Процес управління Сутність планування прогнозування як функції управління (стр. 2 из 4)

Система (від грецького – утворення, складання) – це організована множина взаємопов’язаних компонентів та елементів, що взаємодіють між собою і зовнішнім середовищем в процесі досягнення поставлених цілей.

Системний підхід дав можливість зрозуміти, що ефективність будь-якої організації забезпечується не якимось одним її елементом, а є результатом, що залежить від багатьох факторів. У будь-якій системі важлива робота цілого – як результат досягнутої динамічної рівноваги. Системний підхід об'єднав внески різних управлінських шкіл, які в той чи інший час домінували в теорії та практиці управління.

Як доповнення до системного підходу, у 60-х роках виник підхід ситуаційний, який передбачає відмову від узагальнення, від виявлення універсальних закономірностей функціонування системи. За цим підходом, головним у забезпеченні ефективного управління організацією є вивчення конкретних умов її діяльності. Основні положення ситуаційного підходу в управлінні розроблені П. Друкером (професором з менеджменту Вищої школи бізнесу при Нью-Йоркському університеті).

Ситуаційний підхід передбачає, що підприємство в процесі своєї діяльності може опинитись в різних ситуаціях, які для свого вирішення вимагають застосування різних прийомів і методів управлінської діяльності.

Функція "Планування".

Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності.

Планування являє собою процес визначення цілей, яке підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, шляхів та умов її досягнення.

Планування об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати ресурси, комплексно, якісно та швидко вирішувати різноманітні завдання.

Під плануванням розуміють вид управлінської діяльності, який визначає перспективу та майбутній стан організації. З допомогою планування створюється орієнтир майбутньої діяльності організації.

Загальна мета внутрішньої координації діяльності підприємства скласти уяву про дійсний стан справ на підприємстві, визначити власні сильні та слабкі сторони і досягти бажаного результату.

Фахівці ринкової економіки виділяють такі позитивні результати формального планування:

- воно примушує керівників перспективно мислити;

- змушує чітко визначити свої завдання;

- робить підприємство більш підготовленим до ринкових змін;

- дає можливість застосувати контроль.

Система планування на підприємстві складається з розробки й застосування як перспективних так і поточних планів. Існує прямий зв’язок між успіхом підприємства і плануванням їхньої діяльності.

Світова практика бізнесу свідчить, що коли внаслідок стратегічних чи тактичних прорахунків збанкротує одне дрібне або середнє підприємство, соціальні наслідки можуть бути незначними. Але коли таке трапиться з індустріальним велетнем, який забезпечує роботою тисячі і десятки тисяч громадян, проблема набуває національного характеру.

Для того, щоб функція "Планування" досягла цілей, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах:

- а) принцип повноти.

Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, усі дії та операції управління. Якщо при плануванні щось випаде з сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення зривів неузгодженості;

- б) принцип точності.

При плануванні потрібно максимально досягти високої точності в кількісних та якісних показниках.

- в) принцип безперервності.

Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється безперервно.

- г) принцип масовості.

Обгрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани.

Розрізняють два види планування:

- стратегічне планування;

- планування реалізації стратегії.

Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.

Стратегічне планування полягає в розробці стратегії.

Стратегіяявляє собою детальний всеохоплюючий комплексний план, що розробляється на перспективу, і повинен сприяти досягненню місії організації та досягненню її цілей. Стратегія розробляється та формулюється вищим керівництвом, а її реалізація передбачає участь всіх рівнів управління, а інформаційне забезпечення для затвердження стратегії створюють продукції чи працівники, що надають роботи чи надають послуги.

Стратегічний план повинен розроблятися з точки зору перспективи усієї організації, а не якогось окремого її представника.

Стратегія планування здійснюється у спеціальному плановому відділі з невеликою чисельністю (близько 5-10 чоловік) і приймається на нарадах вищого керівництва один раз в рік.

Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували таку схему процесу стратегічного планування.

Управління за цілями – це підхід згідно з яким кожен керівник організації повинен мати чіткі цілі, що забезпечить досягнення цілей керівників вищого рівня.

Процес управління за цілями здійснюється за такими етапами:

1. Встановлення цілей;

2. Планування дій;

3. Перевірка і оцінка роботи;

4. Контролювання і регулювання результатів.

Управління за цілями є достатньоефективний спосіб, але можливі невдалі програми управління за цілями.

а) відсутність вищого керівництва;

б) труднощі при формуванні цілей;

в) дефіцит часу;

г) відсутність відповідної кваліфікації у працівників;

д) відсутність індивідуальних стимулів;

е) негативний вплив зовнішнього середовища;

є) неможливо об’єднатись навколо конкретно ідеї;

є) вплив конфліктів, стресів та оцінки перемін.

Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.

Сутність планування як функції управління

Аби спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

1) сформулювати цілі, до яких прагне організація;

2) визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

3) на закладі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Все це в сукупності і характеризує в широкому розумінні сутність функції планування. Можна дати таке визначення функції планування: планування – це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Управляючий елемент у структурі системи виконує функцію планування. Планування — це процес визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання індивідуальних завдань членів організації для досягнення загального результату.

Планування – є первісною з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.

Мета планування полягає в створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:

1. Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.

2. Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.

Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетоврення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхо розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

1) за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

2) за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

3) за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Цілі управлінського планування

Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми).

Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:

- цілі мають бути конкретними та вимірюваними;

- цілі мають бути зорієнтованими у часі;

- цілі мають бути реалістичними, досяжними, такими, що не перевищують можливостей організації;

- цілі мають бути не суперечливими, узгодженими, взаємопов’язаними;

- цілі мають бути сформульованими письмово.

Цілі, сформульовані з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї майбутньої практичної діяльності.

Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за кількома критеріями.

Глобальна мета – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору суспільства. Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.

Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач.

Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого вона збирається виконувати свою місію. Задачі організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Вони являють собою специфічні для данної організації шляхи реалізації місії. Організації, як правило, встановлюють декілька задач.