Информационные потоки и информационные системы
Одним из важных понятий при рассмотрении информационного обеспечения процесса управления предприятием является понятие информационного потока.
Информационный поток — это совокупность циркулирующих между отдельными структурными элементами системы (подразделениями предприятия, отдельными лицами), а также между системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.
В зависимости от связываемых потоком систем потоки делятся на горизонтальные и вертикальные; в зависимости от места прохождения — на внешние и внутренние и в зависимости от направления — на входящие и исходящие.
Информационный поток характеризуется следующими показателями:
· источник возникновения;
· направление движения потока;
· скорость передачи и приема информации;
· интенсивность потока, т.е. количество информации, поступающее в единицу времени.
Система, обеспечивающая прохождение и обработку информации, называется информационной системой. Она делится на две подсистемы: функциональную, состоящую из совокупности решаемых задач, и обеспечивающую, включающую техническое, информационное и математическое обеспечение.
Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств, обеспечивающих передачу и обработку информационных потоков. К этой категории относятся любые используемые для этих целей технические средства — от авторучки и телефона до компьютера и сети Интернет.
Информационное обеспечение включает различные классификаторы, справочники, базы данных и средства формализованного описания данных. В настоящее время в соответствии с требованиями развития рыночной экономики в стране проводится работа по созданию и развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации в соответствии с Законом РФ "О стандартизации" и Государственной программой перехода Российской Федерации на принятую и международной практике систему учета и статистики.
Математическое обеспечение — это совокупность используемых на предприятии методов решения задач, возникающих при управлении предприятием. Эти методы могут быть регламентированы государственными органами, как, например, методика расчета издержек или прибыли предприятия, или нерегламентированными, например метод оценки ожидаемого спроса или составление графика выхода на работу сотрудников предприятия.
Документы в управлении
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.
В управленческой деятельности используют главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные согласно определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией.
Все управленческие документы классифицируются по содержанию, происхождению, назначению, наименованию, срокам исполнения и хранения и другим признакам.
По содержанию выделяют документы по административным вопросам, оперативной деятельности, бухгалтерского учету. По происхождению документы делятся на официальные и личные.
По назначению выделяют документы как средство фиксирования событий (акты, отчеты, протоколы) и документы как средство передачи информации (письма, прайс-листы, оферты).
По месту составления документы подразделяются на внешние, полученные из других организаций или направленные в другие организации, и внутренние, составленные и используемые внутри предприятия. В свою очередь, внешние документы делятся на входящие и исходящие.
По наименованию различают несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются акт, договор, приказ, ведомость, отчет др. Большинство видов документов имеет разновидности. Например, разновидностями договора могут быть: договор о поставке товара, договор купли-продажи, договор аренды и др., разновидностями акта — акт о недостаче, акт о списании товарно-материальных ценностей, акт проверки санитарного состояния помещений и т.д.
По количеству отражаемых вопросов выделяют простые документы, отражающие один вопрос, и сложные, включающие несколько вопросов.
По степени подлинности различают подлинники и копии документов. Подлинник — документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный. Копией документа называют воспроизведение всех его реквизитов.
В зависимости от носителя информации различают бумажные и электронные документы. Документы на других носителях в деятельности торговых предприятий практически не используются. В зависимости от сроков хранения документы бывают постоянного и временного хранения. Содержание и назначение документа определяют его форму и расположение реквизитов. Реквизит — это обязательный элемент, присущий определенному виду документа (дата, адрес, подпись и т.п.). Совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов документа называется его формуляром. Основными требованиями к управленческим документам являются достоверность и краткость содержащейся в нем информации. Необходимость наличия каждого документа должна быть обоснована.
Обработка информации в аппарате управления включает три этапа:
1. документирование информации;
2. обработка информации, содержащейся в документах;
3. организация работы с документами (создание условий для обеспечения движения, поиска и хранения документов).
Первый и третий этапы вместе образуют понятие делопроизводство. Различают административное делопроизводство, занимающееся документами, общими для любой функции управления предприятием, и специальное — по каждой функции (например, бухгалтерское, по личному составу). Ответственность за состояние делопроизводства на предприятии несет руководитель.
1.5 Персонал торгового предприятия
В торговых предприятиях выделяют три вида разделения труда: функциональное, товарно-отраслевое и квалификационное.
Функциональное разделение труда состоит в выделении отдельных функций, выполняемых работниками. По этому признаку весь персонал торгового предприятия делится на управленческий, основной (торгово-оперативный) и вспомогательный. Управленческий персонал, в свою очередь, подразделяется на руководителей, специалистов и технических исполнителей. Руководителей по выполняемым функциям и месту в системе управления принято подразделять на линейных (директор предприятия, менеджер, заведующий секцией и т.д.) и функциональных (начальник отдела маркетинга, начальник отдела кадров и т.д.). Основные должностные обязанности руководителей торговых предприятий представлены в табл. 1.1.
