Стратегия плана развития организации Читинский МСЦ (стр. 6 из 7)
Задачи для достижения цели по организации работы руководства предприятия следующие:
· Разгрузить начальника центра, введя должность заместителя начальника;
· Передать ряд функций по организации производственного процесса заместителю начальника центра.
2.4.2 Описание основных предлагаемых технологий
Чтобы улучшить работу предприятия нужно снабдить рабочие места по обработке почтовых отправлений компьютерами и подключить их к сети. Это даст возможность для более полной передачи информации по регистрируемым почтовым отправлениям. Действующая в настоящий период программа АСУ-РПО требует внесений ряда корректировок, что позволит работникам улучшить качество предоставляемых услуг.
Также требуется разделение участков по обработке почты. Из участка по обмену и обработке страховой почты следует выделить участок обмена, цех по обработке посылочной почты, участок по обработке страховой почты. Требуется увеличение штата в количестве 5 единиц. Увеличение штата позволит уменьшить контрольные сроки прохождения простой и заказной письменной корреспонденции, корреспонденции с объявленной ценностью и посылок.
2.4.3. Разработка организационной структуры организации
Введя новую должность (схема 2), организационная структура в целом не изменится. Новый кадровый работник может рассматриваться как помощник руководителя. Этот специалист возьмет на себя организацию работы в участках МСЦ, будет координировать, и анализировать деятельность основного производственного персонала занятого на обработке почтовых отправлений и предоставлять готовые отчеты по окончанию рабочего дня руководителю предприятия.
На заместителя начальника центра будут возложены обязанности, связанные с ведением переписки с организациями по допущенным нарушениям со стороны работников МСЦ, на основании поступивших актов формы 51 и извещений формы 30, расчет с предприятиями связи многооборотной тарой и учет тары в карточках учета. Кроме данных функций зам. начальника будет осуществлять производственный контроль на участках МСЦ.
Во время отсутствия начальника МСЦ, на заместителя начальника центра возлагаются обязанности начальника.
Схема 2 - Структура организации Читинского МСЦ с внесением изменений
2.4.4 Обоснование основных требований к составу и структуре персонала организации
Для достижения качества выполняемой работы руководитель старается нанимать персонал не только по критериям образования и возраста, но и его личным качествам, таким как коммуникабельность, трудолюбие, добросовестность и т.д. Все работники принимаются с испытательным сроком 3 месяца.
Основные требования, предъявляемые к персоналу:
| Специальность | Образование | Возраст |
| Заместитель начальника центра | Высшее | До 45 лет |
| Главный бухгалтер | Высшее | До 45 лет |
| Ведущий бухгалтер | Высшее | До 45 лет |
| Начальник ПЭО | Высшее | До 45 лет |
| ведущий экономист | Высшее | До 45 лет |
| Начальник участка по обмену и обработке страховой почты | Среднее профессиональное | До 45 лет |
| Бригадир-оператор | Среднее профессиональное | До 50 лет |
| Программист | Высшее | До 40 лет |
| Менеджер | Среднее профессиональное | До 40 лет |
| Ответственный дежурный по обмену почты | Начальное профессиональное | До 50 лет |
| Оператор связи | Среднее (общее) полное | До 50 лет |
| Тракторист | Среднее (общее) полное | До 45 лет |
| Электромеханик | Начальное профессиональное | До 50 лет |
Работникам предприятия предоставляется возможность повышать свой уровень образования за счет предприятия.
2.4.5 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей
Цели из задачи МСЦ остаются прежними и заключаются в повышении прибыли и качестве обслуживания клиентов. Одна из новых целей - это освобождение руководителя от выполнения работ несоответствующих его должностным обязанностям.
Сравнивая факторы внутренней среды, делаем вывод, что по сравнению с существующей структурой организации изменения происходят только в ведении одной единицы, при этом происходит перераспределение должностных обязанностей. С начальника центра снимаются обязанности – организации производственного процесса и контроля в участках МСЦ.
Введение новой единицы отразится на увеличении фонда оплаты труда, т.е. затраты будут больше. Но в тоже время улучшится качество предоставляемых услуг.
В связи с организацией новых участков по обработке почты и увеличении штата на 5 единиц также произойдет увеличение фонда оплаты труда, что может повлечь за собой превышение суммы заложенной и утвержденной в бюджете доходов и расходов, но позволит улучшить качество при обработке почтовых отправлений.
Приобретение новых компьютеров отразится на расходной части бюджета доходов и расходов. Но приведет к ускорению обработки почтовых отправлений.
Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг, нужно более расширить мотивацию производственного персонала, при этом разработав более широкую систему мотивации.
2.5 Разработка системы мотивации персонала
В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же неосознанно совершать некоторые поступки. Таким образом, мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.
Работники всех уровней составляют основу организации, их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности. Желаемый результат достигается эффективнее, когда руководители обеспечивают единство цели организации и направления деятельности организации. Им следует создать и поддержать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации.
Заработная плата, является мотивирующим фактором. Она должна соответствовать уровню выполняемой работы. Для достижения целей в организации разрабатывается система поощрений и премирования работников.
Например, каждому руководителю и служащему коммерческой службы МСЦ ОСП ГЦМПП – филиала ФГУП «Почта России» согласно Положения о Премировании начисляется премиальное вознаграждение пропорционально трудовому вкладу. Трудовой вклад работника определяется на основании выполнения коэффициентов трудового вклада (КТВ). КТВ определяется по итогам работы за месяц. Премиальное вознаграждение каждой службы распределяется между его работниками пропорционально размерам заработной платы работников (оклад + персональная надбавка) с учетом вакансий и совместителей.
В Приложении №1 разработан порядок определения коэффициентов трудового вклада и размеров премиального вознаграждения для руководителей и специалистов коммерческих служб МСЦ ГЦМПП.
Так же разработаны положения о премировании и других категорий работников организации.
2.6. Проектирование системы контроля деятельности организации
Контроль – это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.
Контролю подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Для организации контроля в настоящее время на предприятии на основании международных стандартов вводится система менеджмента качества.
Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организации ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа цели в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеряемые. Достижения цели в области качества может оказать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность (результативность) работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных лиц.
На предприятии разработан ряд стандартов для осуществления контроля такие как:
· Процедура Качества «Руководство по контролю бизнес-процесса»
· Процедура Качества «Порядок подготовки и аттестации внутренних аудитов»
· Процедура качества «Внутренний аудит» и ряд других
Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдение аудитов используются для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты, проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени, для внутренних целей могут служить основой для декларирования организацией о своем состоянии. Аудиты, проводимые второй стороной, могут проводится потребителями организации и другими лицами от имени потребителей. Аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями.
В стандарте процедура качества «Внутренний аудит» отражены: