Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером. Подпись руководителя не обязательна, если она имеется на прилагаемых к расходным ордерам документах.
Расходный кассовый ордер составляется главным бухгалтером при наличии основания (см. таблицу 2).
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов- Однако, в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному АО «Альтаир», при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе АО «Альтаир» АО «Альтаир», производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдача денег лицам, привлекаемым, например, на работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой АО «Альтаир», работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера АО «Альтаир», подписью уполномоченного соответствующей АО «Альтаир» .
Таблица 2.
Кассовые операции, оформляемые расходным кассовым ордером
| №п/п | Операция | Основание | Дебет счета |
| 1. | Зарплатаа) работникамб) пенсии, пособия | Расчетная, платежная ведомость | а) 70б) 69 |
| 2. | Выплата дивидендов акционерам | Решение собрания акционеров | 75 |
| 3. | Выручка в банка) самостоятельноб) через инкассацию | Выписка из протокола, квитанция банка Препроводительная ведомость | а) 51б) 57 |
| 4. | В подотчет на хознужды и командировки | Заявление с визой руководителя или приказ | 71 |
| 5. | Выдан аванс | Договор | 60 (61) |
| 6. | Уплачено поставщику | Договор | 60 |
| 7. | Возврат полученного от покупателя аванса | Договор | 62 (64) |
| 8. | Отражена недостача в кассе | Акт инвентаризации | 94 (84) |
| 9. | Выдана ссуда работникам | Двухсторонний договор | 73 1 (73-2) |
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации (приложение 3). Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости, регистрируются только после выдачи по ним средств. При этом оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера АО «Альтаир» или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
На расчетно-платежной ведомости фиксируется срок выдачи средств. По истечении сроков оплаты по ведомости кассир:
а) против невыплаченных сумм делает запись. “Депонировано";
б) составляет реестр депонированных сумм;
в) в конце ведомости проставляет фактически выплаченные и недополученные суммы;
г) заверяет своей подписью, записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп с указанием номера соответствующего расходного ордера. Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется общий расходный кассовый ордер.
Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера АО «Альтаир».
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера АО «Альтаир» или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его документу. Ежедневно он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной экземпляр вместе с приходными, расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Отчет кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения журнала ордера и ведомости по счету 50 "Касса" (приложение 5).
В сроки, установленные руководителем АО «Альтаир», а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя АО «Альтаир» назначается комиссия, которая составляет акт. В ходе инвентаризации комиссия проверяет правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими АО «Альтаир» учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники.
При осуществлении наличных расчетов с применением контрольно-кассовой техники инвентаризация денежных средств начинается с проверки их фактического наличия в операционных кассах. На каждый объект ККТ должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию.
Результаты инвентаризации денежных средств в операционных кассах определяются путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в журналах кассира-операциониста, с данными учета по счету 50 «Касса», субсчет «Операционная касса». Результаты инвентаризации денежных средств, находящихся в основной кассе АО «Альтаир» (в том числе иностранной валюты), определяются путем сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 «Касса».
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма. Материально ответственное лицо на оборотной стороне акта пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель АО «Альтаир» — решение по результатам инвентаризации (приложение 4).
Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход АО «Альтаир» , а недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списываются в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». С этой целью к нему открывается субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счета 73 отражается погашение виновными лицами сумм ущерба — в корреспонденции со счетами 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет» (при внесении работником наличных денежных средств в кассу АО «Альтаир» или перечислении на расчетный счет), со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержании сумм ущерба из заработной платы работника).
В случае отказа кассира погасить недостачу АО «Альтаир» вправе оформить исковое заявление в судебные органы. При отказе судом во взыскании ущерба с виновных лиц сумма ущерба списывается с кредита счета 73 в дебет счета 94. При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в кредит счета 98. По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».
Аудит кассовых операций проводится для того, чтобы проверить, как АО «Альтаир» исполняет кассовую дисциплину. В задачи аудита кассовых операций входят:
- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами;
- правильное документальное оформление операций с денежными средствами;
- контроль за сохранностью денежных средств и документов в кассе;
- своевременное проведение инвентаризации денег в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
При аудите кассовых операций проверяют:
- правильность документального оформления кассовых операций;
- сохранность наличных денег в кассе;