Распространенными формами безналичных расчетов являются: расчеты платежными поручениями; расчеты по аккредитиву; расчеты чеками; расчеты по инкассо. Платежные поручения, платежные требования, заявления на аккредитив, инкассовые поручения (распоряжения), применяемые при безналичных расчетах в Российской Федерации, начиная с первого января 1998 г. должны оформляться на бланках общероссийского классификатора управленческой документации. Формы безналичных расчетов организации выбирают самостоятельно. Банки не вмешиваются в договорные отношения организации.
Все операции по расчетному счету осуществляются на основании расчетных документов, представляющих собой: распоряжение плательщика о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств; распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем (взыскателем) средств. При осуществлении безналичных форм расчетов используются следующие расчетные документы: платежные поручения; аккредитивы; чеки; платежные требования; инкассовые поручения.
Расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование расчетного документа и код формы; номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и др. Исправления, помарки и подчистки, использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются. Расчетные документы действительны к предъявлению в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки. Отзывают расчетные документы на основании представленного в банк заявления, составленного в двух экземплярах в произвольной форме с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва.
Платежными поручениями производится перечисление денежных средств: за поставленные и для предварительной оплаты за товары, выполненные работы, оказанные услуги; в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды; для возврата (размещения) кредитов и займов, депозитов и уплаты процентов по ним, а также в других целях. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Помимо расчетов по товарным операциям организации осуществляют расчеты по нетоварным операциям, связанные только с движением денежных средств, т.е. с погашением задолженности перед бюджетом, банком, внебюджетными фондами, организациями энергетического комплекса.
Организация в соответствии с условиями договора периодически получает от банка выписку из расчетного счета о движении денежных средств на расчетном счете организации, о списании или зачислении определенных сумм с приложенными оправдательными документами, на основании которых проводилось движение денежных средств. Поскольку выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета организации, открываемого ей банком, списывая с расчетного счета сумму в соответствии с распоряжением организации, банк отражает их по дебету счета, а зачисляя на расчетный счет - по кредиту. То есть происходит зеркальное отражение операции, так как банк по отношению к организации является дебитором. При обработке поступивших выписок из расчетного счета бухгалтер подшивает к ним оправдательные документы, а в выписке напротив сумм указывает дебетуемые и кредитуемые счета. При выявлении ошибочно зачисленных или списанных сумм производят запись на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям", о чем письменно сообщается банку (о выявленных ошибках). После получения выписки из расчетного счета, в которую банком внесены изменения, задолженность списывается.
Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи средств в пользу получателя по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. При использовании аккредитивов поставщик гарантирован в поступлении платежа от покупателя. Аккредитивы бывают следующих видов: покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные); отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными). Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре и содержит следующие основные моменты: наименование банка-эмитента, банка, обслуживающего получателя средств, самого получателя средств; сумму, вид и сроки действия аккредитива; условие оплаты и ответственность за неисполнение обязательств. Движение средств, находящихся в аккредитивах, отражается на счете 55 "Специальные счета в банках", субсчет 1 "Аккредитивы". Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставляемому организацией аккредитиву.
Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться. Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации. Чеки бывают двух видов: именные и на предъявителя. Именной чек выписывается на юридическое или физическое лицо. Чек на предъявителя оплачивается любому, кто его предъявит. Такой чек может передаваться другим лицам. Операция по передаче чека оформляется с помощью индоссамента - передаточной подписи. Чтобы провести расчеты с использованием чековой книжки, денежные средства депонируются на специальном счете в банке по заявлению организации. Чековая книжка выдается банком после открытия клиенту специального счета в банке. Преимущество расчетов чеками состоит в том, что они гарантируют каждой стороне (и продавцу, и покупателю) исполнение обязательств; покупателю - получение материальных ценностей (работ, услуг), поставщику - оплату. Чек оплачивается в полной сумме, на которую выписан. Чаще всего чеки используются при расчетах с транспортными организациями за осуществленные перевозки.
При расчетах за поставленные им ценности организации могут применять платежные требования. Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора по основному договору к должнику об уплате определенной денежной суммы через банк. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Срок для акцепта платежных требований определяется по основному договору и должен составлять не менее пяти рабочих дней. Акцепт платежного требования либо отказ от акцепта (полный или частичный) оформляются заявлением об акцепте (отказе от акцепта) по типовой форме. Безакцептное списание денежных средств со счета в случаях, предусмотренных основным договором, проводится банком при наличии в договоре банковского счета условия о безакцептном списании денежных средств или на основании дополнительного соглашения к договору банковского счета, содержащего соответствующее условие.
Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов организации (плательщика) в бесспорном порядке, при следующих условиях: законодательном установлении бесспорного порядка взыскания денежных средств, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; взыскания по исполнительным документам; в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при предоставлении банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.
Счет 57 "Переводы в пути" используется для учета денежных средств (переводов) в случаях, когда нет оправдательных документов, подтверждающих списание или зачисление денежных средств на соответствующие счета учета денежных средств.
Наиболее распространенным способом сдачи выручки в банк торговыми организациями является ее сбор инкассаторами в соответствии с заключенными договорами инкассации с банками. На сдаваемые инкассатору наличные денежные средства выписывается препроводительная ведомость в трех экземплярах с указанием общей суммы сдаваемых денег.
Суммы, сданные через инкассатора, на расчетный счет организации будут зачислены только на следующий день. Поэтому до их зачисления на расчетный счет и получения выписки из расчетного счета они учитываются на счете 57 "Переводы в пути".
Остатки на счете 57 "Переводы в пути" на 1-е число каждого месяца должны быть равны сумме, сданной в банк за последний день отчетного месяца и зачисленной в первый день следующего месяца.
Международный стандарт финансовой отчетности МСФО (IAS) 7 "Отчеты о движении денежных средств" заключает в себе требование предоставления информации об исторических изменениях в денежных средствах и эквивалентах денежных средств компании посредством отчетов о движении денежных средств, в которых производится классификация поступлений и платежей денежных средств за период, получаемых от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Информация о движении денежных средств компании дает пользователям финансовой отчетности основу для оценки способности компании создавать денежные активы. Компания обязана готовить отчет о движении денежных средств и представлять его в качестве составной части своей финансовой отчетности за каждый период, в котором представлялась финансовая отчетность.