Построение системы документооборота ООО НПП Марганец с использованием NauDoc (стр. 2 из 12)

Если что-то руководитель не решил сам, то это кроме него не сможет решить никто. Время почти не распланировано, на действительно важные проблемы его не остается. Скапливаются груды непрочитанных бумаг, которые некогда читать. Никто не знает, за что ему браться, пока директор не скажет. Отсутствуют должностные инструкции. Низкая эффективность работы – персонал минимизирует собственные усилия. Всё это привело предприятие к потере конкурентных преимуществ, и конкурентоспособности.

Управленческое решение принимает генеральный директор, так, что и работу компании предопределяет тоже он. От его трудоспособности зависит успех предприятия. А данный момент времени на предприятии не приняты решения по выходу из кризиса, не составлен стратегический план.

Генеральный директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: заключение договоров с клиентами и поставщиками, разработка технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, написание научных статей, публикаций, а также контроль над выполнением трудовых функций бухгалтера и менеджера. Директору необходимо во время предоставить бухгалтеру всю необходимую документацию для отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд. Также в обязанности генерального директора входит работа с банковскими счетами, перевод денежных средств. При своей работе генеральный директор использует телефон, факс, персональный компьютер, а также необходимую оргтехнику. Его рабочее место–это удобный стол, оснащенный различными подставками для бумаг, полкой под телефон, а также удобной кресло. Надо сказать, что работа директора сложная, требующая высокой степени ответственности. Также велик и масштаб выполняемых задач. Результатом работы генерального директора считается полученная прибыль предприятия, успешная разработка технологии.

В данной организации у руководителя присутствует демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно. Руководитель не перекладывает ответственность за принятые решения на подчинённых. Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.

В обязанности менеджера входит выполнение всех поручений директора, возникающих входе трудового процесса. Работа менеджера масштабна, велико количество выполняемых им задач. Его работа не так сложна, как работа генерального директора, но она требует ответственности, и исполнительности. Менеджер должен: сортировать входящие документы (письма, договора, квитанции и т.д.), отвечать на звонки, информировать клиентов и поставщиков об изменения. Также в его обязанности входит: своевременная отправка бухгалтерских отчётов, формирование накладных, приходных и расходных ордеров, оформление командировочных удостоверений, доверенностей. По необходимости менеджер работает в сети интернет (проверяет электронную почту, занимается поиском: интересующей информации, новых партнёров, поставщиков). Таким образом, менеджер является связующим звеном генерального директора с поставщиками, клиентами, и бухгалтером. Менеджер данного предприятия отзывчивый, исполнительный, ответственный человек, ценящий разнообразие в работе, общение с людьми.

Бухгалтер в данной организации – приходящий работник. По мере необходимости приходит в организацию с целью сбора информации, для дальнейшей обработки и составления отчётов. Во время работы функционирует с менеджером, а также по мере возникновения вопросов с генеральным директором. Работа у бухгалтера сложная и требует ответственного подхода к ней. От работы бухгалтера зависит будущее и настоящее предприятия.

Функционирование в данной организации можно рассмотреть на примере составления договора:

Генеральный директор во время переговоров с заказчиками и поставщиками получает информацию о предстоящей сделке. В неструктурированном виде он передает эту информацию менеджеру, перед которым стоит задача составление и оформление договора. Поскольку менеджер не в полном объёме владеет информацией, то без присутствия генерального директора он не может сформулировать пункты договора. Не смотря на то, что у менеджера имеются заранее составленные шаблоны договоров. Каждый договор составляется индивидуально с учётом интересов всех сторон и изменений условий договора. Таким образом, процесс составления договора может затянуться по причине отсутствия директора. Такого рода задержка при составлении договора затягивает процесс купли-продажи, тем самым наносит экономический ущерб предприятию, а также имиджу предприятия. Существуют также технические условия, не позволяющие вовремя составить договор, таким условием является устаревшее оборудование. Когда договор составлен, менеджеру необходимо предоставить этот договор партнёрам, согласовать с ними все пункты, только после этого ставятся печати и договор считается заключенным. После того, как условия договора выполнены обеими сторонами, менеджер передаёт все необходимые документы бухгалтеру, для составления отчётности. Минусы такого функционирования в том, что процесс согласования затягивается.

В результате анализа работы предприятия были выявлены негативные факторы, влияющие на работу предприятия. Окружение работы не соответствует рабочей обстановке. Помещение, в котором находится предприятие, требует косметического ремонта, это позволило бы в дальнейшем повысить работоспособность коллектива. Также присутствуют факторы, снижающие работоспособность, таким фактором является телевизор и многочисленные компьютерные игры. На первый взгляд эти предметы служат небольшим отдыхом для сотрудников, но в последствии такой отдых надолго затягивает сотрудников, и мешает выполнению основных обязанностей, также формирует определённое впечатление о предприятии в целом.

Коллектив ООО НПП «Марганец» отличается взаимопомощью между работниками, каждый пытается помочь другому. От части это является проблемой, сотрудник откладывает свою работу на потом, помогая другому сотруднику.

В результате изучения структуры предприятия ООО НПП «Марганец» было выявлено то, что в данной структуре присутствуют недостатки. Генеральный директор не делегирует полномочия на сотрудников, загружая себя делами, которые вследствие этого не выполняются. Необходимо усилить взаимосвязь между сотрудниками во время трудового процесса, это позволит увеличить производительность выполняемых работ.

1.3 Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработки данных.

Рис. 2. Внешняя деловая среда предприятия

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Внешняя деловая среда–это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений между ними и предприятием (рис. 2.)

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.

Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками).

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются: