Согласно п.5 Порядка ООО "Таир-Дон" может иметь в своей кассе наличные денежные средства только в пределах лимита, установленного ей обслуживающим банком Ростовским филиалом ОАО "Юг-Инвестбанк". Вся сверхлимитная наличность на основании п.6 Порядка подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на расчетный счет организации в порядке и сроки согласованные с обслуживающим банком. На основании п.9 Порядка организация имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов полученные в банке для выплаты заработной платы работникам не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении трехдневного срока суммы, не использованные по назначению, сдаются в банк.
Лимит кассы утверждается в конце года на следующий календарный год. Чтобы согласовать лимит кассы, ООО "Таир-Дон" представляет в обслуживающий банк два экземпляра расчета, составленного по форме № 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж). После рассмотрения представленного расчета Ростовский филиал ОАО "Юг-Инвестбанк" принял решение об установлении организации 1000рублей лимита кассы, а также о целях, на которые она вправе расходовать наличную выручку. Это решение банка фиксируется на обоих экземплярах расчета, один из которых банк возвращает организации.
Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами имеют ограничения на основании соответствующих нормативных документов. Сумма расчетов наличными деньгами с физическими лицами не ограничена. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. в рамках одного договора, заключенного между ними. Это установлено в п.1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или индивидуального предпринимателя". Максимальный размер платежа в 100 000 руб. по одному договору распространяется также на расчеты наличными между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между двумя предпринимателями при условии, что эти расчеты связаны с ведением ими предпринимательской деятельности. Например, если общая стоимость товаров, поставляемых по договору между двумя организациями, составляет 125 000 руб., оплатить наличными всю стоимость данной поставки нельзя (даже с разбивкой этой суммы на несколько платежей в течение нескольких дней). Как минимум 25 000 руб. должны быть перечислены поставщику в безналичном порядке с расчетного счета. В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.
Для осуществления кассовых операций в штате ООО "Таир-Дон" предусматривается должность кассира. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности, и кассир несет ответственность за сохранность денежных средств, находящихся в кассе организации. В ООО "Таир-Дон" нет изолированного помещения кассы, предназначенного для приема, выдачи и временного хранения наличных денег, что является нарушением требований по оборудования кассы, которые рассмотрены в п. п.3 и 29 Порядка. Касса находится в бухгалтерии. Наличные деньги хранятся в сейфах (несгораемых металлических шкафах). Ключи от сейфов и печати организации хранятся у кассира, а дубликаты ключей - у главного бухгалтера организации. Для контроля за деятельностью кассира в организации обязательно проводится внезапная ревизия кассы комиссией, назначенной приказом руководителя организации. При ревизии полистно проверяются наличные деньги. Выявленные в результате проверки излишки наличных денег принимаются к учету в составе внереализационных доходов организации. В ООО "Таир-Дон" не проводится внезапная ревизия кассы.
Кассовые операции, осуществляемые в организации, оформляются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России, согласованными с Минфином России и Минэкономики России и введенными в действие с 1 января 1999 г. К ним относятся следующие формы: № КО-1 "Приходный кассовый ордер", № КО-2 "Расходный кассовый ордер", № КО-4 "Кассовая книга". Все первичные документы заполняются автоматически с использованием программы 1С: Торговля + Склад, она позволяет исключить ручную обработку данных, преодолеть разрыв между моментом совершения хозяйственной операции и моментом ее отражения в учете.
Наличные денежные средства принимаются в кассу организации по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и кассиром. Взамен принятых наличных выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью организации. В специальной строке приходного кассового ордера указывается основание для принятия денег в кассу. Это могут быть суммы заработной платы, командировочные и другие суммы, полученные кассиром в банке по чеку; возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, выручка и т.д. В документе указывается, от кого приняты денежные средства, проставляется номер документа и дата его выписки. Также заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру. Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с 1 января до конца года. В приходном кассовом ордере проставляется дата получения денежных средств. В графе "Основание" указывается источник получения наличных денег, принимаемых в кассу, т.е. отражается содержание хозяйственной операции. В графе "Приложение" указываются первичные документы, на основании которых составляются кассовые документы. Например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного, ранее выданного аванса основанием является авансовый отчет. Наличные деньги для зачисления на расчетный счет оформляются объявлением на взнос наличными. Для получения наличных денежных средств (в рублях) банк предоставил ООО "Таир-Дон" чековую книжку.
