Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.
В регистрационно-контрольной карточке указывается :
· корреспондент ;
· содержание письма ;
· поручение губернатора или его заместителей ;
· ответственный исполнитель ;
· срок исполнения ;
· отметка о снятии с контроля.
| Губернатор области 1. Рассмотрение документа , определение формы исполнения. 2. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». | ||||||
| Сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами ( канцелярия ) 1. Регистрация документов, подготовка документов к рассмотрению. 2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, контроль за сроками исполнения, сбор материала о реализации поручения. 3. Подготовка ежемесячных списков. | Первые заместители губернатора области 1. Рассмотрение документов, определение формы исполнения 2. Организация исполнения резолюций. 3. Контроль за исполнением (специалист ) 3. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». | |||||
| 4. Закрытие «В дело». | ||||||
| Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения (специалист) | ||||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Подготовка материалов об исполнении. | ||||||
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа.
Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности. Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка
резолюций представлен в приложении 6.
В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с
регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ.
Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки. Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.
Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение. После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.
·
2.2.3. Контроль за исполнением устных и письменных
обращений граждан
Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются :
· цель, которая при этом преследуется ;
· значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .
Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 :
· устранение недостатков в работе органов государственного управления ;
· оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ;
· получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций ;
· выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.
Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется
с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.
В регистрационно-контрольной карточке указываются :
· фамилия, имя, отчество заявителя ;
· первичное или повторное обращение ;
· вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;
· регистрационный номер и дата получения обращения ;
· адрес заявителя ;
· краткое содержание обращения ;
· поручение губернатора или его заместителей ;
· ответственный исполнитель ;
· сроки исполнения ;
· отметка о снятии с контроля.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.
Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.
Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.
Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.
В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.
За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.
Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 :
· решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ;
· решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;