Организация как функция управления 3 (стр. 12 из 13)
где Тпо, Тсо, Тпр, Тут, Тор, Спо, Ссо, Спр, Сут, Сор — трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур.
В качестве стандартов на общие функции предлагается их набор, составляющий соответствующую ЕСКФУ. Таким образом, паспорт (стандарт) на единичную самостоятельную общую функцию управления (ЕСОФУ) включает: название функции, трудоемкость (ТОс) и уровень сложности (СОс) функции. С учетом соотношений (2.4), условиями выделения общей функции с параметрами (7^ Соф) в ранг ЕСОФУ будут:
Тоф = ТОс;
Соф = СОс, (2.5)
где Тпо, Тсо, Тпр, Тут, Тор, Спо, Ссо, Спр, Сут, Сор не имеют нулевых значений.
По стандартам трудоемкости можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости ОФУ:
1,5 5ТОс < Тоф — высокий уровень,
0.8 5 ТОс, < Тоф < 1,2 х ТОс, - нормативный уровень, (2.6)
Тоф < 0,5 х ТОс — низкий уровень.
Соотношение (2.6) играет важнейшую роль при анализе функций в организации. Добиваясь получения требуемых пропорций в параметрах ОФУ (трудоемкости н уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления (см. табл. 2.2).
Таким образом, выделяются два понятия — общая функция и единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями). В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.3).
Табл. 2.3
Классификация процедур
| Направленность | Связи | ||
| Внутренняя | Внешняя | Линейные | Функциональные |
| ПР, ПО, ОР | УТ, СО | ПО-УТ, ПР-ПР | ПР-ПО,ПР-ОР,СО-ОР |
Примечание: ПР — принятие решения, ПО — подготовка решения,
ОР — организация выполнения, УТ — утверждение, СО — согласование
Приведенная в табл. 2.3 классификация позволяет сформировать схему и условное обозначение типового функционального звена (рис. 2.5).
Процедуры принятия, подготовки решения и организаций его выполнения являются внутренними для типового звена, а согласование и утверждение — внешними. В типовом звене процедуры утверждения и согласования могут разветвляться на несколько звеньев структуры.
Рис. 2.5 Схема и условное обозначение типового функционального звена
Входное воздействие (рис.2.5.1) поступает от другого типового звена и в зависимости от направленности формирует линейную или функциональную связь.
Рис. 2.5.1 Варианты схем взаимодействия типовых звеньев
С процедурами ПО и ОР образуются функциональные связи, а с ПР—линейные. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения. Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев предлагается следующая метаморфоза процедур:
• процедура «Утверждение» переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру «Готовит решение»,
• процедура «Согласование» — в процедуру «Организация выполнения»;
• процедура «Принимает решение» переходит на нижестоящий уровень в одноименную процедуру.
Данная метаморфоза вытекает из приведенного выше определения функции как совокупности действий, направленных на достижение частной цели, которая подчинена общей цели управления. С учетом этого схема взаимодействия типовых звеньев, изображенных на рис 2.5.1. На рисунке связи между типовыми звеньями конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при помощи взаимодействий с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а так же все другие сводящиеся к ним.
Рис. 2.5.2 Уточненные схемы взаимодействия
Однако типовое звено нельзя ассоциировать со звеном управления.
Звено управления — это ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут лишь частично представлять одну или несколько функций управления. Жесткой связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено управления соответствует должности работника аппарата управления (например, звено «главный инженер», «главный экономист») либо названию подразделения аппарата управления (например, звено «отдел кадров», «бухгалтерия»).
Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.
Таким образом, совокупность типовых звеньев — функциональная структура — может служить базой для формирования организационной структуры управления.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Система управления (СУ) представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Она состоит из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.
Методология и процесс управления формируют управленческую
деятельность, а структура и техника управления — механизм управления.
СУ организации рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука — это прагматизм, а искусство — творчество.
При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. В общем виде функция - это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями и функции управления управленческой деятельностью.
К функциям управления управленческой деятельностью относятся: стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность.
Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Образуется следующая иерархия: конкретные функции управления, общие функции управления, типовые процедуры, набор операций.
Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость.
Каждая общая функция управления, составляющая КФУ, включает набор процедур: подготовку, согласование, принятие, утверждение и организацию выполнения решения. Приоритет процедур, составляющих ФУ, определяет уровень обязательности их исполнения.
По критерию типизации целесообразно выделить три набора КФУ для организаций; базовый, отраслевой и групповой. Базовый набор состоит из функций, выполняемых в любой организации либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций, например, консультационных фирм. Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОДО, ЗАО и др.). К типовому набору могут присоединяться и специфические функции управления.
Единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ) служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ.
Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев используется следующая метаморфоза процедур:
- процедура «Утверждение» переходит в процедуру «Готовит решение»;
- процедура «Согласование» — в процедуру «Организация выполнения»;
- процедура «Принимает решение» переходит на нижестоящий уровень в одноименную процедуру.
Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового эвена и звена управления в общем случае не совпадают.
Основные принципы формирования типового функционального звена управления: однозначность, детерминированность, стабильность, ограниченность, согласованность, необходимая детализация, совершенствование.
Формирование функциональной структуры из типовых звеньев дает хорошие результаты для небольших организаций, где число функций управления не превышает 200. При увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрастает. Для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ). В практике организации функциональной подготовки организаций важное значение имеет совместимость. Возможные варианты распределения функций, процедур или операций среди работников: