Управление человеческими ресурсами на основе информационных технологий (стр. 2 из 3)

Прием на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации. Чтобы облегчить процесс подбора кандидатов. Многие предприятия подготавливают документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать работник: квалификационная карта и карта компетенций, отражающие требования к должности, которые служат основой для подготовки плана собеседования с кандидатом.

Автоматизация на этом этапе представляет собой составление форм должностных инструкций с помощью компьютера, а затем при необходимости можно будет просто сделать в них необходимые изменения. В компьютере должна быть заложена общая форма инструкции, которую можно редактировать применительно к каждой вновь вводимой должности, также создается специальная база должностных инструкций, которые в случае изменения требований можно редактировать. Поэтому на данном этапе сотрудники кадровых служб смотрят, если вакантная должность уже существует в штатном расписании, то изменять должностную инструкцию им не придется.

Значимыми документами при анализе работы сотрудника являются квалификационная карта и карта компетенций. Они подготавливаются совместно с руководителем подразделений и специалистами кадровой службы на основе должностной инструкции и представляют собой набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать «идеальный» работник, имеющий основание занимать эту должность.

Квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов. Ее использование дает также возможность структурированной оценки кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой. Когда предприятию необходимы новые работники, перед кадровой службой возникают два вопроса: где искать потенциальных работников (источники) и как известить заявителей об имеющихся рабочих местах (способы)?

Схема поиска кандидатов для замещения вакантной должности в организации через сеть Интернет или локальную сеть внутри организации является эффективной и часто оптимальной.

Рис. 2 Схема поиска кандидатов на вакантные должности организации через локальную сеть или сеть Интернет

Внутренние источники подразумевают эффективное использование имеющегося на предприятии персонала и возможность обойтись без нового набора. Когда кадровая служба сталкивается и испытывает затруднение с получением достоверной информации о необходимости поиска работника внутри предприятия, она обращается к электронной базе данных и подбирает там работников, которые по уровню своей квалификации и профессиональной компетенции смогли бы выполнять данную работу, отбираются наиболее подходящие, а затем требуется их согласие выполнять работу.

Как правило, сегодня почти каждое предприятие имеет возможность выхода в сеть Интернет, где можно связаться с агентствами по найму персонала, службами занятости, образовательными учебными заведениями. Если необходимо привлечь персонал из внешних источников, в агентства по найму персонала по сети посылают запросы с указанием характеристик тех претендентов, которые нужны. По сети же предприятие получает ответ о кандидатах. Если предприятие заинтересовано проверить этих кандидатов, то оно назначает им встречу, и далее идут соответствующие этапы процесса найма, оценки и их отбора.

На предприятии в момент подбора кадров, если используется программное обеспечение то, формируется база данных (БД), в которую заносят необходимые сведения из всех присланных резюме, затем программе задаются критерии отбора кандидатам по требуемым сведениям из их резюме. Программа, после соответствующей обработки выдает список тех кандидатов, которые удовлетворяют заданным условиям.

Данные из остальных резюме могут быть занесены в специальную БД, к которой сотрудники кадровых служб могут в случае необходимости обратиться. БД по резюме обеспечивает выбор кандидатов для найма на работу, затем их данные переносятся в личное дело либо в БД, затем их данные переносятся в личное дело либо в БД по возможным кандидатам в будущем. Кандидаты, успешно прошедшие предварительный отбор, направляются на собеседование. Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами приведена ниже, на рис.3

Рис. 3 Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами

Компьютеризация кадровой работы любого предприятия в современных условиях является одним из ключевых направлений его развития и конкурентоспособности на рынке.

Поскольку автоматизированная обработка кадровых данных, принятия персональных решений, автоматизация отдельных кадровых процедур и технологий дают значительный выигрыш во времени и преимущество перед конкурентами, выигрывается не только время, но и уменьшаются связанные с этим материальные затраты и другие риски.

Естественно, нельзя полностью оценивать кандидатов при помощи компьютера, поскольку некоторые личностные качества – такие, как умение общаться с людьми, тактичность, вежливость, пунктуальность, умение общаться с людьми, пунктуальность – невозможно оценить, не вступив в личный контакт с кандидатом.

Поэтому необходимо делать упор только на то, чтобы с помощью существующих информационных технологий, программного обеспечения можно создать требуемые БД по персоналу и кандидатам на должности, кроме того, хранить различные формы документов и изменять их при помощи современных текстовых редакторов, создавать справочную информацию, облегчить поиск кандидатов, а так же переложить на ЭВМ выполнение рутинных операций, не требующих личного участия специалистов по персоналу.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в сфере поиска и отбора персонала окончательное решение должен принимать руководитель, за это отвечающий, основываясь на наиболее оптимальных рекомендациях, выданных с помощью ЭВМ.

2. Основные направления использования программного обеспечения в кадровой работе

2.1 Автоматизированные рабочие места в управлении человеческими ресурсами

В управлении персоналом руководителю приходится иметь дело с определенными объемами информации, которая часто имеет закрытый для посторонних лиц характер. Для этих целей в кадровых отделах и службах используются, как правило, автоматизированные рабочие места (APM). Они представляют собой совокупность технических, программных, языковых и методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой информации. АМР конструктивно выполнены на базе персональных компьютеров или в отдельных случаях – дисплеев, подключенных к любому другому компьютеру. При этом к компьютеру подключаются необходимые устройства (принтеры, сканеры), а также внешние накопители информации.

Существующие программные продукты используемые в кадровой работе создают возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой – интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы сотрудников кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой.

АРМ чаще всего включаются в состав информационных систем, которые обеспечивают автоматизированный подбор и поиск кадровых информационных документов, их формирование по внешним атрибутам и атрибутам содержания. В этих системах осуществляется индексация кадровых документов с учетом «поискового образа», с указанием ключевого слова, вида документа и др. Содержательная часть некоторых АРМ включает тексты характеристик различных руководителей. Чтобы найти персональную информацию, относящуюся, например, к конкретному руководителю, необходимо указать параметры поискового образа.

Как правило, в состав кадровой информации, также влючены сведения об образовании, о специальности, знание иностранных языков, получаемой заработной плате, должностях. Программное обеспечениае АРМ позволяет выдавать требуемую информацию по аналитическим кадровым запросам, справки по анализу движения кадров.

В результате использования АРМ работник кадрового отдела или службы получает возможность решать стоящие перед ними задачи на качественно новом уровне, достигая тем самым требуемой оперативности в своей работе. В ходе обработки персональной информации в целях формализации осуществляется ее разделение по различным признакам. АРМ позволяют выдавать информацию по кадровому составу (кто и в какой период принят на работу, на какую должность назначен), а также производить необходимые операции по поиску информации и формированию ответов на запросы в режиме диалога.

В любой организации, имеющей значительные объемы регистрируемых кадровых документов, АРМ помогают значительно упростить и ускорить трудоемкие и «рутинные» операции по поиску документов, контролю их продвижения и получению разнообразных справок. Удобный и простой интерфейс позволяет быстро освоить работу с АРМ даже неподготовленному работнику, а гибкость его программного обеспечения позволяет настраивать АРМ практически на любой тип кадрового документа.

В последнее время одним из популярных способов набора персонала является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных работников, в частности, через сеть Интернет. Некоторые организации практикуют уведомление своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления работников со стороны. Хорошим способом является и обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.