Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит
| Эрв = Эт * 3 * N * S, где: | (6) | ||
| Эт | - | экономия трудозатрат; | |
| N | - | количество мест по запуску системы; | |
| S | - | среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника. | |
Эрв = 0,225* 12 * 3 * 5 000 = 40 500 р./год
В течение года работники ООО НПП «Марганец» распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит
| Эсб = (Эм + Эа + Эр) / 500 * С, где: | (7) | ||
| Эм | - | распечатала страниц текста в течение года; | |
| Эа | - | копии подлинников документов; | |
| Эр | - | разослано единиц корреспонденции (листов формата А4) за год; | |
| С | - | стоимость одной пачки (500 листов). | |
Эсб = (24 000 + 11 500 + 5 400) / 500 * 120 = 9 816 руб./год
Общая экономия равна:
| Э = Эрв + Эсб, где: | (8) | ||
| Эрв | - | экономия рабочего времени сотрудника за год; | |
| Эсб | - | стоимость сэкономленной бумаги в год. | |
Э = 40 500 + 9 816 = 50 316 руб./год
Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления равен:
| Т = Рд / Э, где: | (9) | ||
| Рд | - | суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС ДОУ за год; | |
| Э | - | годовой экономический эффект. | |
Т = 75 000 / 50 316 = 1,49 ≈ 1 год 6 месяца
Данный расчет показывает, что срок окупаемости автоматизированной системы электронного документооборота NauDoc окупится приблизительно через 1 год 6 месяца.
5. Специфика организации предприятия малого бизнеса на этапе становления
Жизнь человека и коллектива представляет цепь постановки – решения задач. Главная, подавляющая трудность заключается здесь в их величайшей разнородности.
Всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей. Это значит: всякую человеческую деятельность – техническую, общественную, познавательную, художественную – можно рассматривать как некоторый материал организационного опыта и исследовать с организационной точки зрения.
В обыденной речи словам «организовать», «организация, «организаторская деятельность» придается смысл более узкий, более специальный. Но если мы захотим дать понятиям научную определенность и точность, то этот обыденный смысл их не может быть удержан как смутный и заключающий в себе непоследовательности. Всего чаще термин «организовать» употребляется тогда, когда дело идет о людях, об их труде, об их усилиях. «Организовать предприятие», «организовать армию» или «кампанию», «защиту», «атаку», «исследование» и т.п. – значит сгруппировать людей для какой-нибудь цели, координировать и регулировать их действия в духе целесообразного единства. Но анализируем ближе один из этих примеров, положим, наиболее типичный – «организовать предприятие», и немедленно обнаружится, что даже тут понятие шире, что оно относится не только к человеческим активностям.
Организатор предприятия объединяет работников, комбинирует их трудовые акты. Многие из этих актов могут быть замещены движениями машин. Когда вводится машина, то перед организатором задача выступает в таком виде: координировать, т.е., целесообразно сорганизовать действия работников с работой машин. Организуемым объектом оказываются и живые, и мертвые активности, взятые вместе.
Мы видим, что человеческая деятельность – от простейших до наиболее сложных ее форм – сводится к организующим процессам. Остается только еще деятельность разрушительная.
Итак, все интересы человечества – организационные. А отсюда следует: не может и не должно быть иной точки зрения на жизнь и мир, кроме организационной.
Термин «организация» может обозначать определённую деятельность по организации, включающую в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координации и т.д. В этом случае организация выступает как процесс, связанный с целенаправленным воздействием на объект и, значит с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых.
Организация создаётся как инструмент решения общественных задач, средством достижения целей, поэтому на первом плане при изучении её стоят такие проблемы, как выяснение целей и функций, эффективности результатов, мотивации и стимулировании персонала. Самый ключевой элемент организации – цель. Именно для неё люди сходятся в организации, именно ради её достижения выстраиваются в иерархию и вводят управление.
В настоящее время в ООО НПП «Марганец» используются «цели ориентации: общие интересы участников, реализуемые через организацию, соответствуют свойству организации как человеческой общности; в них проявляются целеустремлённые свойства человеческого фактора.
Именно поэтому согласование всех компонентов целевой структуры организаций – важнейшая задача управления, а их рассогласование-источник дисфункций и патологии в организационных отношениях.
Цели организации изменяются на протяжении всего жизненного цикла организации. В нашем случае, цель организации зависит строго от целей руководителя-собственника, а только потом и от остальных участников бизнес-процесса. Следствием такого формированием целей стали проблемы, возникшие в организации.
Если озвучить цель собственника, то это непременно будет звучать следующим образом: получение прибыли в результате работы предприятия.
Как уже было сказано выше, с течением жизненного цикла организации, цели имеют свойство меняться. Изменения зависят: от условий, в которых находиться организация и от интересов участников бизнес-процесса. Как выяснилось, не у всех участников процесса цель-получение прибыли, для кого-то цель – самореализация.
Нами была составлена схема организационных особенностей становления малого бизнеса на примере ООО НПП «Марганец».
На этапе начальном этапе своего существования деятельность предприятия приносила доход. Предприятие считалось успешным, прибыльным. За годы своего существования сформировало положительную репутацию на рынке.
Но в период 1996–1998 гг. происходит ситуация, назовём её условно «Обман», которая приводит предприятие к банкротству. Для того чтобы не потерять место на рынке, руководитель – собственник расформировывает штат сотрудников, и в одиночку пытается решить проблемы предприятия. Именно в этот период руководитель ставит свои цели, как цели организации. Такие действия приводят к организационным дисфункциям, следствием чего является организационная патология – самоцентризм, к этим понятиям мы обратимся чуть позже.
Организационная дисфункция означает целенедостижение, когда в функционировании организации обнаруживаются устойчивые сбои по каким-то очень важным и трудноискоренимым причинам.
Кризисная ситуация на предприятии длилась с 1997–2003 гг. Постоянно изменяющиеся условия на рынке подталкивали руководителя к изменениям в управлении организации.
Разумеется, центральной осью функционирования трудовых организаций является управление. Объектами управления являются индивид, группа, организация, другие социальные образования и процессы.
Методы управления – это комплекс социальных методов целенаправленного воздействия на работников, группы и коллектива.
Понятие «руководство» близко к понятию «управление» и используется для выделения особого типа организационных отношений, а именно работы руководителя с подчинёнными в непосредственном контакте по решению служебных задач.
В процессе руководства проявляются личные особенности руководителя, поэтому складываются разные стили руководства. Стиль руководства можно обозначить, как систематическое проявление каких-либо личных качеств руководителя в его отношениях с подчинёнными, в способах решений деловых проблем.
В нашем случае руководитель имеет демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно.
Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.