Организация и технология документационного обеспечения управления 2 (стр. 1 из 8)
Содержание
| Введение | 3 |
| 1 Общая характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия | 4 |
| 1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ | 4 |
| 1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ | 7 |
| 1.3 Организационная структура и численный состав службы ДОУ | 9 |
| 2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО «Приморская Строительная Компания» | 12 |
| 2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания» | 12 |
| 2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания» | 16 |
| 3 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации | 27 |
| Заключение | 31 |
| Список использованных источников | 32 |
| Приложение А - Примерная организационная структура управления делами | 34 |
| Приложение Б - Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия | 35 |
| Приложение В - Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) | 36 |
| Приложение Г - Примерная организационная структура общего отдела | 37 |
| Приложение Д - Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ) по виду работ по ДОУ | 38 |
| Приложение Е – Формы журналов | 39 |
Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения
Введение
Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Целью данной работы является анализ организации работы канцелярии учреждения на примере ООО «Приморская Строительная Компания».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить понятие и нормативно-правовую базу деятельности канцелярии (службы документационного обеспечения управления);
- выявить основные задачи и функции службы ДОУ;
- определить особенности организационной структуры и численного состава службы ДОУ;
- проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»;
- исследовать организацию документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»;
- предложить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.
1 Общая характеристика службы документационного обеспечения
управления (ДОУ) современного предприятия
1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников [5, с. 213].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
- внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
- осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
- обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
- совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует (рисунок 1.1) [9, c. 51].
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Рисунок 1.1 – Основные параметры регулирования нормативно-правовой базы
1) Законы РФ.
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
2) Государственные стандарты.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:
- упорядочение документооборота;
- сокращение количества документов;
- повышение качества документов;
- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
- совершенствование работы аппарата управления;
ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
3) Общероссийские классификаторы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
4) Государственные инструкции по делопроизводству.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.