые в специальных учетных формах структурных подразделений (бухгалтерии, отделе экономики и т.д.)
· документы, не требующие регистрации (перечень утверждается директором Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго»)
Регистрация документов осуществляется в канцелярии с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Подлежит занесению в базу данных краткое содержание документа, передающее его суть и обеспечивающее поиск документа по ключевым словам.
К документам, регистрируемым в специальных учетных формах структурных подразделений относятся: бухгалтерские документы первичного учета, заявки, научные отчеты по темам, разнарядки, наряды, судебные документы, документы статистической отчетности и другие специализированные документы, которые по своему назначению и реквизитам отличаются от документа общего делопроизводства.
Приказы по личному составу (о назначении, перемещении и увольнении), о награждениях, поощрениях регистрируются и формируются в «дела» в отделе кадров.
Арбитражные дела, хозяйственные договоры, доверенности и контракты регистрируются и формируются в «дела» в юридической службе.
Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности регистрируются и формируются в «дела» бухгалтерией.
Распорядительные документы за подписью директора и его заместителей (приказы, указания, распоряжения, протоколы) регистрируются и формируются в «дела» помощником директора.
Внутренние документы, представляемые руководству Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго», регистрируются в канцелярии как входящие, а в структурных подразделениях – как исходящие.
Входящие документы регистрируются в день поступления до рассмотрения их соответствующими должностными лицами. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения).