Модель, представлена на рис. 2.3.6.1, показує зв'язок системи збалансованих показників зі стратегією організації і визначає необхідні фактори успіху для досягнення корпоративних цілей.

Коригувальні і попереджуючі дії

Коригувальні і попереджуючі дії — це ефективне поліпшення СМЯ і своєчасне усунення виникаючих невідповідностей. З цією метою в організації розробляються і підтримується в робочому стані дві документовані процедури: Коригувальні дії і Попереджуючі дії.

Коригувальні і попереджуючі дії вищого і середнього рівня управління охоплюють всі аспекти функціонування СМЯ і оперативно усувають виникаючі невідповідності.

2.4. Документовані процедури

У стандарті ІСО 9001-2000 документована процедура визначається як документ, що містить процедуру, що встановлює спосіб здійснення діяльності або процесу.

Відповідно до вимог цього стандарту організація повинна розробити і підтримувати в робочому стані шість обов'язкових документованих процедур:

- управління документацією;

- управління записами про якість;

- проведення внутрішніх аудитів;

- управління невідповідною продукцією;

- коригувальні дії;

- попереджуючі дії.

2.4.1. Документована процедура Управління документацією

Загальні положення

Документована процедура Управління документацією забезпечує встановлення порядку управління документацією в системі менеджменту якості організації. Положення дійсної процедури обов'язкові для всіх підрозділів організації.

Процедура може виконуватися з використанням корпоративної інформаційної системи і застосуванням автоматизованої системи управління документацією, що забезпечує:

- розробку документації і управління документообігом;

- оперативність у роботі з документами;

- надійність і безпека обробки і збереження документів;

- контроль при роботі з документами;

- управління документацією і записами.

Моніторинг стану документів СМЯ здійснює уповноважений представник настанов з якості. Керівники підрозділів і процесів виконують процедуру в рамках своїх повноважень.

У табл. 2.4.1.1. приведені можливі групи документів СМЯ, керованих даною процедурою.

Таблиця 2.4.1.1.

Групи документів СМЯ

Групи документів Код документа

Політика в області якості ПЯ

Настанови з якості НЯ

Документовані процедури ДП

Стандарти підприємства СТП

Робочі інструкції РІ

Посадові інструкції ПІ

Положення про підрозділи й ПП

Програми з якості ПРЯ

Додатка до документів ДД

Зовнішні документи ЗД

Шаблони записів про якість ШБ

Запис про якість — вид документа, що містить дані про досягнуті результати або свідчення здійсненої діяльності. Записи керуються відповідно до документованої процедури Управління записами про якість.

Оформлення документів

Документована процедура містить правила оформлення документів:

- розміри листа (А4, A3, А1) і схеми складання аркушів формату A3 і А1;

- шрифти тексту і міжрядковий інтервал;

- розміщення логотипів організації;

- оформлення колонтитулів.

Таблиця перегляду документа міститься наприкінці тексту на останньому листі. У першому рядку таблиці вказуються дата запровадження в дію, номер версії і варіанта й автор документа.

Ідентифікація документа

Документи в СМЯ, як правило, мають формат ідентифікаційного номера:

СМЯ - XXNN,

де СМЯ позначає приналежність документа до системи менеджменту якості організації;

XX — код групи документів згідно табл. 2.4.1.1;

NN — номер документа в межах групи.

Якщо в групі документів тільки один документ, то позначення NN може бути відсутнім.

Забезпечення адекватності документа

Підставами для розробки і переробки документів СМЯ є висновки посадових осіб при зміні політики і цілей, реінжинірингу процесів СМЯ, аналізі записів СМЯ, а також пропозиції по поліпшенню документації і виявлені

невідповідності.

Крім того, при розробці і переробці документів приймаються до уваги:

- рішення про випуск нових видів продукції;

- вимоги замовника (запису, усні заяви й ін.).

Алгоритм розробки і забезпечення адекватності документа:

1. Формулювання мети розробки.

2. Постановка задачі виконавцеві (групі виконавців).

3. Розробка концепції документа.

4. Узгодження концепції документа з зацікавленими підрозділами.

5. Розробка проекту документа.

6. Узгодження тексту документа з зацікавленими особами.

7. Оформлення документа по встановленому шаблоні.

8. Реєстрація документа в СМЯ.

9. Розмежування доступу до документа.

10. Створення копій документа в друкованій формі (при необхідності).

11. Твердження документа генеральним директором.

12. Доведення документа до виконавців.

13. Створення копій документа (за вказівкою начальника підрозділу).

14. Періодичний контроль адекватності документа службою якості і керівниками підрозділів.

Актуалізація, ідентифікація змін і перезатвердження документів

Аналіз, актуалізація і перезатвердження документів виконуються:

- при зміні стратегії, політики і цілей організації;

- при випуску нових видів продукції;

- при реінжинірингу процесів і змін моделі життєвого циклу продукції;

- при виявленні невідповідностей власниками процесів або при внутрішньому (зовнішньому) аудиті.

Актуалізація і внесення змін виробляються за вказівкою вищого керівництва й узгодженню з уповноваженим по якості.

При внесенні змін в документ уповноваженим по якості або іншій особі,

повноважним вносити зміни, робиться запис про зміну версій у таблиці переглядів документа. При цьому в таблиці перегляду вказується підстава для внесення змін і їхній короткий зміст, а документові привласнюється інший один по одному проходження номер версії.

Перезатвердження документа виконується при розробці його нової версії відповідно до алгоритму.

Забезпечення наявності версій документа на місцях застосування

Наявність версій документа на місцях їхнього застосування забезпечується:

- корпоративною інформаційною системою;

- друкованими версіями документів у потрібній кількості;

- розсиланням документів у підрозділи засобами MS Outlook і ін.

Відповідальність за наявність діючих версій документів на робочих місцях покладається на керівників підрозділів. Контроль наявності версій документів на робочих місцях виконує уповноважений по якості.

Управління зовнішніми документами

Актуалізація зовнішніх документів здійснюється постійно — по договорах, абонементам і т.п. і періодично — за разовими заявками власників процесів протягом року.

Оформлення заявок здійснюється відповідальним виконавцем на бланку організації або за формою, прийнятої в організації розповсюджувача (продавця) документів. Одночасно співробітник реєструє заявку в Таблиці контролю виконання заявок на зовнішні документи. Формування замовлень на при знаходження документів здійснюється на підставі поданих заявок.

Зовнішні документи, що надійшли, сортуються й ідентифікуються, реєструються в журналі контролю зовнішніх документів, потім розподіляються серед заявників відповідно до заявок.

Контроль актуальності зовнішніх документів виробляється уповноважений по якості.

2. 4.2. Документована процедура Управління записами по якості

Документованою процедурою встановлюється порядок управління записами в системі менеджменту якості. Процедура виконується власниками процесів, керівниками підрозділів і менеджерами проектів виробництві продукції і керуванні процесами СМЯ.

Процедура може виконуватися з використанням корпоративної інформаційної системи і застосуванням автоматизованої системи управління документацією.

Групи записів

Запис — вид документа, що містить дані про досягнуті результати і свідчення здійсненої діяльності. Перелік можливих записів приведені в табл. 2.4.2.1. Правила виконання записів для всіх процесів СМЯ встановлені в стандартах підприємства, документованих процедурах і робочих інструкціях.

Таблиця 2.4.2 1.

Групи записів

Групи записів	Код
Акти	АК
Відомості	BІ
Графіки	ГР
Журнали	ЖУ
Завдання	ЗА
Заявки	3В
Картки (карти)	КТ
Звіти	ЗВ
Переліки	ПЕ
Плани	ПЛ
Пропозиції по поліпшенню	ПП
Програми	ПГ
Проекти	ПР
Протоколи	ПТ
Дозволи	ДЗ
Специфікація	СЦ
Списки	СП
Таблиці	ТБ
Чек-листи	ЧЛ

Збереження записів

В електронній формі запису про якість, зроблені в ході виконання проектів виробництва продукції, зберігаються в архівній папці протягом трьох років після завершення проекту. Всі інші записи, що підтверджують виконання документованих процедур і процесів СМЯ, зберігаються також в архівних папках протягом трьох років з моменту їхнього створення.