Учет денежных средств и денежных документов (стр. 2 из 5)

При превышении остатка в кассе на конец дня суммы установленного лимита, а так же несоблюдение лимитов расчетов наличными (по одной сделке) организация подвергается штрафу в размере от 400 до 500 базовых сумм, на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 40 до 50 базовых сумм (МРОТ). Организация, ведущая наличные денежные расчеты без применения ККМ, подвергается штрафу в размере от 300 до 400 базовых сумм, на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 30 до 40 базовых сумм.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Прием наличных денежных средств в кассу организации производится по приходным кассовым ордерам (форма №КО‑1). Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации лицом. Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтерии или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенного печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО‑2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом на платежным ведомостях (расчетно-платежных), заявлениях на выдачу денег, счетах и др. должен быть поставлен штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО‑3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств учитывают в кассовой книге (форма №КО‑4). В организации ведется только одна кассовая книга. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денежных средств в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира под расписку в кассовой книге. К отчету должны быть приложены приходные и расходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира».

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Если наличные денежные средства должны быть выданы одновременно нескольким кассирам для расходных операций, то необходимо сделать соответствующие записи в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма №КО‑5).

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и денежных средствах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Для того чтобы организация могла снимать наличные деньги с расчетного счета того банка, в котором она обслуживается, ей следует приобрести в банке книжку с денежными чеками (чековую книжку). В чековой книжке обычно имеется 50 денежных чеков, которые состоят из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указываются цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Отрывной лист денежного чека передается сотруднику банка, который выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться в организации пять лет. Чек действителен в течении 10 дней с даты его составления. Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в кассе организации по приходному кассовому ордеру.

И наоборот, для сдачи сверхлимитной наличности на свой расчетный счет организация должна заполнить документ специальной формы – Объявление на взнос наличными, который выписывается в одном экземпляре и состоит из трех частей: объявления, ордера и квитанции.

После зачисления денег на расчетный счет на основании полученной квитанции (части объявления на взнос наличными) в бухгалтерии организации должен быть оформлен расходный кассовый ордер, по которому отражается списание денег из кассы. Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской.

Денежные средства поступают в кассу:

· Со счетов в банке;

· От покупателей и заказчиков за отгруженную им готовую продукцию, выполненные работы, оказанные услуги;

· От подотчетных лиц в погашение причиненного материального ущерба, полученных ранее займов и др.

Денежные средства выдаются из кассы:

· На выплату заработной платы, премий, различных вознаграждений;

· На выплату пособий по социальному страхованию, стипендий;

· Под отчет на хозяйственные расходы, на командировочные расходы;

· По договору займа;

· По решению руководителя в возмещение расходов, понесенных работником организации;

· На оплату закупаемых товаров (работ, услуг) и др.

Расчеты наличными между организациями ограничены. В настоящее время в соответствии с Указанием Банка России от 14.11.01 г. №1050‑У предельный размер расчетов по одной сделке составляет 60000 руб. При этом расчеты наличными с физическими лицами, в том числе с индивидуальными предпринимателями, ограничений не имеет.

За нарушение предельного размера расчетов наличными в КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции. Так, согласно ст. 15.1 (от 22.06.07 г. №116‑ФЗ) на должностных лиц налагается штраф в размере от 4 до 5 тыс. руб., а юридических лиц – от 40 до 50 тыс. руб.

Для учета денежных средств в Плане бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденным приказом МФ РФ от 31.10.2000 №94 (от 07.05.03 №38н), предусмотрены следующие главные (синтетические) счета:

50 «Касса»;

51 «Расчетные счета»;

52 «Валютные счета»;

55 «Специальные счета в банках»;

57 «Переводы в пути».

Все эти счета по отношению к балансу являются активными, размещены во II разделе актива баланса на соответствующих статьях.

При мемориально-ордерной форме синтетического учета осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет – в контокоррентной книге, записи в которой ведутся в течение года.

При журнально-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещены в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых осуществляются в течении месяца. После окончания месяца дебетовые и кредитовые обороты переносятся в Главную книгу.

При механизированной обработке экономической информации применяют таблично – автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машиносчетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму «Ведомость учета денежных средств и расчетов».

При автоматизации учета на базе ПЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ с формированием рабочей информационной базы по каждому счету.

Схема автоматизации учета кассовых операций представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Схема автоматизации учета кассовых операций