Бизнес-планирование, оперативно-календарное планирование (стр. 2 из 5)

Оперативно-календарное планирование.

Обязанностью, которая возлагается на менеджеров в процессе планирования и с которой они часто сталкиваются на всех уровнях организации, является необходимость расписывать по дням и координировать деятельность людей и мелких подразделений, а также использование ресурсов, необходимых для осуществления какого-либо проекта или задачи. Когда руководство «Mack Truck» решило ввести новую линию производства грузовиков, потребовалось выполнение огромною количества разнообразных заданий, проектов, действий и т.д.

Менеджерам, занимающимся маркетингом, необходимо иметь ясную информацию от своих потенциальных клиентов о том, каковы будут их потребности в транспорте в 90-х года и видят ли они в продукции «Mack Truck» реальный источник удовлетворения этих потребностей. Инженерам и техническим менеджерам необходимо предпринимать действия по созданию дизайна и разработке нового грузовика. Менеджерам, отвечающим за рекламу, нужно разрабатывать программы по продвижению и представлению товара на рынок. Поэтому в этой организации, как и в любой другой, чем эффективнее будут менеджеры координировать использование трудовых и материальных ресурсов, тем успешнее будет их новый продукт.

Существует много методов календарного планирования, однако наиболее популярны у опытных менеджеров два из них. Первый называется «схема Ганта», второй ПМНО (программный метод наблюдения и оценки). Схема Ганта обычно используется при составлении общего расписания деятельности. ПМНО используется для планирования действий по выполнению единовременных проектов. Оба метода помогают планировать конкретные действия и прослеживать их выполнение в соответствии с графиком.

График Ганта.

Один из простейших методов, используемых менеджерами при составлении планов действий, - это график Ганта. Разработанный Генри Гантом в начале этого века, график Ганта – это контрольная схема, на которой по горизонтали отмечают время, а по вертикали - виды деятельности или задания. Горизонтальные квадраты представляют собой сроки выполнения каждого задания, а дополнительные пометки в каждом горизонтальном квадратике означают реальное выполнение задания.

Пример графика Ганта, разработанного для контроля за постройкой фундамента для производственного компрессора и его установкой, показан на рис.1. Здесь использовались традиционные символы, которые обычно используются при составлении графика Ганта. Скобки ( [ и ] ) показывают, когда планируется выполнение того или иного задания. Чистые квадраты показывают продолжительность реального процесса. Точка «Текущая дата» в нижней части схемы показывает, какая неделя (или любой другой отрезок времени) наступила, позволяя любому менеджеру, взглянувшему на график, определить, на какой стадии выполнения находится проект. Например, дата, отмеченная на рис.1, показывает, что строительство фундамента для компрессора идет с опережением графика, в то время как поступление самого компрессора отстает от расписания.

Рис.1. Пример использования графика Ганта

Схему Ганта используют как для планирования, так и для контроля за выполнением буквально любого проекта и задания. Если заполнять ее регулярно, она показывает расхождения между планом и реальными действиями на любую конкретную дату. Используя подобную систему, менеджер может быстро перераспределить ресурсы на то задание, выполнению которого отстает от расписания. Схема Ганта может также показать степень соответствия планируемых и реальных затрат, а также изменения в заданиях и действиях. В настоящее время в таком графике обычно отмечают еще и ответственного за выполнение каждого задания. Это помогает менеджерам еще эффективнее использовать этот график как инструмент контроля.

ПМНО или метод сетевого планирования.

ПМНО (программный метод наблюдения и оценки) был разработан в конце 50-х годов, чтобы помочь менеджерам планировать крупномасштабные проекты и наблюдать за их выполнением. Например, строительство дома – это проект, для осуществления которого должны быть предприняты самые разнообразные действия, такие, как закладка фундамента, проведение электричества, установка дверей, внутренняя отделка и.т.д. Впервые ПМНО был разработан американским военно-морским флотом в надежде ускорить работу нескольких тысяч конструкторов, работавших над созданием первой подводной лодки «Полярис». И ПМНО оправдал возложенные на него надежды, т.к. его применение на два года сократило время, необходимое для осуществления проекта создания «Поляриса».

