Управление производственными запасами
В условиях рыночной экономики становится актуальным совершенствование организации управления акционерным обществом и, прежде всего, процессом производства, эффективным использованием финансовых, материальных и трудовых ресурсов, основных фондов, материальных запасов и т.д. Целью решения всех этих задач является снижение себестоимости выпускаемой продукции для повышения конкурентоспособности и увеличения сбыта. Данные вопросы должны решаться наряду с такими задачами, как увеличение объемов выпуска продукции, разработка новых образцов техники, повышение качества и надежности выпускаемой продукции и т.п.
Руководителям служб АО в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время приходится анализировать и контролировать получаемые результаты в отчетном периоде (за месяц, декаду, неделю). Каждая оперативка, посвященная итогам деятельности АО, начинается с оценки объемов реализации выпущенной продукции, ее себестоимости, сопоставления планируемых затрат (трудовых, материальных, финансовых) с полученным результатом. Определяется, какой эффект получен от работы отдельных служб предприятия (производственных цехов, участков, ремонтных служб, отделов снабжения и сбыта и т.д.) в снижении издержек, и что в этом плане сотрудникам соответствующей службы еще надлежит конкретно сделать в следующем отчетном периоде, например, уменьшить перерасход материалов, тепла, электроэнергии на выпуск того или иного изделия; ускорить ремонт оборудования, снизить уровень излишних запасов и т.д.
Для решения этих задач управляющие АО должны обладать не только недюжинными организационными способностями, хорошими знаниями экономики, технологии производства, финансов, бухгалтерского учета и т.д., но и иметь в своем распоряжении мощный и работоспособный «инструментарий», обеспечивающий возможность эффективного управления финансово-хозяйственной деятельностью промышленного предприятия. Под «инструментарием» понимается разработанный профессионалами Типовой пакет методических документов по определению, например: норм выработки, норм расхода сырья и материалов на выпуск единицы продукции, норм использования оборудования, норм запасов, норм и нормативов оборотных средств и т.д. Для автоматизации этой работы на основе Типовых методических документов, создаются специализированные программные комплексы.
Такие программные комплексы позволили бы автоматизировать сбор необходимой информации, ее обработку по определенному алгоритму (на основе методических материалов), что даст возможность оперативно осуществлять анализ, оценку и контроль эффективности результатов производственно-хозяйственной и финансовой деятельности отдельных служб. Кроме того, они дали бы возможность формировать и периодически обновлять всю (или частично) нормативную базу, когда в этом возникнет необходимость. Наличие Типовых методик и таких программных комплексов позволило бы значительно сократить затраты на внедрение современных методов управления промышленным производством.
Осуществление эффективного руководства промышленным предприятием должно базироваться, на наш взгляд, на применениинормативных методов управления. Нельзя ориентироваться на сопоставлении полученных результатов только с фактическими затратами в отчетном периоде или базироваться на оценке возникших отклонений от соответствующих данных, полученных в предыдущем отчетном периоде. Нужно, кроме того, все время сравнивать фактические затраты с экономически обоснованными, т.е. вычисленными на основе технических, технико-экономических и экономических норм и нормативов: с нормами расхода материальных ресурсов на выпуск единицы готовой продукции, нормами выработки, нормативами численности, нормами и нормативами использования производственных мощностей и т.д. Западные предприниматели давно открыли для себя, что нормативные методы более экономичны. Многие зарубежные авторы обязательно отмечают необходимость такого нормирования. Основой для действенного анализа, оценки и контроля за полученными результатами может являться только нормативная база по всем элементам, созданная и действующая в АО. Дело в том, что себестоимость, объемы реализации готовой продукции или полученная выручка – это интегральные, т.е. обобщающие показатели, и ориентировка только на их анализ не дает возможности оценить, как работали отдельные службы АО. Сопоставление полученных результатов с нормами по отдельным элементам позволяет оценить, как функционировало в отчетном периоде то или иное подразделение, результаты деятельности конкретно каких из них привели, например, к увеличению или снижению себестоимости выпущенной продукции и насколько. Наличие норм даёт возможность поставить новую задачу службам АО и проверить ее выполнение в следующем очередном периоде. Помимо того, нормы дают возможность выявить имеющиеся резервы и наметить пути для их дальнейшего использования. Все это помогает вести правильную производственную и финансовую политику в АО по снижению издержек.
В процессе перехода и становления рыночной экономики в РФ возникло столько трудных проблем и задач, требующих первостепенного решения, что вопросы нормирования на промышленных предприятиях как-то естественно отошли на задний план и совершенно потеряли свою актуальность. Интерес к нормам заметно ослаб и усилилась ошибочная тенденция, что жить можно вообще без норм. В связи с этим были расформированы подразделения и разогнаны специалисты, занимающиеся этим вопросом.
