15. Контроль за исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.
16. Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.
17. Принятие мер по трудоустройству высвобождающихся работников.
18. Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров.
19. Ведение табельного учета фактического использования рабочего времени.
20. Контроль своевременности предоставления работниками листков о временной нетрудоспособности и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе и соответствующее оформление документов.
21. Подготовка и систематизация кадровой документации для длительного архивного хранения.
Работа службы персонала организации «Тракт» имеет два направления: стратегическое и тактическое. В рамках первого она призвана способствовать обеспечению условий конкурентоспособности и долгосрочного развития организации на основе регулирования отношений между организацией и работниками в рамках стратегии бизнеса. В рамках второго осуществляется текущая кадровая работа: состояние и планирование потребности в кадрах, разработка штатных расписаний; оценка и отбор персонала, планирование ближайших кадровых перемещений, увольнений; повышение квалификации и переподготовка и др.
Опишем основные элементы системы кадрового планирования «Тракта».
Кадровое планирование – это фундамент политики в отношении персонала, обеспечивающий такой подход к поиску и отбору кадров, который четко увязан с целями и стратегией компании.
Кадровое планирование включает в себя:
1) анализа кадровой ситуации в регионе;
2) процесс набора персонала;
3) обучение и переподготовка персонала.
Проанализируем эти составляющие деятельности организации ООО «Тракт» по управлению персоналом.
В процессе кадрового планирования, а также подбора персонала особенно важен анализ кадровой ситуации в регионе. Главный результат того анализа – выделение сегментов рынка рабочей силы в регионе.
Необходимо собрать и проанализировать информацию об:
- основных профессионально-возрастных группах;
- региональном рынке профессий;
- уровне оплаты труда по категориям;
- уровне занятости по категориям;
- учебных заведениях, выпускающих и переподготавливающих специалистов;
- демографической ситуации и демографическом прогнозе;
- национальных и культурных особенностях жителей региона.
Проводя анализ основных профессионально-возрастных групп, следует иметь в виду характерные особенности, внутренне присущие тому или иному региону.
Так, для молодых работников характерны особенности, связанные с началом карьеры и готовностью овладевать современными профессиями. С одной стороны, начало карьеры — это недостаточность практических навыков, а с другой — большая эмоциональная вовлеченность в процесс работы. Точно так же позитивным в ориентации на современные профессии является отсутствие стереотипов, блокирующих внедрение нового, однако эта же ориентация может стать недостатком, если речь идет о реализации традиционных схем деятельности и поведения в организации. Среди работников среднего возраста, отвечающих ряду требований, имеет смысл подбирать руководителей.
Анализ уровня оплаты труда по категориям желательно основывать не только на данных официальной статистики, имеющейся в регионе, но и на результатах специальных социологических исследований и анализе материалов прессы. То же относится к оценке уровня занятости по категориям и информации по учебным заведениям, занимающимся подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации специалистов с учетом уровня учебного заведения, его специализации, объемов выпуска специалистов и качества подготовки.
Для некоторых регионов и специализированных организаций важно проводить анализ национальных и культурных особенностей жителей региона, в котором учитывались бы такие характеристики, как, например:
- традиционные для жителей региона виды профессиональной деятельности;
- особенности образа жизни, связанные с религиозными или культовыми обрядами, климатическими условиями жизни и т.п.;
- свобода или традиционность в выборе молодыми людьми профессии;
- средний возраст начала самостоятельной трудовой деятельности;
- средний возраст создания семьи;
- традиции в семейной жизни (в частности, принято ли работать жене, среднее количество детей в семье, живут ли молодые семьи отдельно).
3.2 Определение потребности в структуре и численности персонала
При определении потребности в персонале руководству необходимо исходить из принципа, согласно которому качество и численность персонала должны быть рассчитаны так, чтобы обеспечивать долгосрочное выполнение задач предприятия. Его нехватка ставит под угрозу выполнение задач предприятия, а избыток вызывает излишние расходы, ухудшает позиции предприятия на внутреннем и внешнем рынке. В случае, как избытка, так и нехватки персонала предприятия должна предпринимать энергичные действия для того, чтобы привести численность персонала и в количественном, и в качественном отношении в соответствие со своими тактическими и стратегическими задачами.
Последовательность действий для обеспечения потребности в персонале начинается с расчета потребности. При этом во внимание принимаются все задачи предприятия как в краткосрочном, так и в долгосрочном периоде.
