Управление торговым предприятием (стр. 2 из 13)

Быть устойчивым к возможным ошибкам в определении исходных данных.

Быть научно обоснованным, т.е. вырабатываться с учетом современных достижений науки и техники, закономерностей и тенденций развития экономических процессов, с учетом прошлого опыта решения аналогичных задач.

Быть реализуемым, т.е. не содержать положений, которые помешают выполнению решения в результате порождаемых ими конфликтов.

Быть гибким, т.е. допускать возможность изменения алгоритма достижения цели при изменении внешних или внутренних условий, а также содержать описание состояния объекта управления или внешней среды, при которых выполнение решения должно быть приостановлено и начата разработка нового решения.

Качество решения зависит: от компетентности лица или органа, принимающих решение. Если для решения проблемы привлекаются специалисты, то имеет место так называемая заимствованная компетентность; качества исходной информации (достоверность, полнота, защищенность от помех и ошибок, форма представления); оптимального или рационального характера принятия решения; своевременности; соответствия принимаемых решений действующему на предприятии механизму управления; квалификации кадров, осуществляющих выполнение решения; конкретности содержания; определенности формы (точность, лаконичность формулировок).

Условиями принятия решения являются:

1. Право принятия решения (им обладают линейные руководители).

2. Полномочия (границы, в пределах которых тот или иной руководитель может принимать решения). Разделение и передача права принятия решения носит название делегирование полномочий.

Из понятий права и полномочий следует обязанность принятия решения. В ситуации, требующей принятия решения, руководитель, наделенный правом и полномочиями, обязан его принять.

3. Ответственность за выполнение решения. За выполнение решения отвечает тот, кто уполномочен и обязан принимать решения. За решения коллегиальных органов отвечает их руководитель.

1.3 Подготовка, принятие и реализация решения

Процесс принятия решения состоит из отдельных этапов. Простейшая схема принятия решения (рис. 1.1) предполагает, что процесс представляет собой прямое движение от одного этапа к другому. После выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка нескольких решений, из которых выбирают лучшее. Количество рассматриваемых вариантов зависит от многих факторов, прежде всего от имеющихся в наличии времени, ресурсов и информации, причем главным ограничителем, как правило, является время.

Рис.1.1 Этапы процесса принятия решения

Более детальная схема принятия и реализации решения представлена на рис.1.2, где в составе каждого этапа выделены процедуры, необходимые для его выполнения. Так, основу для постановки задачи составляет возникновение ситуации, которая вызывает появление проблемы. Описание проблемной ситуации дает представление о факторах, которые необходимо проанализировать. Прежде всего, требуется установить, являются ли они внутренними или внешними по отношению к предприятию, так как возможности воздействия на эти группы факторов различны.

К внутренним факторам относят цели и стратегию решения предприятия, структуру управления, организацию торгово-технологического процесса, финансовые и трудовые ресурсы. Они формируют предприятие как систему.

Внешние факторы (поставщики, покупатели, конкуренты) в значительно меньшей степени поддаются воздействию со стороны предприятия. В современных условиях они характеризуются большей сложностью и не определённостью, что существенно затрудняет их учёт и анализ. Другая группа внешних факторов практически не управляема со стороны предприятия, но оказывает на его деятельность существенное влияние.

Этап формирования решения начинается со сбора и обработки информации об имеющихся ресурсах (в том числе ресурсах времени), о поставщиках, торгово-технологическом оборудовании, способах решения аналогичных задач как на данном, так и на других предприятиях; нормативной и справочной информации. Затем осуществляется выбор критериев, по которым будут сравниваться различные варианты решения возникшей проблемы.

На этом этапе также возможен возврат к выбору варианта решения или к обоснованию критериев, если избранный вариант не имеет достаточного ресурсного обеспечения или требует слишком много времени для реализации.

Выполнение решения включает:

· анализ хода работы;

· корректировку решения;

· оперативный контроль и маневрирование ресурсами;

· обеспечение прав и функций исполнителей решения.

Цель контроля за ходом выполнения решения — своевременное выявление отклонений от заданной программы и принятие мер по их ликвидации. К необходимости корректировки решения в процессе выполнения могут привести изменения внешней среды или внутренних факторов, а также ошибки и просчеты, допущенные при обосновании принятого решения.

Оценка достигнутых результатов преследует следующие цели:

· сопоставить запланированный и достигнутый результаты;

· сопоставить запланированные и реальные сроки и ресурсы;

· изучить, как велики были корректировки решения в процессе выполнения.

Все это дает возможность судить об эффективности принятого решения и плана его реализации и служит для накопления управленческого опыта

Рис.1.2. Процесс подготовки, принятия и реализации решения

1.4 Информационное обеспечение процессов управления

В основе процесса управления лежит обработка информации. Информация — сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и в практической деятельности людей. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные звенья системы управления, оптимального распределения ее во времени и пространстве является необходимым условием эффективного функционирования системы управления.

Не все сообщения, попадающие в систему управления, в равной мере могут рассматриваться как информация. Основным критерием, позволяющим считать то или иное сообщение информацией, является его ценность, полезность для достижения поставленных целей. Такое понимание информации приводит к выделению в ней черт относительности: одни и те же сведения могут считаться информацией для одной системы и быть помехой, информационным шумом — для другой.

Информацию, используемую в процессе управления торговым предприятием, можно классифицировать по ряду признаков.

1. По характеру, сфере образования, назначению и формам закрепления (фиксации) вся информация делится на три крупных класса: научно-техническая, управленческая и учетно-статистическая информация. Научно-техническая информация образуется в процессе научных исследований и прикладных разработок, содержится в специальной литературе, патентах, документации на оборудование и т.п. Управленческая информация образуется непосредственно в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая экономическая информация, используемая в целях организации процесса управления предприятием. Такая информация содержится в учредительных документах предприятия, договорах с поставщиками и покупателями, в организационно-распорядительных документах. Учетно-статистическая информация возникает как результат хозяйственной деятельности предприятия и фиксируется в специально созданных документах (формах).

2. По отражаемым объектам вся информация делится на информацию о трудовых, материальных ресурсах, финансах, об основных фондах предприятия, о поставщиках, конкурентах, спросе на товары и т.п.

3. По организационному признаку информация подразделяется на систематизированную, т.е. регламентированную по составу показателей, периодичности, формам представления (например, баланс, отчет о прибылях и убытках, счет-фактура), и несистематизированную, т.е. имеющую свободную форму представления.

4. По направлению передачи информация делится на нисходящую, направленную от объекта к субъекту управления, восходящую (от объекта к субъекту) и горизонтальную.

Требования к управленческой информации

Одним из наиболее важных требований к информации, используемой в системах управления, является ценность информации, под которой понимается ее способность содействовать целям управления. Ценность информации определяется характером объекта и условиями среды, в которой он функционирует. Это качество информации не является постоянным. Оно может со временем достигать максимального значения или, наоборот, утрачивать силу.

Большое значение имеет достоверность информации. В информационный обмен в системе управления могут быть вовлечены ложные сведения (шум), что во многом затрудняет ее функционирование. Достоверность выражает точность соответствия данных о каком-либо событии реальным фактам. На достоверность значительно влияют как средства и способы отображения реальных фактов, так и средства и способы хранения и передачи информации.

Следующим требованием к информации является своевременность. Это свойство тесно связано с ценностью, так как именно своевременностью зачастую определяется ценность той или иной информации.

К обязательным требованиям относится также полнота информации. Под полнотой понимается достаточность информации для решения поставленных задач. При этом следует помнить, что избыток информации (излишние детали и подробности) может тик же затруднить принятие решения, как и ее недостаток.

И наконец, важным требованием является компактность информации. Она позволяет увеличить пропускную способность каналов связи, делает информацию более наглядной и легкой для восприятия, что, в свою очередь, повышает качество ее использования.