Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения прибыли с наименьшими затратами, и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология [4].
Правильно сделанное капиталовложение в локальную компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов:
- повышение производительности труда;
- рационализация ведения дел;
- снижение затрат на аппаратные средства;
- снижение административных накладных расходов.
В первую очередь рассмотрим фактор повышения производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.
Также достаточно важным фактором является рационализация ведения дел. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, осложняющим элементом данного фактора является частая низкая компьютерная грамотность персонала и несогласованность действий подразделений предприятия.
Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большого числа работников.
Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделений в организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей [11].
Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что в конечном счете, повышает рентабельность организации.
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним, значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы [3].
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот, не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.
Первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируете автоматизировать. В большинстве случае, для его осуществления требуется привлечение профессиональных консультантов.
Прежде, чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы.
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Одним из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено, как центр финансового учета с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь, повышает ответственность каждого из таких руководителей и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов[2].
При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут субъективно трактовать информацию при передаче.