В процессе кадрового планирования различаются качественная и количественная потребность в кадрах.
Количественная потребность в кадрах – это потребность в определенном числе работников разных специальностей.
Качественная потребность в кадрах – это потребность в работниках определенных специальностей, определенного уровня квалификации. Для определения качественной потребности в персонале используют различные подходы.
При определении потребности в персонале следует учитывать предполагаемое плановое (переводы, командировки, учеба) и естественное выбытие кадров (болезни, декретные отпуска, увольнение по собственному желанию).
Опишу, как производится количественная оценка персонала в ООО «Тракт». Численность персонала и его отдельных категорий определяется при помощи явочного и списочного состава работников.
Списочный состав — это вся численность работников организации ООО «Тракт» (на определенную дату), включая принятых с этого дня и исключая уволенных с этого дня работников.
Списочная численность работников используется при расчетах потребности предприятия в рабочей силе, уровня производительности труда. Явочный состав — это численность работников предприятия, фактически приступивших к работе.
Отношение явочного числа работников (Чя) к списочному (Чсп) в данном периоде характеризует коэффициент явки (Кяв) в ООО «Трат»:
Кяв = Чя/Чсп, (1)
Например, при списочном количестве сотрудников в организации – 60 человек и явочном количестве 45 человек коэффициент явки равен :
45/60 = 0,75.
Уровень стабильности кадров на предприятии определяется такими показателями, как коэффициент выбытия (Квыб) — отношение числа уволенных работников к среднесписочной численности работников; коэффициент текучести (Ктек) — отношение числа работников, уволенных по причинам, не вызванным необходимостью, к среднесписочной численности.
Квыб = Чув/Чсп * 100, (2)
Ктек = Чув/Чсп * 100. (3)
Для ООО «Тракт» за 9 месяцев 2009 года:
К выб = 4/60 = 6,7
К тек = 13/60 = 21,7
Для качественной оценки трудового потенциала в ООО «Тракт» обычно пользуются системой статистических группировок работников по полу и возрасту, производственному стажу, общеобразовательному и квалификационному уровню и наличию специального образования.
Планирование численности работающих в ООО «Тракт» включает определение дополнительной потребности в кадрах — состав рабочих кадров и специалистов, необходимый предприятию в перспективе дополнительно к имеющемуся. В ООО «Тракт» в нее включают три элемента:
- нужды развития предприятия (требуемый прирост численности рабочих и количество должностей, занимаемых специалистами, в связи с увеличением объема обслуживания, реконструкцией, техническим перевооружением);
- возмещение естественного выбытия кадров;
- частичная замена неквалифицированных рабочих и практиков на должностях специалистов.
Большой проблемой для предприятия является текучесть кадров. Категория рабочих, по которой наблюдается особенно большая текучесть – вспомогательный персонал. Причина увольнения сотрудников с этих должностей – низкая заработная плата. Также в организация испытывает дефицит таких сотрудников, как водители и продавцы ночной смены – до сих пор не решена проблема тяжелых условий труда этой категории сотрудников, не введены ощутимые прибавки к заработной плате.
3.3 Анализ процесса набора и обучения персонала в ООО «Тракт»
Проанализируем процесс набора персонала в организации ООО «Тракт». Набор персонала в ООО «Тракт» заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация подбирает более подходящих для нее работников. Эта работа проводится буквально по всем специальностям. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма. Набор в организации обычно ведут из внешних и внутренних источников.
В таблице 4 отражены используемые организацией методы набора персонала в ООО «Тракт».
Таблица 4 – Оценка используемых в ООО «Тракт» методов набора персонала
| № п/п | Показатели | Составляющие показателей | Оценка в % (доля) |
| 1 | Внешний набор | Публикация объявлений в газетах и журналах | 2 |
| 1.1 | Обращение к агентствам по трудоустройству | 12 | |
| 1.2 | Направление заключивших контракты людей на специальные курсы при колледжах | 8 | |
| 2 | Внутренний набор | Рассылка информации об имеющихся вакансиях для продвижения своих работников | 78 |
Наиболее предпочтительным методом набора кадров в ООО «Тракт» является внутренний отбор (78%), так как продвижение по службе своих работников обходится дешевле в 2.5 раза. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к фирме. Возможным недостатком подхода к решению проблемы исключительно за счет внутренних резервов является то, что в организацию не приходят новые люди со свежими взглядами, что может привести к застою.