Таблица 1.1 Должностные обязанности руководителей
| Наименование должности | Должностные обязанности |
| Директор (генеральный директор) | Стратегическое планирование деятельности предприятия. Организация работы подразделений предприятия. Обеспечение выполнения предприятием обязательств перед федеральным и местным бюджетами, внебюджетными фондами, поставщиками, покупателями и кредиторами. Вопросы финансово-экономической и хозяйственной деятельности предприятия. Распределение обязанностей в аппарате управления, делегирование полномочий прочим должностным лицам. Организация работы с кадрами, вопросы мотивации персонала. Организация контроля за соблюдением правил техники безопасности, требований законодательства по социальной защите работников и охране окружающей среды. Защита имущественных интересов предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления. |
| Главный бухгалтер | Формирование учетной политики предприятия. Организация бухгалтерского учета и отчетности. Проведение инвентаризации. Своевременное предоставление необходимой бухгалтерской информации соответствующим органам. Контроль за соблюдением законности, своевременности и правильности оформления документов, расходованием фонда заработной платы, начислением и перечислением налогов и сборов, погашением задолженности по ссудам. Проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности. Участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям. Принятие мер по накоплению финансовых средств, взаимодействие с банками по размещению свободных финансовых средств. Руководство работниками бухгалтерии. |
| Менеджер | Планирование предпринимательской и коммерческой деятельности. Контроль за разработкой коммерческих условий заключаемых соглашений, оценка рисков. Анализ и решение организационных, экономических, кадровых и социально-психологических проблем. Подбор и расстановка кадров, мотивация персонала. Организация связей с деловыми партнерами. Анализ спроса. Разработка рекламной стратегии. |
| Менеджер по рекламе | Участие в работах по формированию рекламной стратегии. Организация работы по рекламированию товаров и услуг. Руководство, планирование и организация рекламных кампаний, выбор форм и методов рекламы. Изучение рынка, анализ мотивации спроса на товары и услуги. |
| Начальник отдела маркетинга | Разработка маркетинговой политики. Проведение рекламных мероприятий. Организация и проведение маркетинговых исследований. Определение цен на товары и услуги, скидок, условий оплаты. Подготовка предложений по закупкам товаров. Разработка прогнозов продаж. |
| Заведующий секцией | Организация, планирование и координация работы секции. Участие в формировании ассортимента. Поддержание товарного запаса в секции. Разработка и внедрение мероприятий по улучшению организации и ведения торговли. Организация работы с кадрами, расстановка кадров. Контроль за соблюдением правил продажи товаров. Контроль за наличием на товары, подлежащие обязательному подтверждению соответствия, сертификатов соответствия или других, заменяющих их документов. Контроль за соблюдением санитарно-гигиенических требований, правил и норм охраны труда и техники безопасности. |
| Администратор торгового зала | Контроль за состоянием выкладки товаров, рекламным оформлением торгового зала. Проверка качества и безопасности товаров, срока годности, снятие с продажи некачественных товаров или товаров с истекшим сроком реализации. Контроль за соблюдением персоналом надлежащего качества и культуры обслуживания, правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований. Контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности. Информация покупателей (при необходимости) о потребительских свойствах товаров, ценах, ассортименте, услугах, режиме работы предприятия. Разрешение спорных вопросов с покупателями. |
| Заведующий складом | Руководство складом по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей. Обеспечение сохранности товаров, соблюдение режимов хранения. Ведение учета и отчетности, обеспечение выполнения правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль за исправностью противопожарных средств и состоянием помещения, наличием и исправностью оборудования и инвентаря. Сбор, хранение и своевременный возврат тары. Участие в проведении инвентаризации. |
| Начальник отдела кадров | Участие в разработке кадровой политики предприятия. Определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения. Подбор и расстановка кадров. Организация и проведение аттестации работников. Организация приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством. Организация подготовки документов по пенсионному страхованию и назначению пенсий. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам. Контроль выполнения руководителями подразделений законодательных актов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам работы с персоналом. Обеспечение социальных гарантий работников в области занятости и соблюдения порядка трудоустройства. Организация табельного учета, составления и выполнения графика отпусков. Обеспечение составления установленной отчетности. |
Специалисты — категория работников, которые занимаются анализом поступающей информации, разработкой технических, экономических и организационных решений. К ним относятся сотрудники бухгалтерии, сотрудники отдела маркетинга, товароведы, инспектор по кадрам, юрисконсульт. Основные должностные обязанности специалистов представлены в табл. 1.2.