Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:
· полноценный web‑интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;
· отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в наших ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;
· работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;
· поставка с полным набором исходных кодов;
· значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.
· Требования к аппаратной платформе:
o Процессор: Pentium IV 1500 МГц;
o Оперативная память: 128 Мб;
o Жесткий диск: 10 Гб;
· Требования к программному обеспечению (ПО):
o операционная системы Windows 2000/XP
o Интернет-браузер Internet Explorer версии 5.5 или выше;
· система является лидером среди российских систем, ориентированных на автоматизацию бизнес-процессов (workflow) (по данным аналитического обзора, проведенного журналом «Компьютера» в октябре 2005 года);
· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями:
o по данным справочника «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения», изданного Гильдией управляющих документацией (август 2005 г.);
o в аналитическом отчете компании DSS Consulting за 2005 год программный продукт NauDoc назван лидером среди систем документооборота со стоимостью до $100 за рабочее место;
· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.
2.5 Выбор автоматизированной системы документооборота
Для успешного создания сложных систем, к которым относятся информационные системы уровня предприятия, недостаточно иметь только современные платформы и средства, а также методологии проектирования таких систем.
Поэтому при выборе поставщика информационной системы необходимо обращать внимание на его опыт в выполнении подобных проектов.
Отечественные разработки ориентированы на российскую систему учета и управления, способны быстро реагировать на постоянно изменяющееся российское законодательство, поэтому специалисты-разработчики могут работать на территории заказчика. Кроме того, стоимость отечественных систем может быть в несколько раз ниже аналогичных западных.
В последние годы все меньше предприятий выбирают путь создания собственной системы ввиду ее сложности, большой длительности, трудоемкости и непредсказуемого результата.
Существующие программные комплексы вполне способны удовлетворить самых взыскательных пользователей. Наличие на рынке широкого спектра программно-аппаратных средств информатизации и большого числа компаний, позволяет предприятию выбрать наиболее удобную для него форму взаимодействия с рынком.
Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.
Из рассмотренных вариантов, а также на основании (Таблицы 1) сравнительной характеристики АС документооборота была выбрана система электронного документооборота NauDoc. Функциональные требования, требования к внешним взаимодействиям, а так же требования по безопасности максимально полно могут быть выполнены именно при использовании данной платформы. Таблица 1
Сравнительная характеристика АС документооборота
| Параметры | Еврат – Документооборот | Система Дело | Инталев: Документоборот | NauDoc |
| Интегрирование АС ДОУ с распространенными ИС | +/- | + | + | + |
| Масштабируемость | + | + | + | + |
| Безопасность | + | + | +/- | + |
| Ведение архивов электронных документов | + | + | + | + |
| Простота освоения и внедрения | + | + | +/- | + |
| Стоимость | 4776 | 11200 | 90000 | 3000 |
«+» – соответствует требованиям пользователя
«+/–» – частично соответствует требованиям пользователя
Созданная на основе использованных материалов информационная модель «Как должно быть» представлена в приложение В. Особенностью внедряемого процесса является то, что согласование документов на предприятии происходит одновременно, т.е. реализована процедура параллельного согласования договоров, что позволит значительно сократить временные затраты в процессе согласования.
За счет автоматизации документооборота с помощью системы NauDoc предприятие намерено повысить эффективность работы и значительно сократить операционные издержки, путем повышения оперативности исполнения распоряжений руководства, а также уменьшения сбоев, вызванных человеческим фактором: забывчивость, отсутствие опыта и др. Все это в свою очередь приведет к снижению затрат и эффективности работы предприятия.
3. Построение системы документооборота ООО НПП «Марганец» с использованием системы электронного документооборота NauDoc
Функциональная модель системы NauDoc реализована в трехзвенной архитектуре: клиентское приложение Web‑браузер, сервер приложений и источник данных (СУБД). В роли сервера приложений выступает Zope, в роли источника данных-объектная база данных ZODB, в качестве промежуточного звена между клиентом и сервером приложений может выступать web‑сервер Apache, представлена в приложение Б.
В роли клиентского приложения системы NauDoc (рабочего места пользователя) выступает Web‑браузер, через который осуществляется работа с сервером, на котором установлена система. При входе в систему запрашиваются имя и пароль пользователя, после чего он получает доступ в соответствии с должностными полномочиями. Серверная часть системы NauDoc обеспечивает хранение данных и обработку запросов с клиентских мест.
NauDoc‑это:
· Гибкая и функциональная платформа для автоматизации процессов небольшой компании;
· Минимальные финансовые ресурсы для старта проекта;
· Минимальные риски;
· Возможность миграции существующей базы документов на промышленную платформу Naumen DMS.
Система предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы, на которой разработан продукт.
Использование системы NauDoc качественно улучшит процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.
Назначение системы NauDoc – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.
Хранение документов
· Создание документов по шаблону в любом формате;
· Предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с павами пользователя;
· Доступность документов 24 часа в сутки;
· Поиск документов;
Контроль исполнения документов и задач
· Постановка задачи: сотрудники, сроки, периодичность, содержание;
· Автоматический контроль исполнения;
· Анализ результативности выполнения задач.
Автоматизация бизнес-процессов
· Описание последовательности работ;
· Предоставление сотрудникам информации и рабочих областей на этапах;
· Контроль и анализ процессов;
· Привязка процессов к другим системам.
Функциональные блоки системы NauDoc – это…
· Электронное хранилище документов (EDM);
· Совместная работа с документами (Collaboration);
· Управление учетными записями (Record Management);
· Управление бизнес-процессами (BPM);
· Архивное хранение (Archiving).
Электронное хранилище документов (EDM)
Представление документа в системе представлено в приложение В.
Шаблоны документов представлены в приложение Г.
· Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;
· Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;
· К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.
Единое хранилище документов