1. Загальні положення;
2. Функції;
3. Обов'язки;
4. Права;
5. Відповідальність.
Інструкції переглядаються в разі зміни функцій підрозділу та зміни функцій працівника. Вони розробляються за участі виконавця й керівника підрозділу, із залученням працівників кадрової служби.
Керівник підприємства діє на основі статуту підприємства та законодавчих актів. Керівники підрозділів діють на основі положення про підрозділи, тому для них посадову інструкцію можна не розробляти. Затверджує посадову інструкцію керівник підприємства або його заступник.
Опишемо посадову інструкцію головного бухгалтера. Основні відомості з неї:
1.Загальні положення.
1.1.Здійснює керівництво організацією обліку фінансово-господарської діяльності об'єднання на основі положення про головних бухгалтерів.
2.Обов'язки.
2.1.Організовувати правильну постановку і достовірність бухгалтерського обліку і звітності.
2.2.Здійснювати контроль за економією і господарським розрахунком.
2.3.Забезпечувати правильну і раціональну організацію обліку фінансово-господарської діяльності товариства.
2.4.Забезпечувати раціональну організацію бух.обліку на основі максимальної централізації.
2.5.Організовувати правильний і своєчасний облік засобів підприємства.
Встановлення достовірно і вчасно розміри витрат виробництва і обліку. Виконання кошторисних видатків.
2.6.Розробляти інструкції, укази по організації і веденню бух.обліку.
2.7.Контроль за своєчасністю проведення інвентаризації.
2.8.Забезпечувати своєчасне стягнення дебеторської та кредиторської заборгованості.
3.Права.
Має право:
3.1.Давати вказівки і розпорядження з питань бух.обліку і звітності.
3.2.Підписувати документи, що служать основою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей.
4.Відповідальність.
4.1.За правильну організацію бух.обліку.
4.2.Своєчасне виконання вказівок і розпоряджень вищестоящих організацій.
4.3.Збереження бухгалтерських документів.
Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій та ін.
Комунікації виникають:
• між організацією і зовнішнім середовищем (обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти; під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, відео стрічки та ін.);
• між рівнями, підрозділами та працівниками організації.
Носіями інформації є документи, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми. Документація – письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вони є. При організації діяльності слід розробити систему діловодства функціями якого є:
· попередній розгляд і облік документів;
· довідково-інформаційне обслуговування;
· контроль за виконанням;
· вдосконалення (раціоналізація) документообігу;
· експедиційна обробка та транспортування документів.
Комунікаційний процес – обмін інформацією між двома і більше людьми, працівниками з метою розв'язання проблеми. Складовими процесу комунікації є:
· відправник (джерело) – той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;
· повідомлення – інформаційна ідея, яка за кодова з допомогою символів;
· канал – засіб передачі інформації;
· отримувач (споживач) – особа, для якої призначена інформація.
Компонентами інформаційної системи підприємства є банк і відповідні бази даних, використовувана мова (сукупність знаків і класифікаторів), а також комплекс медалей і програм, що забезпечують роботу з даними.
З позиції системного підходу інформаційний менеджмент має охоплювати планування, організацію, координацію та контроль інформаційної діяльності і процесів, а також комунікації в середині підприємства з метою поліпшення його роботи. При цьому передбачається цілеспрямоване використання інформації як ресурсу.
На МПП ТзОВ "Продекологія" будуть застосовуватись як внутрішні так і зовнішні засоби зв'язку. Останні будуть здійснюватись за допомогою телефону (факсу) та через посильних. Внутрішні засоби зв'язку будуть реалізовуватись переважно по телефону, рідше через посильних. Промоделюємо для прикладу один із комунікаційних процесів, який буде застосовуватись на виробництві.
За допомогою зовнішніх засобів зв'язку на підприємство поступила інформація, щодо введення нових міжнародних стандартів стосовно виготовлення ряду виробів деревообробної промисловості. У зв'язку з цим начальник відділу контролю готує документ про впровадження міжнародних стандартів і за згодою директора МПП ТзОВ "Продекологія" він займається впровадженням їх у виробництво. З цією метою він уточнює документ з заступником з виробництва, інженером з охорони праці та техніки безпеки і безпосередньо з своїм заступником. Останній в свою чергу веде переговори з начальником супутнього виробництва щодо дотримання введених стандартів та контролю якості виготовленої при цьому продукції. Після цього начальник відділу контролю доповідає керівнику підприємства про успішне чи неуспішне введення даних стандартів у виробництво.
Застосування методів і прийомів інформаційного менеджменту на підприємстві дає змогу підвищити ефективність наявних інформаційних систем, уникнути невиправданих витрат і підвищити конкурентоспроможність.
Управлінське рішення – процес, який реалізується суб'єктом управління і визначає дії, спрямовані на вирішення поставленого завдання в наявній чи спроектованій ситуації. Будь-яке управлінське рішення має:
· Суб'єкт, тобто особу або орган, що приймають рішення;
· Об'єкт, тобто трудовий колектив або окремі працівники, які повинні виконувати це рішення;
· Предмет, тобто зміст рішення, в якому визначається що потрібно робити, як саме і що в результаті треба отримати.
За допомогою рішень на МПП ТзОВ "Продекологія":
· встановлюються цілі діяльності;
· закріплюються люди за посадами і робочими місцями;
· визначаються функції, права й відповідальність працівників;
· встановлюються правила поводження на роботі;
· розробляється система заходів що до заохочення працівників і стягнення;
· розподіляються ресурси – матеріальні, трудові, фінансові;
· оцінюється якість послуг.
Потреба у прийняті управлінського рішення виникає у зв'язку з обставинами зовнішніми (припис вищої організації, регулювання взаємовідносин з підприємствами) і внутрішніми (відхиленням від заданих параметрів, виникнення вузьких місць, виявлення резервів, заохочення працівників). Рішення мають відповідати вимогам: обґрунтованість, своєчасність, здійсненність, економічність, точність формулювань, ефективність.
Технологія прийняття управлінського рішення має охоплювати такі стадії: Стадія підготовки – проводиться економічний аналіз ситуації на мікро- і макрорівні, що поєднує пошук, збір, опрацювання інформації, виявлення і формулювання проблем, які потребують розв'язання. Стадія ухвалення – здійснюється розробка та оцінка альтернативних рішень; добір критеріїв ухвалення оптимального рішення, вибір і прийняття найкращого рішення. Стадія реалізації – розробляються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців; здійснюється контроль за його виконанням; вносяться необхідні корективи; дається оцінка результату.
Прискорити процес прийняття рішень і підвищити їхню якість можна, дотримуючись таких рекомендацій:
· - формулювання проблем, розробка та вибір рішення мають бути с концентровані на тому рівні ієрархії управління, де для цього є відповідна інформація;
· - інформація повинна надходити від усіх підрозділів фірми, що перебувають на різних рівнях управління і виконують різноманітні функції;
· - вибір і ухвалення рішення мусять віддзеркалювати інтереси й можливості тих рівнів керування, на які покладатиметься виконання рішення або які заінтересовані в його реалізації.
Успішне керівництво реалізацією його рішень потребує не лише раціонального розподілу робіт між підлеглими, але й здатності налаштовувати їх на виконання завдань, виявлення ініціативності. У менеджменті доцільно використовувати всі форми зовнішнього впливу на працівника. Ефективність управлінських рішень залежить від своєчасності здійснення коригувального впливу органу управління в разі зміни умов реалізації рішень. Тому важливим завданням менеджера є організація надійного зворотного зв'язку, який здійснюють за допомогою контролю. У процесі контролю враховують можливі помилки, прорахунки, корегують рішення, усувають вплив факторів, що порушують запланований хід виробничого процесу. При цьому не лише перевіряють фактичне використання рішення, а й уточнюють і доповнюють самі рішення, вживають дієвих заходів щодо усунення виявлених недоліків.
Менеджери – категорія працівників, які професійно здійснюють управління людьми, вони відповідальні за отримання результатів від конкретних зусиль інших людей, котрі працюють як індивідуально, так і об'єднані в групи.
До менеджера передусім пред'являється вимоги високого професіоналізму й компетентності. Він повинен поєднувати риси висококваліфікованого фахівця, що володіє технічними та економічними знаннями, та організатора діяльності, який виконує адміністративні функції.
Характер праці менеджера визначається тим, що він реалізує функцію керівництва. При цьому перед ним постає завдання – інтегрувати систему керування в єдину цілу, координувати дії її ланок.