Поступающие на предприятие материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:
- платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой - через банк),
- товарно-транспортные накладные,
- квитанцию к железнодорожной накладной и др.
Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или" частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения ООО «Столярная компания» осуществляет контроль над поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут «Журнал учета поступающих грузов», в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые, кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.
При отсутствии расхождений между данными, поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.
В тех случаях, когда количество качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акта приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика.
Если перевозку материалов в ООО «Столярная компания» осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах:
- первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;
- второй - для оприходования материалов получателем;
- третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей;
- четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.
Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.
Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.
Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат их приобретения, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.
Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Именно поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть предприятий по основным видам сырья или материалов. Большинство предприятий ведут текущий учет материальных ценностей по твердым учетным ценам - по средним покупным ценам, плановой себестоимости и др. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов. С появлением компьютерной и электронной маркировки создаются все большие возможности исчисления фактической себестоимости отдельных видов материальных ресурсов.
Наряду с определением твердой учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей в ООО «Столярная компания» являются: каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.
Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляется через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства.
Существует два варианта организации завоза материальных ресурсов: самовывоз и централизованная доставка.
Самовывоз характеризуется отсутствием единого органа, обеспечивающего оптимальное использование транспорта.
При централизованной доставке предприятие-поставщик и предприятие-получатель создают единый орган, цель которого оптимизировать совокупный материальный поток. Этот род доставки позволяет:
повысить степень использования транспорта и складских площадей;
оптимизировать товарные запасы как у производителя, так и у потребителя продукции;
повысить качество и уровень материально-технического обеспечения производства;
оптимизировать размеры партии поставок продукции.
Обеспечение материальными ресурсами производственных цехов, участков и других подразделений предприятия предполагает выполнение следующих Функций:
установление количественных и качественных заданий по снабжению;
подготовка, материальных ресурсов к производственному потреблению:
отпуск и доставку материальных ресурсов со склада службы снабжения на место ее непосредственного потребления или на склад цеха, участка;
оперативное регулирование снабжения;
учет и контроль над использованием материальных ресурсов в подразделениях предприятия.
Проанализируем обеспеченность материальными ресурсами предприятия ООО «Столярная Компания», основным видом деятельности которого является производство филенчатых дверей дверных коробок.
Общая потребность предприятия в материальных ресурсах определяется суммированием потребностей на производство продукции, на экспериментальные работы, на ремонтные работы, на образование запасов.
Потребность предприятия в конкретном виде материалов, сырья на производство продукции определяется умножением нормы расхода данного вида материалов на единицу продукции и на планируемый объем выпуска в данном периоде. Расход на единицу продукции зависит от качества сырья и материалов, замены одного вида материала другим, изменения рецептуры сырья, техники, технологии и организации производства, квалификации работников, отходов сырья и др.
Продукция ООО «Столярная Компания» пользуется спросом, и постоянно принимаются заказы на производство той или иной продукции. Поэтому необходимо своевременное обеспечение предприятия всеми необходимыми материальными ресурсами для бесперебойной его работы.
Размещение средств предприятий имеет очень большое значение в финансовой деятельности и повышении ее эффективности. Поэтому в процессе анализа материальных ресурсов предприятия в первую очередь следует изучить изменения в их составе и дать им оценку. Для этого первоначально проведем анализ состояния активов ООО «Столярная Компания» (табл. 2).
Таблица 2
Анализ показателей активов баланса за 2008-2009 гг., тыс. р.
| Показатели | 2008 г. | 2009 г. | 2009 г. | Изменения (+,-) | ||
| 2009/ 2008 гг. | 2009/ 2009 гг. | 2009/ 2008 гг. | ||||
| 1. Внеоборотные активы: в том числе: | 1141 | 1407 | 1629 | 266 | 222 | 488 |
| - нематериальные активы | 8 | 7 | 5 | -1 | -2 | -3 |
| - основные средства | 1041 | 1104 | 1330 | 63 | 226 | 289 |
| - незавершенное строительство | 92 | 297 | 296 | 205 | -1 | 204 |
| 2. Оборотные активы, в том числе: | 936 | 1599 | 2103 | 663 | 504 | 1167 |
| - запасы | 423 | 814 | 797 | 391 | -17 | 374 |
| - НДС | 66 | 65 | 69 | -1 | 4 | 3 |
| - дебиторская задолженность | 358 | 606 | 1145 | 248 | 539 | 787 |
| - краткосрочные финансовые вложения | 1 | 1 | 1 | - | - | - |
| - денежные средства | 9 | 31 | 39 | 22 | 8 | 30 |
| - прочие оборотные активы | 80 | 83 | 53 | 3 | -30 | -27 |
| ИТОГО: | 2077 | 3006 | 3732 | 929 | 726 | 1655 |
Из табл. 2 видно, что в составе активов предприятия оборотные средства в 2008 году составили 45,06%. За анализируемый период они возросли более чем в 2 раза и в 2009 году составили 2103 тыс. р., что составило 56,4% от суммы всех активов. Увеличение оборотных активов произошло за счет значительного увеличения запасов.