Поняття, функції та методи управління.
Необхідність управління
Згідно з основними положеннями теорії систем будь-який об єкт, явище чи процес (включаючи підприємство) можна розглядати як систему. Під системою розуміють сукупність взаємопов'язаних у єдине ціле елементів. Елемент системи
• це частина цілого, яку при даному розгляданні не треба роз'єднувати на складові. Таким чином, будь-яка система:
— по-перше, складається з двох або більш елементів;
— по-друге, кожний елемент системи має характерні лише для нього властивості;
— по-третє, між елементами системи існують зв'язки, за допомогою яких вони впливають одне на одне;
— по-четверте, система не може існувати поза часом і простором. Система має часову сутність (її склад може бути вичислений у кожний даний момент), а також свої кінцеві границі та оточуюче середовище.
Перша особливість підприємства як системи полягає у тому, що підприємство — це відкрита система, яка може існувати лише за умови активної взаємодії з оточуючим середовищем (рис. 2.1).
Підприємство сприймає з проміжного та загального зовнішнього середовища основні фактори виробництва та перетворює їх на виходи (товари, послуги, інформацію, відходи) у зовнішнє середовище. При цьому умовою життєздатності системи є вигідний обмін входу-виходу .
Друга особливість підприємства як системи: воно являє собою штучну систему, яка створена людиною заради її власних інтересів, перш за все спільної праці. Тому очевидною характеристикою будь-якого підприємства є поділ праці.
Розрізняють дві форми поділу праці: горизонтальну та вертикальну. Перша форма — це поділ праці на складові частини загальної діяльності шляхом розкладання роботи на окремі завдання. Результатом горизонтального поділу праці є формування підрозділів підприємства, які виконують певні частини загального трансформаційного процесу. Оскільки робота на підприємстві поділена між підрозділами та окремими виконавцями, хтось повинен координувати їх дії, щоб досягти загальної мети.
Виникає необхідність відокремлення управлінської праці від виконавчої. Таким чином необхідність управління пов'язана з процесами поділу праці на підприємстві.
Входи у систему Виходи з системи
(підприємництво) (підприємства)
Проміжне (специфічне) середовище
(споживачі, постачальники, банки, страхові компанії,
інші партнери, а також конкуренти)
Загальне зовнішнє середовище
(економічне, політико правове, соціально-культурне, екологічне, міжнародне тощо)
Рис.1. Взаємодія підприємства з зовнішнім середовищем.
Управління, яке у широкому розумінні являє собою діяльність, пов'язану з координацією роботи інших людей, також є складною системою. Диференціація та координація самої управлінської праці, формування рівнів управління здійснюється за допомогою вертикального поділу праці.
Функції управління Кожне підприємство чи організація є складною соціально-економічною системою, яка поєднує у виробничому процесі різноманітні матеріальні елементи, людські ресурси та інформаційні зв'язки. Зрозуміло, що підприємства розрізняються між собою за розмірами, сферами діяльності, технологічними процесами тощо. Проте всі вони як системи мають й деякі спільні характеристики. Тому в діяльності керівників будь-яких підприємств можна визначити і певні загальні риси, до яких в першу чергу відносяться функції управління.
Функції управління — це об'єктивно обумовлені загальні напрями або сфери діяльності, які у сукупності забезпечують ефективну кооперацію спільної праці.
Розрізняють декілька функцій управління. Для того, щоб з'ясувати природу та сутність кожної з них, розглянемо механізм функціонування найпростішої моделі штучної системи (рис. 2.2).
У структурі цієї моделі, існує два елементи: елемент, позначенийU — управляючий елемент; елемент, позначений Е — ефектор (виконуючий елемент).
Управляючий елемент сприймає:
— через канал зворотнього зв'язку імпульс про власний стан (X1) та стан структури системи (Х2).
Рис. 2. Блок-схема функціонування найпростішої моделі штучної система.
На підставі сприйнятих імпульсів управляючий елемент починає функціонувати. По-перше, він визначає конкретне (кількісне) . значення вихідного параметру У2, тобто формулює мету діяльності системи. По-друге, він виробляє імпульс Хз та надсилає його ефектору. Цей імпульс має характер команди.
