Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента (стр. 2 из 5)

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется, и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации [9].

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

3.1 Уровни информационного обеспечения менеджмента

Менеджеры в организациях выполняют следующие функции: планирование (прогнозирование), организация (координация), стимулирование (мотивация), учет, анализ, контроль. Выполняя эти функции они используют информацию.

Для характеристики их информационных потребностей используется определенный уровень информационного обеспечения и тип используемой информации.

Информация необходимая для каждого уровня менеджмента касается направляющих и контрольных действий, работающих в организации, в таблице 2.1 приведены типовые задачи каждого из нижеперечисленных уровней.

Таблица 2.1 Уровни использования информации

УРОВНИ	ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ФУНКЦИЯ
1	2
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ	Внешняя информация используется для прогнозирования будущего состояния организации.
МЕНЕДЖМЕНТ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ	Внешняя и внутренняя информация необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации.
ОПЕРАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ (ОПЕРАТИВНЫЙ)	Внутренняя информация используемая для планирования, организации и контроля текущей производственной деятельности.
СДЕЛКИ И РЕГИСТРАЦИЯ	Информация о множестве индивидуальных действий, совершающихся в деятельности организации.

На стратегическом уровне менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о перспективных направлениях деятельности. Они должны внимательно анализировать внешнее окружение.

На уровне менеджмента подразделений необходима информация, которая может оказать содействие работающим и проконтролировать их действия [10].

Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумагах, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли. По мере того как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они это делают для получения общей информации. Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Данная информация чаще используется на стратегическом уровне, чем на операционном. Совсем не используется на уровне совершения сделок.

Специфическая информация, которая удовлетворяет особым требованиям и может быть запрошена, когда вы проверяете какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрашиваемой, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась. Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть на информации, которая удовлетворяет особым требованиям.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем- либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобно стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Достаточно часто используется при выполнении функции контроля. Эту информацию получают менеджеры высшего звена, в меньшем объеме – среднего звена. Исключительная информация является обязательной при решении задач стратегического характера.

Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде [6].

Пятый тип информации – контрольная информация, которая необходима при корректировании планов или других действий, причем, когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации. Шестым типом является распределительная информация, которая полезна для управленческих решений о том, как распределить персонал, время, оборудование или финансы, в соответствии с проектом. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам. Распределительная информация используется для планирования на определенном уровне.

Седьмой тип - направляющая информация, используется для принятия решений по конкретному экономическому вопросу.

При осуществлении деятельности, т. е. реализации планов большая роль уделяется стимулирующей информации и специфической информации. Эти виды информации используются как на уровне операционного менеджмента, так и на уровне проведения сделок. Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений или производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.

3.2 Типы информационных систем

Тип информационной системы зависит от того чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рис. 2.2 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.