Вначале проводится предварительное совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.
В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать обоснованные выводы по следующим направлениям:
- состояние проверяемого объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий;
- наличие, правильное понимание и применение персоналом «Положения о подразделении», должностных инструкций, стандартов предприятия (СтП), рабочей документации;
- соответствие применяемых СтП и технической документации целям предприятия в области качества.
Все наблюдения фиксируются и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.
* Критическое несоответствие – несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.
После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель -- представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.
Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет руководитель проверки. Форму отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:
- наименование проверки и проверяемого подразделения;
- основание для проверки;
- дату утверждения плана проверки;
- фамилии членов группы проверки;
- результаты проверки;
- заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущей проверки;
- выводы и рекомендации;
- приложение (протоколы несоответствий);
- подписи аудиторов, а также руководителя подразделения после ознакомления с отчетом. Чтобы избежать ошибок и недопонимания проект отчета до представления на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.
В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).
В разделе «Рекомендации» указывается:
- необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;
- несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий;
- предложения для включения в план корректирующих мероприятий;
- рекомендации по совершенствованию документов системы качества.
После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.
5.Анализ результатов проверок
Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.
Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством предприятия соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.
Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:
· результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;
· оценку динамики изменения зарегистрированных данных;
· среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;
· описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;
· анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;
· предложения по совершенствованию стандартов предприятия;
· оценку эффективности функционирования СМК;
· предложения по совершенствованию СМК предприятия.
Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.
Заключение
В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятии приобретает особенно важное значение. В частности, система внутреннего аудита актуальна для Открытых Акционерных Обществ с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, региональных сетевых компаний, холдингов, объединяющих в себя большое количество юридических лиц, а также компании, составляющие свою финансовую отчетность.
Рост конкуренции на рынке, а также работа компаний в условиях крайней нестабильности, приводит к необходимости постоянно снижать издержки предприятия, изыскивая потенциальные резервы на всех стадиях производства и реализации продукции. В условиях постоянно развивающегося российского рынка наблюдаются следующие тенденции:
· отход собственников предприятий от управления и передача управленческих функций наемным менеджерам;
· укрупнение предприятий, вследствие чего разрастается их структура, увеличивается численность сотрудников и количество сделок;
· появление новых технологий, миграция кадров.
Все это делает крайне трудным сохранение прозрачности бизнеса для руководителей и собственников предприятия. Таким образом, внутренний контроль является одной из составляющих эффективного функционирования и управления предприятием.
Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000.
Список используемой литературы
1. Артемьева М.Н. Использование опросных листов при проведении внутренних аудитов. - Все о качестве. Отечественные разработки. - Вып. 11. - М.: НТК "Трек", 2002. - С. 18-21.
2. Бурцев В.В. Внутренний контроль в организации: методологические и практические аспекты. // Аудиторские ведомости, 2002, №8.
3. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, М: 1998.
4. Научно-методическая конференция «Аудит в соответствии с МСА». Сборник методических материалов, М: 2002.
5. Ситникова В.А. Разработка аудиторскими организациями внутрифирменных стандартов. //Аудиторские ведомости, 2002, №7.
6. Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001.
Интернет источники:
1. http://revolutionaudit/00009553_0.html
2. http://ru.wikipedia.org/wiki/Внутренний_аудит
3. http://revolutionaudit/00040597.html
4. http://www.tsak-audit.ru/servises/73-vnutrenniycontrol.html
5. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/anprvaud.htm