На блок-схемі показано, що ефектор сприймає також імпульсZ1 з зовнішнього середовища. Це так звані перешкоди, які заважають досягненню мети управління. Під впливом команди управляючого елементу та зовнішніх перешкод ефектор починає своє функціонування. Результат його діяльності — вихідний імпульс Уг. Але перш ніж надіслати його у зовнішнє середовище, ефектор інформує управляючий елемент про виконання отриманої команди Х2 через канал зворотнього зв'язку. Узгоджуючи прийняту від ефектора інформацію з визначеною метою діяльності системи, управляючий елемент поновлює своє функціонування. Якщо результати діяльності ефектора співпадають з метою, тоді ефектор отримує команду надіслати вихідний імпульс Y2 у зовнішнє середовище. В разі неспівпадання управляючий елемент виробляє нові команди, якими в подальшому спрямовує дії ефектора.
Таким чином управляючий елемент у структурі системи виконує такі функції:
1) визначає мету функціонування системи. Оскільки одна і та ж мета може бути досягнута різними способами, управляючий елемент повинен вибрати один з них. При цьому під способом досягнення мети розуміють розробку алгоритму трансформаційного процесу. Алгоритм трансформаційного процесу — це опис однозначної послідовності дій по досягненню мети за кінцевий час. Трансформаційний процес складається з сукупності упорядкованих операцій. Отже, опрацювання способу досягнення мети передбачає визначення самих операцій, тобто того, що повинні робити члени організації, аби досягти її мети. Таким чином управляючий елемент у структурі системи виконує функцію планування. Планування — це процес визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання індивідуальних завдань членів організації для досягнення загального результату;
2) кожна операція трансформаційного процесу повинна мати свого носія, тобто виконуватися певним елементом даної системи. Отже реалізація трансформаційного процесу передбачає також визначення того, хто саме повинен виконувати кожну конкретну операцію і як виконавці взаємодіють між собою. Ці процеси характеризують сутність організації як функції управління. Організація — це процес формування структури системи, розподілення завдань, повноважень та відповідальності між членами організації для досягнення загальної мети її діяльності;
3) ефектор у системі займає підпорядковане положення. У перебігу трансформаційного процесу він взагалі може відмовитись виконувати свої обов'язки у відповідності з планом. Отже для того, щоб досягти мети організації, керівник повинен не тільки спланувати та організувати роботу, але й примусити людей виконувати її. Керівнику потрібно створити умови, за яких члени організації відчували б, що вони можуть задовольнити свої потреби такою поведінкою в організації, яка забезпечує досягнення цілей підприємства. Таким чином, для забезпечення цілості організації як системи управляючий елемент виконує функцію мотивації. Мотивація — це процес, що спонукає членів організації до спільних погоджених дій, які забезпечують досягнення загальної мети;
4) можливості появи зовнішніх перешкод, неповне або неадекватне сприйняття команд від управляючого елементу можуть привести до невиконання ефектором управлінських рішень і, в кінцевому результаті, до відхилень у цілях діяльності системи. Для того, щоб запобігти цьому, управляючий елемент повинен встановлювати стандарти діяльності ефектора, вимірювати дійсні результати його діяльності, порівнювати досягнуте з запланованим, коригувати діяльність у необхідних випадках, а також накопичувати досвід для подальшого удосконалення планування. Все це пояснює необхідність виконання управляючим елементом контрольних процесів. Контроль означає процес вимірювання досягнутих за певний період результатів, порівняння досягнутого з запланованим та коригування діяльності, які у сукупності забезпечують виконання організацією своїх планів.
Зазначені функції тісно пов'язані між собою у єдиному процесі управління. Неякісне планування чи недосконала організація, так само як і слабка мотивація або незадовільний контроль, негативно впливають на результати управління та діяльності підприємства в цілому.
Управління підприємством відображає сукупність взаємопов'язаних процесів планування, організації, мотивації та контролю, які забезпечують формування та досягнення цілей підприємства.
Методи управління. Реалізація функцій управління здійснюється за допомогою системи методів управління. Привести в дію організовану систему, щоб отримати потрібний результат, можливо лише шляхом впливу на неї управляючого органу чи особи. При цьому необхідні певні інструменти погодженого впливу, які і забезпечують досягнення поставлених цілей. Такі інструменти дістали назви методів управління.
Методи управління — це способи впливу на окремих робітників та виробничі колективи в цілому, необхідні для досягнення цілей підприємства.