Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, кассира — полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т. е. сохранность.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России от 4 октября 1993 г. № 18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией, Назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.
На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение причин излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим зачислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:
Д-т сч. 50 «Касса»
К-тсч. 91/1 «Прочие доходы и расходы».
В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующими записями:
1) Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 50 «Касса» — отражена недостача денежных средств в кассе.
2) Д-т сч. 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей — сумма недостачи отнесена на виновника,
3) Д-т 50 К-т 73/2 — внесена сумма недостачи в кассу.
4) Д-т 70 К-т 73/2 — удержана из зарплаты сумма недостачи.
3. Безналичная форма расчетов
Подавляющая часть денежных расчетов между контрагентами в хозяйственных операциях - поставщиком и покупателем товаров, заказчиком и подрядчиком, грузоотправителем и транспортной организацией, налогоплательщиком и бюджетом, кредитором и заемщиком - производится без посредства наличных денег (бумажных купюр и монеты) путем проведения бухгалтерских записей по их счетам. Это сокращает издержки обращения, дает возможность контролировать законность совершаемых хозяйственных и расчетных операций. Однако расчеты наличными деньгами имеют одно неоспоримое экономическое преимущество перед безналичными расчетами: при их использовании момент передачи товара, услуги или исполнения обязательства практически совпадает с моментом передачи денег и поэтому у контрагентов не возникает соответствующей задолженности. Российское законодательство и, в частности, Гражданский кодекс Российской Федерации, строго не регламентирует сферы применения безналичного способа расчетов, но все же отдает ему предпочтение перед наличными деньгами в расчетах между юридическими лицами, а также в расчетах с участием граждан, если они осуществляют предпринимательскую деятельность (ст. 861).
Общие подходы к организации расчетов регламентирует Положение Центробанка РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.01г.№2-П. В нем говорится о том что «расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятий. Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжение предприятий об их перечислении или выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренные банковскими правилами и договором. Допускается использование при безналичных расчетах: платежных поручений; чеков; аккредитивов; платежных требований поручений. По согласованию между предприятиями могут проводится зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае банку предоставляетсяпоручение, чек на незначительную сумму.)»
А.М.Ковалева (Финансы и кредит. – М.: Финансы и статистика, 2003.) говорит о том, что безналичные расчеты связаны с проведением записей, т. е. по существу с применением денег, имеющих кредитное происхождение. Эти деньги поступают в обращение из государственного эмиссионного института - Центрального банка Российской Федерации — в банковскую систему через механизм образования депозитов (деозитная эмиссия). В связи с этим выйти за пределы банковской системы такие деньги не могут, и, следовательно, в расчетах подобными деньгами между контрагентами банки неминуемо должны стать их посредниками, а сами участники расчетов становятся их клиентами. Клиенты открывают в банках счета, каждый из которых представляет собой таблицу, в которой, с одной стороны, отражается поступление в распоряжение клиента денежных средств (зачисление на счета), а с другой — их выбытие (списание со счета). Результатом этих операций является сальдо (остаток) денежных средств по состоянию на какую-либо дату (конец операционного дня)».(22.С.426- 445)
Банки заинтересованы в открытии и ведении счетов клиентов, поскольку имеют право на временное использование в собственном, коммерческом обороте хранящихся на них денежных средств. Клиент может воспользоваться средствами, предназначенными для платежей, в любой момент, в связи с чем для банка эти средства служат депозитом до востребования и процент, уплачиваемый банком за пользование ими, устанавливается на самом низком уровне. Выбор клиентом банка для собственного расчетного обслуживания основывается на ряде факторов, важнейшими из которых являются надежность банка, быстрота совершаемых расчетных операций, низкие расценки комиссионного вознаграждения, близкое расположение банковского офиса. Взаимоотношения клиента с банком по ведению его счета оформляются заключением договора банковского счета или договором на расчетно-кассовое обслуживание, клиент обращается в банк с предложением открыть счет на объявленных банком условиях, и банк не имеет права отказать клиенту. Основанием для отказа могут быть только объективные условия или если такой отказ допускается законом. Когда банк уклоняется от заключения договора банковского счета, клиент вправе обращаться в суд. Кроме того, банк в этом случае должен возместить клиенту причиненные убытки.
Зачисление поступивших на счет клиента денежных средств банк обязан производить на следующий день после поступления к нему соответствующего платежного документа, но договором может быть предусмотрен более короткий срок. Списание денежных средств со счета осуществляется банком по распоряжению владельца в те же сроки, что и зачисление. Без распоряжения клиента списать денежные средства с его счета банк может только по решению суда, прокуратуры, следственных органов, налоговой инспекции либо в случаях, когда такое распоряжение не обязательно (безакцептное списание средств). Банк не вправе определять и контролировать направления расходования денежных средств клиента и в какой-либо форме ограничивать его права распоряжаться хранящимися на счете средствами по собственному усмотрению. При достаточном количестве денежных средств на счете все требования, предъявленные к его владельцу и погашаемые с этого счета, оплачиваются в порядке календарной очередности, т.е. более ранние требования раньше и оплачиваются. Если оплатить сразу все предъявленные требования невозможно, то в действие вступает особая очередность их оплаты по мере поступления денежных средств на счет. Она соответствует тому порядку, который установлен при удовлетворении претензий в случае банкротства предприятия. Требования, относящиеся к одной очереди, оплачиваются в порядке календарной очередности. Документы, списание средств по которым происходит в порядке особой очередности, оплачиваются всегда с задержкой и в размере, превышающем сумму, указанную в самом документе, поскольку в него включаются пени за задержку в оплате.
При невыполнении указаний клиента о перечислении либо выдаче денежных средств со счета или в случаях несвоевременного зачисления на счет причитающихся клиенту денежных средств, либо необоснованного списания со счета банк обязан уплатить на эту сумму проценты. Их размер определяется действующей в месте его нахождения учетной ставкой банковского процента на день нарушения со стороны банка. Сведения о банковском счете и операциях по нему банк держит в тайне и выдает их только самим клиентам и государственным органам, имеющим по закону доступ к коммерческим секретам юридических и физических лиц. За разглашение банковской тайны клиент может потребовать от банка возмещения причиненных убытков. Перечисленные нормы проведения операций по банковским счетам клиентов (клиентским счетам) являются общими для них. Вместе с тем российские банки предлагают своим клиентам самые разнообразные виды счетов. Каждый из них учитывает особенности клиента и проводимых им расчетных операций.
Наиболее распространенным видом банковского счета в России, используемым в расчетах по большинству хозяйственных операций его владельца, является расчетный счет. Он открывается предприятиям и организациям, обладающим полной экономической и юридической самостоятельностью: они имеют статус юридического лица; ведут законченный бухгалтерский учет; сами платят налоги и вступают в кредитные взаимоотношения с банками; от своего имени заключают и исполняют любые сделки с контрагентами. При открытии расчетного счета предприятия-клиенты представляют в банк ряд документов: заявление, сведения о государственной регистрации предприятия; копии учредительного договора (решения) о создании предприятия и его устава; документы, подтверждающие полномочия директора предприятия и его главного бухгалтера; карточку с образцами их подписей и оттиском печати предприятия-клиента; справки от налоговых и статистических органов, внебюджетных фондов о постановке на учет в этих организациях. Перечисленные документы необходимы банку для выявления законности, легальности и подлинности совершаемых банком от имени клиента расчетных операций.