Рассматривая проблемы нормирования и использования норм в АО, следует различать два совершенно разных понятия: норма-мера и норма-директива. Управление производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью АО путем установления правил (норм), регламентирующих эту деятельность, позволяет осуществлять анализ и контроль за выполнением этих правил соответствующими службами АО. Его можно рассматривать как нормативный метод управления, которому в условиях рыночной экономики нет разумной альтернативы. По своей сущности норма – это мера должного. И для понимания ее научного содержания в экономике надо учитывать, что применяемые экономические, технико-экономические нормы – это меры, имеющее числовое значение, которые используются для изучения и применения в практике хозяйствования объективных экономических законов. Нормативное управление состоит в том, что устанавливается норма, с помощью которой осуществляется воздействие на объект управления с целью изменения сущного и проверяется результат этого воздействия путем сопоставления сущного (фактического) с должным.
В условиях командно-административной системы управления экономикой, действующей ранее в бывшем СССР, принцип обязательности выполнения нормы-директивы был доведен до абсурда. При централизованном установлении этих норм Госпланом СССР министерствам, последними – предприятиям сплошь и рядом проявлялся субъективизм, они теряли научную обоснованность, слабо отражали объекты управления. В то время, чтобы в дальнейшем получить при распределении побольше фондов на материальные ресурсы и финансовых ресурсов на пополнение собственных оборотных средств, предприятия завышали рассчитываемые нормы расхода, запасов, оборотных средств, которые министерства представляли на утверждение в Госплан СССР, Госснаб СССР, Минфин СССР. Ввиду дефицита распределяемых ресурсов вышеуказанные центральные экономические ведомства занижали при утверждении представленные проекты норм по министерствам против действительно необходимых значений. В то же время не придавалось должного значения действительно универсальной измерительной функции норм. Она не являлась нормой-мерой, чем она должна быть на самом деле. Это привело в определенной степени к дискредитации нормативного метода управления производством.
Формирование в АО необходимой нормативной базы для управления производством, материальными и финансовыми потоками является обязательным, сегодня без этого нельзя повысить эффективность хозяйственной деятельности. Но создание на основе разработанных методических документов нормативной базы по всем элементам путем расчетов, выполняемых вручную, достаточно трудоемкая и дорогостоящая задача. В значительной степени затраты могут быть сокращены при разработке системы норм с помощью применения автоматизированных программных комплексов, которые дают возможность формировать и периодически обновлять нормативную базу. Кроме того, она позволит в автоматизированном режиме осуществлять контроль за эффективностью производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью АО. Все затраты на формирование нормативной базы с лихвой окупятся в перспективе.
Органически в эту систему вписываются нормы запасов материальных ресурсов и нормы оборотных средств, вложенных в эти запасы. Владельцу и руководству АО небезразлично, при каком уровне производственных и сбытовых запасов обеспечивается у него бесперебойность процесса производства, снабжения и сбыта, и сколько для этого отвлекается из оборота собственных финансовых ресурсов, т.е. как успешно функционируют службы снабжения и сбыта на предприятии. В условиях рыночной экономики становятся особенно актуальными вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля за движением материальных и финансовых потоков в АО с целью повышения эффективности материально-технического снабжения самого предприятия и сбыта производимой им готовой продукции. Это необходимо для оптимизации уровня запасов и эффективного их использования, уменьшения их уровня в АО, а также минимизации оборотных средств, вложенных в эти запасы.
Недостаток производственных запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции. Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли и потерю потенциальной клиентуры потребителей продукции, выпускаемой предприятием. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование промышленного предприятия при относительно высоком уровне у него запасов будет совершенно не эффективным. В данном случае предприятие имеет у себя по отдельным группам товарно-материальных ценностей запасы больше действительно необходимых их значений – излишние запасы («пролеживающие»). В связи с этим оно дополнительно должно вложить в них значительные оборотные средства, что приводит соответственно к недостатку свободных финансовых ресурсов – снижению платежеспособности предприятия, невозможности своевременно приобрести необходимые для производства материальные ресурсы, оборудование, рассчитаться с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и по зарплате с персоналом и т.д. Кроме того, высокий уровень излишних запасов приводит к увеличению издержек предприятия по содержанию самих запасов: необходимость иметь большие складские площади, нужно иметь увеличенный персонал (кладовщиков, грузчиков, бухгалтеров) для обработки и учета материалов, находящихся на складе, это дополнительные коммунальные платежи и налоги на имущество. Все это приводит к повышенным расходам на: амортизационные отчисления из-за созданных дополнительных складских помещений для хранения излишних запасов, затраты на зарплату увеличенного бухгалтерского и складского персонала (кладовщиков, грузчиков, обрабатывающих эти запасы), увеличенные коммунальные платежи – на освещение, отопление дополнительных складских помещений и т.д. Дополнительные издержки увеличивают себестоимость готовой продукции, выпускаемой промышленным предприятием, и снижают ее конкурентоспособность на рынке товаров.