Главный специалист отдела обязан знать:
· основы делопроизводства;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
· правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель
· ной техникой.
2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:
· учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;
· комплектование отдела документами;
· обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;
· работа с организациями-источниками комплектования.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых
действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.
Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:
· поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения
· своих должностных обязанностей;
· вести делопроизводство в отделе;
· готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;
· соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
· соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;
· работать с организациями-источниками комплектования;
· составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;
· заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;
· оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;
· составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.
4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:
· принимать решения в пределах своей компетенции;
· вносить предложения по улучшению деятельности отдела;
запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;
· повышать свою квалификацию;
· проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.
Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.
Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.
Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение.
1.10 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве
Подготовка и порядок передачи документов в ведомственный архив.
В ведомственный архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить:
· правильность формирования и оформления дел;
· соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны в структурном подразделении проходить полное оформление. Полное оформление – это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.
Подготовка и порядок передачи документов в государственный архив.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, а так же по актам приема-передачи.
Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающие документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один – ведомственному архиву, на трех остальных делается отметка о передачи документов.
Работник архива часто пользуется некоторыми методами:
· беседует с фондообразователями о важности сохранения документов;
· выявление источников комплектования;
· сбор документов отражающих общественное мнение;
· сбор вспомогательной информации;
· запись устных воспоминаний.
Учет документов в архиве организации – это определение количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному классу и общего их количества в учетных документах.
По учетным документам понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся а архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Единица хранения – физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.
Основными единицами учета документов независимо от носителя, способа и техники закрепления информации являются:
· архивный фонд, архивная коллекция;
· единица хранения.
Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
· книга учета поступления выбытия документов;
· список фондов;
· лист фонда;
· опись дел;
· реестр описей;
· паспорт архивохранилища;
· опись особо ценных документов;
· книга поступления и выбытия страхового фонда пользования;
· опись страхового фонда;
· дело фонда;
· лист заверитель дела.
1.11 Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения, световой режим, температурно-влажный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище
Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.