ПМНО – это метод планирования, который позволяет менеджеру точно оценивать и рассчитывать время, необходимое для осуществления того или иного проекта. Для того, чтобы использовать ПМНО, менеджеру необходимо определить все значимые виды деятельности (действия), необходимые для выполнения проекта, события, которые сигнализируют о завершении этих действий, и время, необходимое для выполнения каждого действия. Эта информация используется для создания цепной диаграммы, которая изображает все действия, события и сроки с начала проекта до его завершения.

Процесс применения ПМНО можно разбить на 5 основных шагов:

1. составить список всех действий, которые необходимо предпринять в процессе реализации проекта, и событий, сигнализирующих о завершении каждого из действий.

2. составить цепную диаграмму, которая изображает взаимосвязи между этими действиями и событиями. Основная цель этого – показать, в каком порядке должны следовать действия.

3. оценить время, необходимое для выполнения каждого действия.

4. определить общее время выполнения всего проекта, а также выбранный вами порядок действий, от которого и зависит общее время (этот порядок называется «критический путь»).

5. используйте диаграмму для управления и контроля за осуществлением проекта.

Простой пример с компанией «Mack Truck» служит иллюстрацией использования ПМНО для планирования различных типов проектов. Менеджеры кампании Фрицу Пикенсу было поручено организовать в Винсборо отдел из 4 человек, в обязанности которых, еще до строительства там завода, входило бы «вербовка» людей для работы на нем. Целью организации этого отдела было создание ощутимого присутствия «Mack Truck» еще до того, как будет построен завод, и образование большой группы потенциальных рабочих.

Пикенс решил использовать ПМНО для того, чтобы спланировать и осуществить этот проект. Его первым шагом было создание таблицы, включающей перечень необходимых действий и событий.

Таблица 1

Перечень действий и событий

Действия	Описание	События	Предшествующее действие
А Начало
1	Найти место для офиса	С Наняты 3 человека	Начало (А)
2	Подыскать людей для работы	В Подписан договор аренды	Начало (А)
3	Заказать мебель	D Офис обставлен	В
4	Разработать материалы для работы	Е Материалы разработаны	В
5	Проинструктировать служащих	F Служащие знают что они должны делать	С,Е
6	Начать работу	G Принят первый посетитель	D,F

Рис. 2. Цепная реакция

Вторым шагом, который он предпринял, было составление цепной диаграммы (рис.2). Когда диаграмма была построена, Пикенсу потребовалось оценить, сколько нужно времени на выполнение каждого действия. Подсчет этого времени обычно осуществляется следующим образом: берут наиболее оптимальную оценку времени, необходимого для выполнения действия, самую пессимистическую и наиболее вероятную и подставляют следующую формулу:

Т = (О + 4В + П);

где:

О – оптимистическая оценка;

В – наиболее вероятная;

П – пессимистическая.

Далее следует определение того, сколько времени займет реализация всего проекта, а также последовательности основных действий (критический путь). Критический путь определяется для того, чтобы реализация проекта шла без каких-либо задержек, накладок и т.д. Вообще, путь – это последовательность действий, ведущих от начала проекта до его завершения.

С помощью диаграммы ПМНО можно не только управлять, но и контролировать выполнение проекта. Например, используя эту диаграмму, Пикенс может наблюдать за выполнением его проекта и следить за тем, укладывается ли по времени в свои рамки каждое из действий. Поэтому, он вовремя может заметить препятствия, угрожающие невыполнению задания в срок, а также возможности экономии времени. Диаграмма Пикенса довольно простая, поэтому она оказывает довольно ограниченную помощь менеджеру. Но если разрабатывается проект, включающий сотни различных действий, без применения ПМНО очень трудно уследить и проконтролировать его своевременное выполение.