Проект открытия спортивного центра Качек-Морячек (стр. 4 из 5)
Сетевая матрица
Распределение работ по подразделениям и службам
Представление о матрицах ответственности – начало их использования - относится к 60-м годам 20 века. Матрица ответственности – графоаналитический инструментарий управления, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за отдельные совокупности работ по проекту.
Матрица ответственности имеет в научной литературе различные наименования:
1) матрица распределения ответственности;
2) функциональная матрица;
3) матрица назначения ответственности;
4) таблица ответственности.
Все эти матрицы имеют вид таблицы, в которой горизонтальные полосы выделяются под управленческие работы или функциональные работы, а вертикальные – должностные лица или структурные подразделения. На их пересечении ставятся условные обозначения, которые показывают участие структурного подразделения в выполнении той или иной управленческой задаче.
С помощью матрицы ответственности на все работы проекта назначается свой ответственный исполнитель, который имеет объём ответственности, соответствующей его должностным обязанностям, правам и материальному вознаграждению.
Для отражения систем ответственности между отдельными участниками проекта, членами команды УП, используется наиболее проработанный организационный инструментарий, который называется матрицей РАЗУ, основанный на использовании символов, отражающих различные аспекты деятельности исполнителей проекта по всему комплексу работ.
Матрица РАЗУ
Матрица РАЗУ позволяет научно обосновать и распределить функции и задачи управления по структурным подразделениям и исполнителям.
Это таблица, в числителе которой – должностные лица, а в знаменателе – управленческие задачи. В поле матрицы РАЗУ условным знаком обозначают каждого исполнителя и решение той или иной управленческой задачи.
Деятельность по реализации управленческих задач и функциональных процессов при проектировании матрицы ответственности характеризуется следующими аспектами:
1) 1 аспект отражает содержание деятельности руководителей к исполнению той или иной управленческой задаче. Отношение руководителя к той или иной управленческой задаче характеризуется следующими символами:
Я – единоличное принятие решений с правом подписи и полная ответственность за решение той или иной управленческой задачи, лежащая непосредственно на руководителе;
! – отображает коллегиальное участие в принятии решений с правом подписи;
Р – означает коллегиальное участие в принятии решений;
2) 2 аспект отражает содержание деятельности структурного подразделения (должностного лица) по реализации управленческой задачи. Второй аспект соответствует уровню функционального подразделения. Отношение функционального подразделения (исполнителя) к решению задачи определяется следующими символами:
П – планирование;
О – организация;
К – контроль;
А – мотивация;
Х – координация;
3) 3 аспект отражает содержание деятельности технического и обслуживающего персонала. Их отношение к решению управленческих задач обозначается следующими символами:
Т – исполнение;
М – подготовка предложений;
С – согласование;
+/- - расчётные операции;
И – передача информации.
Правила заполнения полей матрицы РАЗУ
1) символы ! и Р должны участвовать только вместе в стоке;
2) символ Я должен присутствовать только один раз;
3) символы Я и (! + Р) являются взаимоисключающими;
4) символы П, О, К, А, Х должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз;
5) символ Х можно опустить в строке, если число лиц, участвующих в решении управленческой задачи, не более трёх;
6) символ Т, отображающий исполнение работ, обязательно должен присутствовать в каждой cтроке один или более раз;
7) все остальные комбинации символов допускаются при заполнении матрицы РАЗУ.
Нежелательно в одной строке применять символы Р и С, Т и М, Т и С.
Символ А соответствует первому руководителю.
Таблица №3. Матрица РАЗУ
Матрица попарных сравнений
Чтобы определить значимость каждого символа в матрице РАЗУ, строим матрицу попарных сравнений, которая позволяет определить сравнительные весовые оценки символов в поле матрицы. Символы в матрице сравнивают друг с другом, при этом более предпочтительному символу присваивается значение равное двум, а менее значительному – ноль. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается значение один.
Техника заполнения:
1) заполняем главную диагональ, где символы равны, единицами;
2) заполняются графы построчно; если символу присваивается значение 2, то по горизонтали сравниваемому символу присваивается значение 0;
3) сначала заполняем первую строку, первый столбец, потом вторую строку, второй столбец и т. д.
Правила заполнения матрицы попарного сравнения символов:
1) сумма оценок символов должна ровняться n2 (n – количество символов);
2) сумма одинаковых символов по горизонтали и по вертикали должна ровняться 2n (n – количество символов).
Для того чтобы определить весовую значимость каждого символа, определяем отношение суммы каждого символа по строке к общей сумме символов в процентном отношении.
Таблица №4. Матрица попарных сравнений (определение весовых коэффициентов)
Таблица №5. Матрица попарных сравнений (расчёт коэффициента трудоёмкости каждой задачи)
Расчет трудоемкости работ по проекту
После определения весовых коэффициентов, производим расчёт коэффициента трудоёмкости каждой управленческой задачи. Для расчёта трудоёмкости составляем матрицу предпочтений (попарных сравнений). Техника заполнения аналогична предыдущей матрице.
Управленческой задаче (в строке), получившей наибольшее количество баллов, присваивается значение, равное единице, все остальные управленческие задачи определяются как отношение между наибольшим и остальными (относительно самой трудоёмкости задачи).
Зная рассчитанные весовые значения и коэффициенты, можно определить общую трудоёмкость каждой управленческой задачи и загруженность структурных подразделений (должностных лиц, исполнителей):
1) Cti = Kti * ∑V0i,
Cti – трудоёмкость решения управленческой задачи по i-ой строке; Kti – коэффициент трудоёмкости i-ой задачи; V0i – весовые символы, которые соответствуют i-ой задачи;
2) Ctj= ∑(Kti * V0j),
Ctj – трудоёмкость структурного подразделения (должностного лица), принимающего участие в каждой i-ой управленческой задаче.
Зная трудоёмкость и загруженность структурных подразделений (должностных лиц), можно рассчитать заработную плату по исполнителям или долю заработной платы в решении каждой управленческой задачи (предположим, что выделен фонд заработной платы на весь проект (ФЗП)):
1) Fi = ФЗП/∑Cti – заработная плата, приходящаяся на единицу трудоёмкости;
2) Fj = ФЗП/∑Ctj
Таблица №6. Трудоёмкость и доля заработной платы в решении каждой управленческой задачи
Таблица №7. Трудоёмкость (загруженность) и
заработная плата должностных лиц
Информационно-технологическая модель проекта
Информационно-технологическая модель (ИТМ) – организационная модель управления проектом, которая является основным организационным инструментарием управления проектом, характеризующим все процессы по управлению проектом в определённой технологической последовательности и взаимосвязи. Информационно-технологическая модель – модель процесса управления, содержащая стандартное описание порядка и условий решения задач управления проектом, в которой чётко определяется кто, когда и в каких условиях решает те или иные задачи, и кто несёт ответственность за их реализацию.