Создание индустрии информатики и превращение информации в товар привели к глубинным социальным преобразованиям во всех сферах жизни общества и в первую очередь в деятельности организаций. В отличие от других объектов материального мира, информация обладает не только количественными характеристиками, но и смысловым содержанием, причем для обеспечения деятельности организаций последнее качество является наиболее важным.
Информации играет ведущую роль в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.
В соответствии с законом самосохранения общество как сложная, открытая, управляемая динамическая система, включающая в себя большое количество организаций, нуждается в развитии механизмов саморегулирования. Саморегулирование должно быть направлено на то, чтобы удерживать в большей или меньшей степени все системы в состоянии устойчивого динамического равновесия. Этой цели удается достичь путем использования информационных маркетинговых систем управления. С их помощью можно выделить «наилучшие» организаций и соответственно ориентировать руководителей на изучение опыта ведущих организаций в данной отрасли.
Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.
Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления – информационной экономики.
Факт зависимости организаций (как общественных, так и хозяйственных) от полноты, достоверности, надежности и оперативности используемой информации вынудил рассматривать ее как объективный ресурс обеспечения жизнедеятельности организации. В информационной экономике информация рассматривается как результат интеллектуального труда всех членов общества. С этой точки зрения она превращается в товар, т.е. предмет купли-продажи, имеющий свои специфические особенности по сравнению с традиционными товарами и услугами.
Специфика информации как продукта заключается в том, что при одинаковом содержании она может иметь различные формы материального воплощения, что значительно расширяет возможности ее использования. Она может быть представлена в виде документов, печатных изданий, передана в словесной форме, размещена на магнитных носителях. Современные средства телекоммуникаций значительно расширили возможности передачи и хранения информации. Она может отображаться в виде информационных файлов, передаваться с использованием аудио и видео средств.
Ценность информации заметно повышается, если она носит адресный характер, т.е. ориентирована на определенный круг пользователей. Характеризуя специфику информации как продукта, следует отметить такое ее свойство, как уникальность. Действительно, нет смысла тратить время и средства на производство еще одного уже имеющегося информационного продукта, достаточно лишь обеспечить к нему доступ заинтересованных лиц, используя, например, процедуру тиражирования или поместив его в общедоступную базу данных,
С указанных позиций характеристики качества информационного продукта заметно отличаются от аналогичных показателей материального продукта или услуги. Тем не менее, и в том, и другом случае основой разработки набора характеристик качества должна служить его полезность, т.е. степень востребованности другими организациями и людьми. Одна из основных особенностей информационного продукта заключается в том, что его полезность зависит от способности организации использовать полученные сведения для обеспечения выживаемости и выбора наиболее эффективного пути достижения поставленной цели. Получение положительных результатов возможно только в том случае, если организация обладает средствами для переработки и использования поступившей информации и структурой системы управления, обеспечивающей быструю и адекватную реакцию на изменение входных информационных потоков.
Многие организации вынуждены обращаться к услугам «навигаторов» - фирм, специализирующихся на поиске целевой информации по заказам организаций и частных лиц. Это объясняется тем, что во всемирной сети Интернет содержится большое количество самой разнообразной информации, поэтому поиск необходимой информации требует значительных временных и материальных затрат. Естественно, за услуги подобного типа приходится платить. Цена таких услуг может зависеть от размера информационного массива или числа содержащихся в нем элементарных сообщений.
К информационным продуктам следует также отнести различные виды программных пакетов. Некоторые из них реализуют новейшие методики управления и оценки эффективности управленческих решений. Стоимость программных пакетов определяется их сложностью, объемом, затратами на разработку и востребованностью на рынке информационных услуг. При оценке стоимости информационных продуктов значительную роль играет фактор новизны не только самого продукта, но и идей, заложенных в его реализацию.
Переход общества к информационной экономике, главной движущей силой которой является появление нового вида организующего и производительного ресурса – информации, порождает ряд новых проблем в теории развития организаций. Они связаны с тем, что информатизация меняет не только характер функционирования систем управления, но и методологию их действия, что, в свою очередь требует структурной перестройки систем управления. Изменение форм и методов управления также требует проведения соответствующей реорганизации производственных циклов с целью обеспечения большей мобильности исполнительных звеньев.
Изменения в подходе к анализу организаций связаны также с тем, что в информационной экономике основной формой накопления ресурсов является накопление знаний и полезной информации. В частности, высококвалифицированные специалисты рассматриваются организацией как наилучшие носители новейшей информации. Поэтому особое внимание должно быть уделено процедурам отбора персонала, разработке системы повышения квалификации. Коммуникационные связи внутри организации должны быть построены так, чтобы специалисты не только использовали свои знания в работе, но и снабжали ими других членов организации. Носителями ценных знаний являются также новейшие технологии работы, оборудование и другие материальные ресурсы.
Любая организация для накопления информационного ресурса должна использовать информацию, циркулирующую во внешней среде. С этой целью многие организации идут по пути создания собственных баз данных и баз знаний. Преимуществом таких способов действия являются сравнительно небольшие затраты на пополнение и обновление хранящейся в базах информации.
Создание развитой информационной среды приведет к изменению характера взаимодействия между организациями, к созданию новых форм объединений, которые обеспечат продвижение нашей страны в направлении дальнейшего освоения современных методов ведения экономической деятельности.