3.помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
4.рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с
выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Хранилища размещаются в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 – 3–х кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные розетки – герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
1. 12 Классификация документов в пределах архива предприятия
Определение хронологических границ фонда.
Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда.
Классификация документов в пределах архива предприятия предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.
При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:
· принцип происхождения;
· логический принцип.
Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.
Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий их документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих меду собою исторические или логически обусловленные связи.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому).
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.
Фондирование складывается из следующих видов работ:
1. определение хронологических границ;
2. определение фондовой принадлежности документов.
Хронологические границы фонда - это официальные даты образования и ликвидации организации, т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.
Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.
Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника.
Необходимым является знание правил определения хронологических границ фонда организации в случаях, когда вводится новое или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.
Единым является фонд, если:
· организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т.д.
· произошло расширение или сужение объема прав территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения;
· из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;
· организация переименовала или частично изменила свое название;
· организация передана из одного ведомства в другое;
· организация сменила местонахождение, структуру.
Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.
Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
- по названию адресата;
- по отметке о регистрации;
- по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
- по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации.
Копии исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены.
Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов.
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.
Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую они переведены.
Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.
После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах архива. За единицу систематизации и учетную единицу управленческой документации принимают дело. Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив. Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.
Как правило, дела располагают внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:
· структурного - в соответствии со структурной схемой организации;
· хронологического - по периодам, датам, к которым относятся документы;
· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного - если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелики;
· номинального - по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел;
· корреспондентского - исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка;
· географического - исходя из географических названий.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления следующих описей дел фонда:
1. описи дел постоянного хранения;
2. описи дел по личному составу;
3. описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации принимают дело.
В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или шкафах. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидируемых организаций хранят отдельно
1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
· положение об архиве;
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
· должностные инструкции сотрудников.
для ведомственного архива:
· положение об архиве;
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
· план научно-издательской работы архива на год;