ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
«ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО НПП «МАРГАНЕЦ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ NAUDOC»
Введение
Рыночная экономика позволила многим промышленным предприятиям воспринять передовые методы организации производства и ведения бизнеса.
Совершенствование системы управления предприятия в условиях информационной экономики происходит на основе информационных технологий.
Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.
Имеющиеся ресурсы предприятия можно использовать различными способами. Поскольку ресурсы всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятие правильного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимально эффекта. Именно предоставляемая информационными технологиями информация позволяет осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения главных, приоритетных задач предприятия.
Достижение целей организации осуществляется на основе информированности менеджеров организации о продвижении продукции и услуг на рынок, новых технологиях в условиях изменяющейся рыночной ситуации.
Быстрое изменение параметров современной внешней среды приводит к увеличению объемов и скорости информации, поэтому для успешного ведения бизнеса необходимо сокращать время принятия решения, что неизбежно приводит к увеличению в скорости передачи и переработки информации на базе применения новых информационных технологий. Анализ тенденций и закономерностей развития информационных процессов в сфере бизнеса подтверждает вывод о высоких темпах информатизации, как процессов управления, так и процессов производства товаров и услуг.
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполнения обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять – значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.
Организованные в системы знания повышают профессиональную компетентность сотрудников и позволяют осуществлять деятельность предприятия более рационально, целенаправленно и экономно, а, следовательно, более эффективно.
Современное общество часто называют информационным. Бурлящий океан информации окружает человека 24 часа в сутки. Информация поступает по радио, телевидению, компьютерным сетям и по другим каналам. Индустрия информатизации как таковой, производство средств обработки информации (программного обеспечения) и производство оборудования, на котором будет работать это программное обеспечение.
В федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002–2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.
Актуальность совершенствования традиционного документооборота обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов.
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумаг определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также при воздействии этих решений на производственные процессы. В результате, перемещение бумаг задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений.
Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.
Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система документооборота NauDoc должна повысить действенность управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.
Цели и задачи дипломного проекта:
Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.
Целью дипломного проекта:
· является совершенствование информационной системы документооборота ООО НПП «Марганец».
Задачи дипломного проекта:
· анализ существующей системы документооборота;
· анализ альтернативных систем документооборота;
· выбор наилучшей системы документооборота;
· построение проекта системы документооборота на основе выбранной системы.
· оценка эффективности внедрения автоматизированной системы документооборота NauDoc.
1. Предпроектное обследование предприятия
1.1 Характеристика ООО НПП «Марганец»
Компания ООО НПП «Марганец» создана в 1992 году. Данная компания располагается по адресу г. Екатеринбург, проспект Ленина 101 корпус 2, офис 305.
Отраслевая принадлежность ООО НПП «Марганец» – наука, промышленность, торговля.
Организационно-правовая форма данного предприятия – общество с ограниченной ответственностью научно-производственное предприятие. Научно – производственное предприятие учреждённое юридическим лицом общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделён на доли определённых размеров.
К источникам финансирования относятся частные, хозяйственные договора.
Данная компания оказывает услуги по созданию технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, а также торговля ферросплавами.
В системе рыночных отношений ООО НПП «Марганец» занимает место посредника соединяющего продавцов сырья и заводы.
Миссией организации ООО НПП «Марганец» является разработка технологий получения ферросплавов для обеспечения общественного благополучия, сбережения природного сырья, и развития металлургической отрасли.
Целью организации в данный момент времени является выживание. Предприятие находится стадии старения жизненного цикла, за которым следует ликвидация или обновление.
За годы существования компания зарекомендовала себя, как ответственного и надёжного партнера.
1.2 Организационно-функциональная структура предприятия
Предприятие ООО НПП «Марганец» имеет линейную структуру, во главе организации находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз, обязательны для выполнения нижестоящими звеньями.
Преимуществами данной структуры являются: единство и чёткость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности предприятия, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой подразделений.
Недостатками линейной структуры являются: высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия, а также перегрузка информацией.
Имея определённое представление о себе самом и о своих возможностях, обладая определёнными намерениями в отношении организации, имея определённые намерения в отношении организации и, наконец, исходя из своих целей и текущих возможностей, индивид вступает во взаимодействие с организацией, предполагая занять в ней определённое место, выполнять определённую работу и получать определённое вознаграждение.
В структуре предприятия ООО НПП «Марганец» можно увидеть наличие последовательной взаимозависимости работ. Такая взаимозависимость появляется в организации тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое или другие подразделения.
Поскольку в данном предприятии нет разграничений на подразделения, данная взаимозависимость распространяется на сотрудников предприятия (менеджер-бухгалтер).
Надо сказать, что помимо последовательной взаимозависимости есть ещё и групповая взаимозависимость.
Групповая взаимозависимость является самой сложной из существующих, так как состоит как бы из многих связанных взаимозависимостей. Данная взаимозависимость требуется в тех случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределённости.
Наличие такой структуры в предприятии «Марганец» создаёт трудности в деятельности предприятии. Это связанно с тем, что всё происходящее в компании целиком зависит от генерального директора, его целей возможностей и способностей. Такое положение приводит к «текучке» кадров, это связанно с тем, что сотрудники не влияют на работу предприятия, решения принимает директор, и весь трудовой процесс и успешность компании зависит только от него. Генеральный директор является собственником компании. Всё это приводит к проблемам во всём коллективе.