В Україні офіційна статистична звітність про використання трудових ресурсів складається з таких звітів: «Звіт з праці» (річний та щомісячні); «Звіт про основні показники діяльності підприємства» (річний); «Звіт про використання робочого часу» (щоквартальний); щомісячний «Звіт про стан заборгованості із заробітної плати»; річний звіт «Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів»; «Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу в несприятливих умовах». Інформаційна база для цього розділу аналізу ґрунтується також на зведених матеріалах первісного обліку (табелях, змінних рапортах, робочих нарядах, відомостях, особових рахунках тощо), разових обстежень, опитувань тощо, більшість з яких є документами управлінського обліку. Готують їх відповідні функціональні служби і підрозділи підприємства: відділи праці та заробітної плати, кадрів, планово-економічний, бухгалтерія, а також цехи та дільниці.
Починати аналіз окресленого кола питань доцільно з характеристики динаміки чисельності працівників на підприємстві (з обов'язковим виділенням чисельності працівників основної діяльності) за останні 2—3 роки. Такий аналіз дає змогу оцінити, як підприємство «вписується» у ринкові умови господарювання (це особливо актуально для перехідного періоду в Україні), наскільки успішно воно витримує конкурентну боротьбу на ринку своєї продукції і на ринку трудових ресурсів. Ясна річ, просте порівняння чисельності працівників підприємства за кілька років повної відповіді на ці питання не дає (хоч воно має певне аналітичне значення). Лише з урахуванням динаміки виробничих потужностей підприємства і їх використання, динаміки продуктивності праці висновки про динаміку чисельності працівників підприємства набувають обґрунтованості й аналітичної цінності.
Якщо за незмінних (або змінених незначною мірою) виробничих потужностей на підприємстві з року в рік скорочуються чисельність персоналу і, пропорційно, обсяг випуску продукції, тобто коли скорочення чисельності персоналу не компенсується зростанням продуктивності праці, а отже, відбувається зниження показника використання виробничої потужності підприємства, це однозначно свідчить про недоліки в організації виробництва, маркетингової служби, про неспроможність власників і керівників підприємства утримати його «на плаву», зберегти трудовий колектив. Така ситуація потребує з'ясування конкретних причин відпливу робочої сили і розробки рекомендацій для стабілізації становища.
У табл. 2.1 наведено дані про роботу умовного підприємства за останні чотири роки (перший рік — найвіддаленіший, останній — звітний) у цінах звітного року.
Наведені дані про роботу підприємства свідчать про те, що воно в останні три роки невпинно скорочувало кількість зайнятих працівників: порівняно з базовим роком чисельність персоналу підприємства у звітному році зменшилась на 32,8 % (100 - 816 * 100 : 1215), обсяг випуску продукції — на 26,2 % (100 - 6794 * 100 : 9205) за практично незмінної виробничої потужності. Виробіток продукції на одного працюючого підвищився на підприємстві за ці роки лише на 9,9 % (8326 * 100 : 7576 - 100), що не компенсувало скорочення чисельності персоналу. Це, звичайно, призвело до різкого спаду коефіцієнта використання виробничої потужності: з 90,7 % у базовому році до 67,3 % у звітному.
Таблиця2.1 Дані про роботу підприємства
| № п/п | Показник | 1-й рік | 2-й рік | 3-й рік | Звітний рік |
| 1 | Виробнича потужність, тис. грн | 10 150 | 10 050 | 10 275 | 10 100 |
| 2 | Обсяг товарної продукції у зіставній оцінці, тис. грн | 9 205 | 7 436 | 6 729 | 6 794 |
| 3 | Середньорічна чисельність персоналу основної діяльності, осіб | 1 215 | 942 | 919 | 816 |
| 4 | Коефіцієнт використання виробничої потужності (р. 2 : р. 1) | 90,7 | 74,0 | 65,5 | 67,3 |
| 5 | Виробіток товарної продукції на одного працівника (р. 2 : р. 3), грн | 7 576 | 7 896 | 7 322 | 8 326 |
Представивши формулу для розрахунку коефіцієнта використання виробничої потужності (КВП) як:
КВП=Ч*ПП/ВП,
де Ч— середня чисельність працівників (за рік, квартал тощо);
ПП — виробіток товарної продукції на одного працівника;
ВП— виробнича потужність підприємства,
можна обчислити, яка частина зміни коефіцієнта використання виробничої потужності викликана саме тим, що підприємство залишили його працівники:
КВП=(100*Ч1(ПП)0)/(ВП0)-(КВП)0
де КВП — відсоток зміни виробничої потужності за рахунок скорочення (збільшення) чисельності працівників;
(1) і (0) — ознаки показників відповідно звітного і базового періодів.
У вищенаведеному прикладі загальна зміна коефіцієнта використання виробничої потужності у звітному році порівняно з базовим роком становила 23,4 % (90,7 - 67,3), у тому числі за рахунок скорочення чисельності персоналу 29,8 % (100 * 816 * 7 576 / 10 150 - 90,7). Інші фактори (а саме деяке зростання продуктивності праці та виведення виробничих потужностей) дещо поліпшили цей показник.
Аналіз чисельного складу підприємства у динаміці дає змогу дійти висновків щодо того, який вплив справляє на продуктивність праці, обсяг виробництва та інші показники роботи зміна питомої ваги робітників у загальній кількості працівників в основному виробництві, зміна постатевої структури колективу (у бік збільшення питомої ваги чоловіків або жінок), частка допоміжних робітників у загальній кількості робітників та інші структурні показники чисельного складу підприємства.
Розглянемо аналіз чисельного складу підприємства на наступному прикладі. На заводі металовиробів і швейній фабриці дані про чисельність і склад персоналу характеризуються такими величинами (див. табл. 2.2).
Таблиця 2.2 Дані про чисельність і склад персоналу
| Показник | Завод металовиробів | Швейна фабрика | ||
| Минулий рік | Звітний рік | Минулий рік | Звітний рік | |
| Середньооблікова чисельність персоналу | 2422 | 2810 | 931 | 824 |
| у тому числі працівників основної діяльності | 2402 | 2796 | 919 | 816 |
| У складі персоналу основноїдіяльності: | ||||
| чоловіки | 1344 | 1487 | 226 | 176 |
| їхня питома вага, % | 56,0 | 53,2 | 24,6 | 21,6 |
| жінки | 1058 | 1309 | 693 | 640 |
| їхня питома вага, % | 44,0 | 46,9 | 75,4 | 78,4 |
| Середньооблікова чисельність:робітниківїхня питома вага у складіперсоналу основної діяльності, % | 182976,1 | 215977,3 | 71577,8 | 64779,3 |
Продовження таблиці 2.2
| Показник | Завод металовиробів | Швейна фабрика | ||
| Минулий рік | Звітний рік | Минулий рік | Звітний рік | |
| інженерно-технічні працівники, службовці, інші категорії працівниківїхня питома вага, % | 57323,9 | 63722,7 | 20422,2 | 16920,7 |
| У складі робітників:робітники-відрядникиїхня питома вага, % | 138775,8 | 164176,0 | 54275,8 | 50578,0 |
| робітники-почасовикиїхня питома вага, % | 44224,2 | 51824,0 | 17324,2 | 14222,0 |
| Основні робітникиїхня питома вага, % | 114962,8 | 138664,2 | 47266,0 | 42265,2 |
| Допоміжні робітникиїхня питома вага, % | 68037,2 | 77335,8 | 24334,0 | 22534,8 |
Завод металовиробів у звітному році спромігся забезпечити зростання кількості робочих місць (загальна чисельність працівників основної діяльності підприємства зросла у звітному році порівняно з попереднім роком на 16,5 %), причому переважно за рахунок жінок. Питома вага жінок зросла також і на швейній фабриці, де у звітному році спостерігається значний відплив робочої сили. Для обох підприємств також характерне зростання питомої ваги робітників у загальній кількості працівників і відповідне зменшення питомої ваги інженерно-технічних працівників та службовців.
При докладнішому вивченні причин зміни питомої ваги робітників у складі всього персоналу треба мати на увазі, що найчастіше це розцінюється як позитивний фактор зростання загальної продуктивності праці й обсягу виробництва, бо обсяг виробництва продукції розглядається як функція від чисельності всього персоналу підприємства, продуктивності праці робітників і питомої ваги робітників у загальній кількості працівників. Проте одночасно слід перевірити, чи не призвело зменшення частки інженерно-технічних працівників і службовців до погіршення стану організації виробництва і трудової дисципліни, затримки освоєння нових (чи якісніших) виробів, нових технологій, автоматизації цехів, дільниць.
Так, на заводі металовиробів у звітному році за рахунок збільшення чисельності робітників у складі персоналу досягнуто зростання обсягу виробництва проти попереднього року на 429 тис. грн. Однак перевіркою накреслених на рік організаційно-технічних заходів, спрямованих на удосконалення виробничих процесів, встановлено, що частина з них не була виконана, і це не дало можливості підприємству збільшити обсяг продукції на суму 1968 тис. грн, у тому числі майже половина заходів не виконана через нестачу інженерно-технічних працівників необхідної кваліфікації. Отож, у результаті подібних розрахунків (у частині впливу зростання питомої ваги робітників) слід внести відповідні корективи, бо таке «поліпшення» структури персоналу підприємства аж ніяк не може оцінюватися позитивно.
Цікаву інформацію для характеристики трудових ресурсів підприємства являють собою розрахунки, які описують динаміку рівня кваліфікації робітників. Таку характеристику можна одержати, визначивши середній тарифний розряд робітників (підприємства, цеху, дільниці) як середньозважену за кількістю робітників кожного розряду величину. Зростання або зменшення цього показника за ряд років характеризуватиме стан виробничо-технічного навчання і системи підвищення кваліфікації на підприємстві. З цією ж метою вивчаються в динаміці дані державної статистичної звітності про перепідготовку і підвищення кваліфікації робітників (а також службовців).