Операции по поступлению наличных денег в кассу ООО "Таир-Дон" отражаются записями на счетах, например:
В ООО "Таир-Дон" 10 декабря 2008г. поступила денежная наличность в размере 70000руб. в кассу с расчетного счета Ростовского филиала ОАО "Юг-Инвестбанк" на командировочные расходы, на основании чека №БП 4198999 от 10.12.08г. Денежные средства были оприходованы приходным кассовым ордером №91 от 10.12.08г. (ПРИЛОЖЕНИЕ З).
Дт 50.1 "Касса организации в руб."
Кт 51 "Расчетные счета", 70000руб.
В ООО "Таир-Дон" 11 декабря 2008г. поступила денежная наличность в кассу от ООО "Донпроминвест", которому была реализована продукция по накладной Формы ТОРГ-12 №2986 от 11.12.08г. на сумму 1900руб.00коп., в том числе НДС (18%) 289руб.83коп. На основании накладной кассиром был выписан приходный кассовый ордер №92 от 11.12.08г. (ПРИЛОЖЕНИЕ И), а квитанция к приходному кассовому ордеру №92 от 11.12.08г. подписанная главным бухгалтером и кассиром и кассовым чеком предоставлен покупателю.
Дт 50.1 "Касса организации в руб."
Кт 62.1 "Расчеты с покупателями в руб. ", 1900руб.
Пищулин А. В.15 декабря 2008г. произвел возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу в размере 2750рублей. Кассиром был выписан приходный кассовый ордер №95 от 15.12.08г. на сумму 2750,00руб., а квитанция к приходному кассовому ордеру №95 от 15.12.08г. предоставлена Пищулину А.В. (ПРИЛОЖЕНИЕ К).
Дт 50.1 "Касса организации в руб."
Кт 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в руб. ", 2750руб.
Наличные деньги выдаются из кассы организации по расходными кассовым ордерам подписанный директором, главным бухгалтером, кассиром и подписи получателя денег. Выдача денежных средств из кассы ООО "Таир-Дон" отражается записями на счетах бухгалтерского учета, например:
На командировочные расходы Пищулину А.В. из кассы ООО "Таир-Дон" были выданы денежные средства в размере 12000руб. Кассиром был выписан расходный кассовый ордер №116 от 11.12.08г. на сумму 12000руб. (ПРИЛОЖЕНИЕ Л). Получатель денежных средств в расходном документе прописью указывает сумму, которую получил и ставит подпись о получении денег.
Дт 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в руб."
Кт 50.1 "Касса организации в руб. ", 12000руб.
Выдана заработная плата работникам организации за вторую половину ноября 2008г. На основании платежной ведомости №23 от 01.12.08г. был выписан расходный кассовый ордер №118 от 15.12.08г. на сумму 122589руб.16коп. (ПРИЛОЖЕНИЕ М).
Дт 70 "Расчеты по оплате труда"
Кт 50.1 "Касса организации в руб. ", 122589руб.16коп.
Расходным кассовым ордером №120 от 18.12.08г. была выдана сумма 2000руб. Пищулину А.В. для сдачи депонированной заработной платы в Ростовский филиал ОАО "Юг-Инвестбанк" (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).
Дт 51 "Расчетные счета"
Кт 50.1 "Касса организации в руб. ", 2000руб.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам проводиться в день их выписки. Приложенные к ним оправдательные документы должны быть погашены штампом или подписью "Оплачено" с указанием даты погашения. При использовании компьютера информация в течение отчетного месяца накапливается в учетном регистре - оборотной ведомости к счету 50 "Касса".