Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением
поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и
форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
| Сектор документирования отдела документационного обеспечения управления делами | Первые заместители губернатора области 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения исполнением (помощник) 3. Подведение итогов исполнения документа. | ||||||
| Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) | Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения поручений. | ||||||
| 1. Постановка на контроль, доведение до исполнителей. 2. Контроль за сроками исполнения. 3. Сбор материала об исполнении. | |||||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Оформление контрольного дела. | |||||||
| Контрольное управления департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления 1. Постановка на контроль. 2. Проверка полноты исполнения документа. 3. Сбор материала об исполнении. 4. Подготовка проекта постановления о снятии с контроля. | |||||||
- прохождение документов на исполнение.
- прохождение документов после исполнения.
Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.
На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
· вид документа (постановление губернатора) ;
· орган, издавший документ ;
· номер документа ;
· дата издания документа и его регистрационный номер ;
· краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
· ответственный исполнитель ;
· номер пункта контролируемого документа ;
· краткое содержание задания этого пункта ;
· срок исполнения ;
· отметка о снятии с контроля.
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.
Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).
Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.
В плане предусматривается :
· последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;
· сроки исполнения мероприятий ;
· ответственные за исполнение этих мероприятий ;
· график проверок фактического исполнения.1
Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях :
· план организации выполнения документа ;
· протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;
· промежуточные и итоговые справки об их реализации ;
· статистические данные ;
· материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;
· статьи из газет и т. д. ;
· информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.
При необходимости продления сроков выполнения документа,
исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на
имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о
продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации. Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.
Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.
Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что :
· в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;
· руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ;
· установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.
·
2.2.2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.