Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.
4. Оценка эффективности внедрения системы NauDoc
Результаты внедрения системы электронного документооборота:
· повышение эффективности управления;
· увеличение степени ответственности сотрудников, в том числе из-за известности целей;
· рост производительности труда;
· сотрудники обеспечиваются актуальной информацией;
· повышение качества и уровня предоставляемых услуг;
· снижение рисков;
· обеспечение безопасности хранения коммерческой информации.
Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления – это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации. В настоящее время нет единой методики расчета эффективности, поэтому выполним расчеты, объединив предложения автора по этому вопросу и положения, опубликованные в литературе по внедрению автоматизированных систем.
Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:
·прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);
·эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система (скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д. (неисчисляемые выгоды)).
Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области – скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.
Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. АС ДОУ снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и ее анализа, а также обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на дальнейшее рассмотрение.
Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Автоматизированная система документационного обеспечения управления снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объема ручного труда по обработке данных и уменьшению расходов на доставку документов географически отдаленным пользователям. Использование электронных средств для хранения данных снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.
Понятие качества услуг связано с объемом, качеством и распространенностью документов. С внедрением АС ДОУ возрастает процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Автоматизированная система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, автоматизированная система документационного обеспечения управления порождает новую культуру работы в группе. И, наконец, автоматизированная система, и мощная компьютерная сеть усиливает потоки информации и устраняет множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удаленностью людей.
Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.
Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:
·экономия времени за счет повторного использования документов;
·экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
·ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.
Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.
Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.
Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле:
| T = Р / Э, где: | (1) | ||
| Р | - | расчетная сумма затрат; | |
| Э | - | расчетная сумма экономии. | |
Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.
Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.
Расчет расходов
Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:
1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase и т.д.) на определенное количество рабочих мест.
2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.
3. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:
4.
| Рз = М * W + M * W * F(N), где: | (2) | ||
| М | - | количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест; | |
| W | - | средняя стоимость 1 месяца работ. | |
Рз = 2 * 0 + 2 * 0 * 0,03 = 0 руб.
F(N) – функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.
5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.
6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.
7. Стоимость конвертации (Рк) данных.
Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны:
Рд = 0 + 0 + 15 000 + 50 000 + 0 = 75 000 руб.
Расчет доходов
Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот:
| Э = Эрв + Эсб, где: | (4) | ||
| Эрв | - | стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников; | |
| Эсб | - | Стоимость бумаги. | |
Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.
Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.
Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5–10%.
Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10–30% рабочего времени.
Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину:
| Эт = Эсд + Эпд + Эуд, где: | (5) | ||
| Эсд | - | время, которое тратит сотрудник на создание новых документов; | |
| Эпд | - | экономия времени на поиск документа; | |
| Эуд | Процесс согласования и утверждения документа. | ||
Эт = 7,5 + 5 + 10 = 22,5%