· Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов.
В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.
Работа единого хранилища представлена в приложение Д.
Поиск документов осуществляется следующим образом:
· После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;
· NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;
· Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками на найденные документы, поиск производится только по доступным пользователю документам;
· Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;
· Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).
Результат поиска документов представлен в приложение Е.
Совместная работа с документами (Collaboration)
Версии документов:
· Механизм ведения версий документа позволяет хранить историю всех созданных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии. Результат совместной работы представлен в приложение Ж.
При совместной работе над документами часто возникает необходимость обсудить документ с сотрудниками. Для решения этой задачи в системе NauDoc предусмотрена возможность комментирования документов;
Для возможности провести широкую дискуссию, в системе NauDoc реализованы не только комментарии к документам, но и комментарии к комментариям. Фактически, по каждому документу может быть проведена дискуссия, аналогичная проходящим в веб-форумах. Наглядно это представлено в приложение И.
Контроль исполнительской дисциплины осуществляется следующим образом:
· Контроль исполнения заданий: NauDoc предоставляет подробную информацию о заданиях, выданных пользователям (приложение Р);
· Поддержка различных типов заданий (приложение К);
· Построение иерархии подзаданий;
· Статистика результативности исполнения;
· Доступность необходимой информации о ходе выполнения задания вне зависимости от исполнителей;
· Система уведомлений и напоминаний о событиях и сроках выполнения заданий.
Постановка задания представлена в приложение Л.
Входящее задание представлено в приложение М.
Осуществление постановки подзадания представлено в приложение Н.
Детализация подзадания наглядно представлена в приложение П.
Управление учетными записями (Record Management)
Регистрация документов осуществляется следующим образом (приложение У):
· Ведение журналов регистрации;
· Автоматическая регистрация документов на определенном этапе жизненного цикла;
· Автоматическое присвоение номеров на основе заданных правил.
Реквизитная карточка документа (приложение Ф):
· Карточка представляет собой набор реквизитных полей, в которой содержится служебная информация о документе;
· Список реквизитных полей определяется типом документа, поэтому документы разных типов могут иметь различный список полей.
Управление бизнес-процессами (BPM)
Управление маршрутизацией документов (приложение Ц)
· Жизненный цикл документов любой сложности, контроль версий, система статусов;
· Шаблоны стандартных документов и автоматическое заполнение реквизитов;
· Гибкие/жесткие маршруты движения документов, ограничение прав доступа;
· Мониторинг изменений статусов документов, ведение истории изменений.
Автоматизация процессов
· Маршрут движения определяет последовательность передачи электронного документа между участниками документооборота и условия, при которых происходит передача документа;
· Для того чтобы документ поступил к должностному лицу, например на согласование, в NauDoc по документу должно быть назначено задание, в параметрах которого должностное лицо указано в качестве ответственного пользователя. В зависимости от результата выполнения задания (успешно / неуспешно) документ, в соответствии с маршрутом движения, должен быть передан другому сотруднику или возвращен лицу, отправившему документ на согласование, для доработки. И в том, и в другом случае назначаются задания соответствующим пользователям.
Маршрутизация документов и контроль исполнения:
· сотрудники, участвующие в обработке документа получают задания по документу;
· система уведомлений и напоминаний;
· контроль сроков исполнения заданий;
· документ автоматически передается от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее правилами.
Типовые процессы документооборота:
· Обработка входящих документов;
· Подготовка и отправка исходящих документов;
· Приказы, распоряжения;
· Служебные записки;
· Нормативные и справочные документы;
· Контроль исполнения.
Архивное хранение (Archiving)
Архив (приложение Ш)
· В NauDoc существует возможность архивации документов, которые не используются пользователем на протяжении длительного времени.
· Архив позволяет хранить неиспользуемые документы, при необходимости просматривать их, пользоваться поиском, автоматически напоминать владельцу документа о дате пересмотра актуальности документа.
Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.
Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.
Все эти действия осуществляются через web‑интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.
Преимущества, которые предоставляет использование системы электронного документооборота NauDoc:
· Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
· Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.
· Система NauDoc предоставляет возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).
· Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
· После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
· Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
· Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.
· NauDoc настроенный как почтовый клиент, предоставляет возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
· При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
· При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.
Следствиями перехода на электронный документооборот и использование системы NauDoc являются:
· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
· укрепление исполнительской дисциплины.