СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности Протокол ЭК
руководителя службы делопроизводства структурного
организации подразделения
Подпись Расшифровка подписи от_____ №_________
Дата
Передал _________________________________________________дел
(цифрами и прописью)
_____________________________________________ регистрационно-контрольных цифрами и прописью) картотек к документам[8]
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной Расшифровка
организации) Подпись подписи
Дата
Принял _________________________________________________ дел и
(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности Расшифровка
работника архива Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.
Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.
Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела;
- примечание.
-
При составлении описи соблюдают следующие правила:
- дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;
- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
- в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;
- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозначают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут полностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.
Пример:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 67 | …01-0601-06 | Приказы руководителя организации по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60.То же, т.2, с № 61 по № 132 | 03.01.9628.06.9603.07.9628.12.96 | 102184 | ПостоянноПостоянно |
За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).
Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения[9].
При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.
Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.
Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.
По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.
Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:
- систематизацию документов в делах;
- проведение экспертизы ценности документов в делах;
- оформление дел;
- составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.
6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
11. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.
15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
16. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел – Синтез,1999.
17. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990
18. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.
19. Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.
21. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
22. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.
23. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
[1]Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.
[2] Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.
[3] Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
[4]При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись.
[5]ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
[6]Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.
[7]Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
[8]Передаются вместе с делами канцелярии.
[9]Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.