В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат. Организация контроля исполнения документов в администрации области предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения 1 :
· отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;
· обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;
· позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.
Ежемесячно анализируется состояние контроля за исполнением поставленных на контроль документов за истекший период и в виде обобщенной информации направляются материалы губернатору. Форма обобщенной информации представлена в приложении 9.
В сводках, представляемых руководству, указываются :
· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ;
· количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ;
· количество исполненных документов ;
· количество документов, не выполненных или выполненных позднее
установленных сроков ;
· причины задержек исполнения документов.
В структурные подразделения направляются :
· перечень документов, находящихся на исполнении (приложение 10) ;
· перечень документов, исполненных за месяц (приложение 11) ;
· перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по
ускорению исполнения документов, повышению исполнительской
дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам
Приоритетным направлением является осуществление постоянного и эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам
высших органов государственной власти (правительственным документам).
Схема организации контроля за исполнением поручений губернатора по
официальным документам представлена на рис. 2.1. Рассмотрим ее более подробно.
| Губернатор области 1. Рассмотрение документа , определение формы исполнения. 2. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело». | ||||||
| Управление делами | ||||||
| Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) 1. Регистрация документов, подготовка документов к | Первые заместители губернатора области 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за исполнением (помощник) 3. Подведение итогов исполнения документа. | |||||
| рассмотрению. 2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, | ||||||
| контроль за сроками исполнения, сбор материала о реализации поручения. 3. Подготовка ежемесячных списков. 4. Закрытие «В дело». | Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения резолюций. | |||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Подготовка материалов об исполнении. | ||||||
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.1. Схема контроля за исполнением поручений губернатора по официальным документам
Поступающие в администрацию области официальные документы органов государственной власти Российской Федерации (в дальнейшем - правительственные документы) регистрируются в секторе контроля. При регистрации проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по электронной картотеке и заполняется регистрационно-контрольная электронная карточка в базе данных ПЭВМ и учетная карточка, прилагаемая к документу. Образцы регистрационно-контрольной и учетной карточек представлены в приложениях 1, 2. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
· орган, издавший документ ;
· вид документа (указ, постановление, распоряжение) ;
· номер и дата издания документа ;
· содержание документа ;
· поручение губернатора области с указанием даты и подписи ;
· фамилия исполнителя, которому передан документ для исполнения или ознакомление.
На обратной стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа :
· дата и номер отправляемого документа ;
· дата снятия правительственного документа с контроля.
Начальник сектора контроля оформляет зарегистрированные документы к рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает их для доклада губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы, возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение, ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому поручен созыв или сбор.
Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов, поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о результатах исполнения поручений. Контроль за сроками
исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом правительственном документе определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.
Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в
регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а затем передает документ исполнителю.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа.
В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1
Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного
документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,
если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.