Результатом согласованного взаимодействия всех элементов внутренней среды является продукция (товары, работы и услуги), удовлетворяющая спрос потребителя. Регулирование внутренней среды осуществляется на основе изучения внешней среды, посредством анализа, планирования и управления хозяйственной деятельностью организации.
К внешней среде относятся все условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, но оказывающие непосредственное влияние на его внутреннюю среду.
Факторы внешней среды подразделяются на две группы: прямого и косвенного воздействия. Их влияние на предприятие представлено в Приложение А на рисунке А.3. Прямое воздействие оказывают государство, поставщики, потребители, конкуренты. Косвенное же воздействие оказывают состояние экономики, социальные факторы, достижения НТР, международное экономическое положение. [24]
Целесообразно рассматривать три основные модели предприятия как объекта управления:
1) взаимодействие внешней и внутренней среды (см. Приложение А рисунок А.4). Данная модель предприятия как объекта управления указывает на то, что профессиональное управление создает условия конкурентоспособности деятельности и менеджмента за счет понимания взаимодействия внутренней и внешней среды предприятия;
2) матричная модель функций управления (см. Приложение А рисунок А.5). Построение такой модели позволяет конкретизировать управленческое воздействие по элементам внутренней среды предприятия;
3) модель «7С», в соответствии с которой предприятие как объект управления в процессе управленческого воздействия формирует собственные присущие характеристики (см. Приложение А рисунок А.6). [24]
Во второй главе данного курсового проекта будет проведен анализ эффективности системы управления предприятия ООО «Эконом-Строй». Рассмотрев три основные модели предприятия как объекта управления, следует отметить, что для предприятия ООО «Эконом-Строй» наиболее подходящей является модель взаимодействия внешней и внутренней среды. [31]
Предприятия зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одно не живет без изменений. Новые предприятия формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни предприятий ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться – процветают, негибкие – исчезают. Какие-то предприятия развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие, поскольку каждое предприятие имеет свой потенциал развития, свои условия его осуществления. И в то же время каждое из них подчиняется закономерностям циклического развития всей социально-экономической системы. Поэтому предприятие находится в состоянии определенного отношения к общим циклам экономики, имея при этом собственные циклы развития.
Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится предприятие, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла предприятия как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Жизненный цикл предприятия – это историческая эволюция, которую претерпевает предприятие, взаимодействуя с окружающей средой. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходит предприятие, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.[31]
1.2 Эффективность системы управления предприятием
Прежде чем определять критерии, по которым оценивается эффективность системы управления, необходимо выяснить, что же такое управление, система и система управления.
Несмотря на то, что теоретические основы управления исследовались многими учеными, до сих пор нет общепринятого определения понятия «управление». Объясняется это тем, что управленческая деятельность как объект исследования, представляет собой сложное, многоплановое явление, и каждый автор выделяет те аспекты, которые более соответствуют его конкретным задачам и избранным методам исследования. По многим из таких аспектов, как свидетельствует история науки управления, развиваются научные направления и школы, но все они в конечном итоге могут быть оценены как односторонние. [24] И все же стоить выделить несколько определений понятия «управление». Итак, управление – это целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей. [10] Управление также – 1) это выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений; 2) функции системы, ориентированные на сохранение ее основного качества, либо на сохранение некоторой программы, которая должна обеспечить устойчивость функционирования, достижение определенной цели. Управление есть то, что способствует существованию и работе системы.[24]
Рассмотрение управления как системы является одним из достижений современной науки. Это обуславливается прежде всего как необходимое требование учета многофакторных проявлений управления как деятельности, находящейся в сложной структуре отношений, сформированных как внутри самой системы управления, так и в отношениях с внешним миром, с внешними системами и надсистемами.
Система – это совокупность элементов, взаимосвязанных между собой для достижения какой-либо функции. К признакам системы следует отнести: состоит из многих элементов; наличие связей между элементами; представляет собой единое целое, то есть объединение через единую цель. Все системы делятся на управляемые и управляющие. Последние называются системами управления. [24]
Система управления – 1) совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей; 2) совокупность звеньев, осуществляющих управление и связей между ними. [10] Система управления характеризуется целостностью и упорядоченностью элементов и подсистем, отражающих особенности объекта управления.
Система управления по своим характеристикам может быть отнесена к различным классам систем: социальным, сложным, открытым, самоорганизующимся, саморазвивающимся, адаптирующимся, многоуровневым, иерархическим, стохастически-детерминированным, активным, полиструктурным, многоцелевым, динамическим. Следует особо выделить такие свойства систем управления как уникальность, слабопредсказуемость, целенаправленность, способность к самообучению и адаптации. Среди системных элементов выделяют границы и внешние связи, цели и задачи, процессы управления, организационную структуру управления, кадры, системообразующий механизм. В таких системах протекают реальные процессы, а значит, существуют и материальные и информационные потоки, вход и выход. В рамках системного подхода к управлению, получившему широкое распространение с 50-х годов двадцатого столетия, предметом исследования и моделирования выступают реальные системы и их концептуальные модели.
Отмеченные характерные черты создают необходимость построения адекватных эффективных систем менеджмента в каждом конкретном случае (см. Приложение А рисунок А.7).
Рассмотрим отдельные компоненты системы управления подробнее. [10]
Механизм управления – 1) взаимодействие, сочетание различных рычагов воздействий, которое может формироваться стихийно, но которое может формироваться и созидательно, так как все связанно с комплексом интересов человека; 2) совокупность элементов, которая определяет направление деятельности, своего рода смысла и способа существования организации. В понятие «механизм управления» следует так же включить такие качества человека, которые активизируют его деятельность, направляя во благо предприятия (интересы, стимулы, мотивы, ценности, энтузиазм, установки, опасения, потребности).[10]
Структура управления – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Можно сказать, что структура управления является основой функционирования предприятия, так называемым «каркасом». [24]
Процесс управления – 1) это последовательная деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления различными методами для достижения поставленных целей; 2) это комплекс изменений, которые происходят в управлении в определенные промежутки времени. Процесс управления отражает динамическую сторону управления.
Говоря об эффективности системы управления необходимо выделить принципы ее существования и работы. [22]
1. Принцип обратной связи – обратное воздействие результатов управления системы на процесс этого управления, то есть использование информации, поступающей от объекта управления. Обратная связь может быть главной внешней и внутренней местной, также она может быть отрицательной и положительной. Последняя усиливает действие выходного сигнала, то есть имеет с ним одинаковый знак, первая же – ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса. Если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.[10]
2. Принцип внешнего дополнения – при управлении большой системой необходимы «неформальные» корректировки решений, полученные из моделей (в прямую связь вписывается внешнее дополнение).
3. Закон необходимого разнообразия – разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия объекта управления – определяет требования к избирательности управляющей системы, обусловленные тем уменьшением разнообразия объекта управления, которое необходимо для эффективного управления, то есть сведение множества состояний системы к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления. [22]