Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер должен выполнить следующее.
1. Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.
2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.
3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.
4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.
5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.
7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.
8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через своего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подразделений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.
С 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием или под руководством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководства предприятия, во втором – о совещании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и другие участники совещаний извещаются заранее (например накануне вечером).
С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в частности рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и передаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.
С 12.00 до 12.30 офис-менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.
С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для решения текущих вопросов работы офиса. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.
На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами предприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев – продолжено) обсуждение текущих вопросов работы офиса (так называемый бизнес-ланч).
С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.
С 14.30 до 15.00 офис-менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия через секретаря.
С 15.00 до 16.00 офис-менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.
С 16.00 до 17.00 офис-менеджер работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).
С 17.00 до 17.30 – резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопросам.
С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (лично или по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о наличии материалов ограниченного доступа. Кроме того, офис-менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.
Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.
Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.
Заключение
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.
Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.
Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.
Следовательно, он является самым настоящим управленцем.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о «смежных», родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «просто» менеджере и об администраторе.
Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.
Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.
1. Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.
2. Основы управления персоналом офиса.
3. Основы кадрового менеджмента.
4. Основы документационного обеспечения управления.
5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.
6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.
7. Деловой этикет в офисе.
8. Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно – компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).
Итак, офис-менеджер – это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.
Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300$), а предлагаемый – 7500 руб. (около 250$).