Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, направленное на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления.
Задачи - определенная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее определенные сроки. Задачи непрерывно усложняются по мере роста масштабов производства, требующего обеспечения все возрастающими объемами ресурсов – материальных, финансовых, трудовых и др.
Все многообразие внутренней среды предприятия можно свести к следующим укрупненным сферам:
- производство;
- маркетинг и материально-техническое снабжение (МТС);
- НИОКР;
- финансовое управление, бухучет и отчетность;
- общее управление.
Такое деление на сферы деятельности носит условный характер и конкретизируется в общей и производственной организационной структурах. На нашем уровне рассмотрения эти сферы деятельности связаны основными информационными потоками в управлении предприятием.
Взаимосвязь основных внутренних сфер деятельности фирмы иллюстрируется на рис.2
Рис. 2 Внутренняя среда фирмы
Глубокий и тщательный анализ внутренней среды является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Экономическая информация – это конкретное выражение происходящих внутри фирмы процессов. Без такой информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие производственно-сбытовой деятельности фирмы.
Можно сделать выводы о сильных и слабых сторонах ОАО «ВСМЗ»:
Сильные стороны: организация имеет чёткую миссию, которую знают все сотрудники. Видение перспективы сообщается сотрудникам таким образом, что они знают, к чему стремится организация. В организации чётко определено кто за что отвечает, подразделения имеют чёткие цели. Работники относятся друг к другу с взаимным уважением. Руководитель пользуется у сотрудников уважением и доверием. В основном, работают компетентные, хорошо подготовленные специалисты. Целью организации является привлечение сотрудников, которые могут и хотят хорошо работать. Периодически проводится оценка уровня культуры организации. На предприятии строго следят за качеством на всех уровнях. Организацию можно назвать обучающейся.
Слабые стороны: решения принимаются быстро, и не всегда именно теми людьми, которые непосредственно занимаются проблемой и имеют необходимые знания. Оплата соответствует состоянию рынка только у руководящих лиц. Не всегда вознаграждается хорошая работа. Информация не всегда вовремя доводится до работников.
6. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Исходным в построении структуры является проектирование работы.
Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии.
Схема организационной структуры ОАО «ВСМЗ» представлена на рисунке 1.
Рис.3 Схема организационной структуры ОАО «ВСМЗ»
Генеральный директор определяет стратегию развития и контролирует работу всего предприятия.
Коммерческий директор определяет сбытовую стратегию предприятия, контролирует и объединяет работу начальников реализации и транспортного отдела.
Начальник реализации составляет заказ на производство, отвечает за полное выполнение заказов и своевременность доставки продукции клиентам, контролирует работу отдела реализации и менеджеров по сбыту.
Менеджера по сбыту осуществляют поиск новых магазинов, являются связующим звеном между клиентами и предприятием.
В обязанности главного бухгалтера входит составление баланса предприятия, подготовка отчетности для проверяющих органов и контроль за работой бухгалтерии и операторов.
Технолог отвечает за технологию производства продукции, занимается разработкой новых видов и ее сертификацией, контролирует работу начальника производства.
Начальник производства следит за работой цехов, непосредственно участвующих в процессе производства, отвечает за качество продукции.
Начальник отдела снабжения отвечает за наличие сырья, его качество и материально-техническое обеспечение предприятия.
Мастер по сырью отвечает за приемку чугуна.
Главный инженер следит за состоянием всего оборудования на предприятии, контролирует работу слесарей и электриков.
Данная структура управления относится к линейно-функциональной. В организации сильны как вертикальные связи, так и горизонтальные. Эти связи способствуют эффективному взаимодействию подразделений организации и успешному решению возникающих проблем. При рассмотрении структуры управления в ней хорошо просматривается централизация. В данной организации директору непосредственно подчинены: коммерческий директор, главный бухгалтер, технолог, начальник отдела снабжения, главный инженер. Они, в свою очередь, имеют в подчинении подразделения, занимающиеся узкой специализацией. Подразделения тесно взаимодействуют друг с другом, так как без этого взаимодействия невозможна успешная работа организации в целом.
К факторам, определяющим структуру, относятся: внешняя среда (сложность среды, динамизм среды), технология работы и стратегия, выбранная организацией.
Для данной организации факторов внешней среды, определяющих структуру, мало, эти факторы схожи и постоянно меняются, следовательно, степень сложности внешнего окружения низкая, а степень динамизма внешнего окружения высокая. Отсюда следует, что складывается ситуация умеренно высокой неопределённости.
Рассмотрим влияние следующего фактора - технология работы – на примере бухгалтерии предприятия. Для бухгалтерии характерна низкая неопределённость в поступлении работы и месте её выполнения, а также низкая неопределённость в знании относительно того, как делать работу. Кроме этого, существует взаимозависимость работ, то есть работа одного подразделения зависит от проделанной работы другого подразделения.
И ещё один фактор, определяющий структуру - это стратегия, выбранная организацией. Предприятие осуществляет стратегию захвата рынка, то есть увеличение масштаба производства, обеспечивающего основные стратегические преимущества. Кроме того, осуществляется стратегия развития рынка и развития производимого товара.
К элементам структуры относятся: разделение труда и специализация, департаментизация и кооперация, связи между частями и координация, масштаб управляемости и контроля, и иерархия организации.
Разделение труда на данном предприятии горизонтальное, то есть работа в организации разделена на стадии, начиная с поступления ресурсов и заканчивая выходом из неё готового продукта. Каждое подразделение занимается своей, предписанной ему должностными инструкциями работой. Преимуществом
специализации является то, что происходит упрощение процесса коммуникации. Таким образом, сотрудник, непосредственно выполняющий задание не испытывает потребности общения с руководителем.
Для предприятия характерна широкая специализация работ по группировке работ вокруг ресурсов, и широкая специализация по группировке работ вокруг результата деятельности. Таким образом, организации свойственен линейный тип департаментизации. Но вместе с линейным ведением работ появляется функциональное деление высокоспециализированных работ. Преимуществом является то, что можно квалифицированно обслужить любую другую часть организации в области специализирующейся функции. Недостатком можно назвать замкнутость в рамках подразделения.
По данному предприятию можно выделить как сильные, так и слабые стороны организационной структуры, а именно:
Сильные стороны:
1. Ясность для каждого сотрудника, куда ему обращаться за информацией или помощью.
2. Нет ориентации людей на псевдо результаты;
3. Помогает каждому сотруднику понять свою собственную задачу;
4. Придаёт стабильность организации;
5. Уделяется внимание человеку как индивиду.
Слабые стороны:
1. Организационная структура не достаточно способствует самоконтролю и мотивации.
2. Практически все решения принимаются на верхних уровнях.
3. Не всегда готовые специалисты низшего и среднего уровня допускаются к работе на высшем уровне.
Но в целом структура рассматриваемой организации соответствует предъявляемым к ней требованиям за счёт того, что каждое подразделение организации, и в свою очередь каждый сотрудник знают, где они находятся, и куда им обращаться за информацией или помощью, из этого следует, что принятие решений в организации не задерживается.
Организация построена так, что помогает понять каждому сотруднику его собственную задачу, то есть, задачи чётко определены и снабжены спецификой.
