Разработка автоматизированной информационной технологии управления бизнес процессами строительно (стр. 4 из 6)

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

В своей деятельности компания использует различные технические средства:

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень.

В ООО «Айсберг» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ООО «Айсберг» (таблица 5).

Таблица 5

Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2005	2006	2007
Количество городских номеров	2	2	3
Количество внутренних номеров	8	9	10
Количество звонков в день	25	29	33
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	6	15

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов (рабочий день с 10:00 до 18:00). Если в компании выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии организации. Из-за не решаемости проблемы руководитель приобрел дополнительный мобильный телефон из своих средств для организации.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу всей организации. Эта потеря времени сотрудников, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие сотрудники, в том числе директор ООО «Айсберг» используют свои личные мобильные телефоны для служебных целей.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится два факса: у секретаря и в отделе снабжения. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на несколько часов.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Айсберг». Сократились затраты времени и средств, так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения;

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов,

принтеров, жестких дисков;

3) Посылать и получать электронную почту;

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

5) Сократить обслуживаемый персонал

В организации существует 10 компьютеров и все они подключены по локальной сети. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров, бухгалтер, инженер, снабженец, менеджер и другие сотрудники организации. Но нет единого сервера, где бы хранилась вся информация, необходимая для работы всего коллектива. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование (дискеты, флешки, CD диски), хотя с помощью единого сервера можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование Интернета сейчас – это «не роскошь, а необходимость» в успешно развивающихся организациях.

Хотелось бы отметить, что сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

Предприятие, как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий.

В результате анализа материально-технического обеспечения, я определила, что в организации есть все предпосылки для создания нового программного обеспечения, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

1.5 Кадровое обеспечение ООО «Айсберг»

Немаловажным является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств. В ООО «Айсберг» работают квалифицированные рабочие и ИТР, что позволяет компании в сжатые сроки выполнять весь комплекс работ по проектированию, разработке, а также установке вентиляции и кондиционеров.

Бухгалтера – ведут учёт денежных средств, подготавливают отчёты для предоставления в налоговый орган, занимаются начислением заработной платы.

Менеджер - занимаются приемом и обработкой заказов клиентов, оформлением необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов, поддержанием в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе. Контролируют отгрузки продукции клиентам, контролируют финансовую дисциплину клиента на основе документов, получаемых от бухгалтера и предупреждение о сроках оплаты.

Снабженец занимается поиском и закупкой хозтоваров, стройматериалов, спецодежды, покупка грузового транспорта, ремонтом и последующим обслуживанием.

Секретарь - основными задачами которого являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности, а так же помощь менеджеру.

Инженер - разрабатывает документацию, отражающую состав и техническое состояние строений и сооружений производственного и гражданского назначения, подлежащих государственному надзору; осуществляет систематический контроль за внесением в документацию корректировок, связанных с фактическими изменениями в наличии, местоположении, составе, техническом состоянии строений и сооружений; производит оценку стоимости систем вентиляции для целей государственного учета, налогообложения, взимания государственной пошлины и иных государственных целей и др.

Также работают многие другие специалисты.

1.6 Выявленные в результате анализа недостатки

Необходимостью является автоматизация работы сотрудников ООО «Айсберг». Рассмотрим работу организации в данный момент:

В организацию поступает внешний сигнал (запрос клиента), оформляется этот заказ вручную в специальном «журнале – заказов». Затем заказ относится на проектирование инженеру. Проектирование объекта происходит в специальной программе, по которой составляется спецификация на английском языке. После чего эта спецификация отдается менеджеру, для того, чтобы её перевести на русский язык. После того, как она была переведена на русский язык, по ней составляется запрос поставщикам, при условии, что запрашиваемые детали должны быть изготовлены по стандарту. Если же требуются специальные детали, то в том случае рисуются эскизы вручную на обычном листе бумаги, для того чтобы поставщик-изготовитель изготовил ту деталь, которая нужна нам. На основании этого запроса, поставщиком выставляется счёт (если это товар), обычно по факсу или через Интернет - почту. По полученному от поставщика счёту менеджером выставляется счёт клиенту, также формируется база данных для клиента и для нас в таблице EXEL, где ведётся учёт поступившей продукции от поставщика, учёт отгруженной продукции покупателю, этапы формирования систем вентиляции и кондиционирования из этих материалов. Всё это вбивается вручную.

Также при всём этом следует учесть тот факт, что отгрузка продукции от поставщика происходит непременно на объекте нашего заказчика, т.к. получать продукцию на наш склад, который находится при офисе, а потом везти ее на объект нет возможности. Во-первых, мы не располагаем большим складом, а во-вторых, расходуются большие средства на заказ машин:

Рис. 3 Маршрут движения заказанной машины от поставщика на объект.

Поэтому получением товара занимается бригадир, который пересчитывает продукцию, и о результатах приёмки сообщает по телефону менеджеру. Это очень неудобно, т.к. получаемая информация не совсем достоверна. На это влияют такие факторы, как связь, речевые дефекты, не полнота изложенного и др.

Из всего вышесказанного видно, что вся эта операция очень неудобная и отнимает много времени, как у менеджера, так и у других исполнителей, т.к. компания «Айсберг» не большая, а объектов постоянно много. Отсюда видно, что информационное обеспечение управления совершенно не развито и ведёт к таким результатам, как несвоевременность подготовки необходимых документов для отчёта не только перед клиентами, но также перед руководством фирмы и перед бухгалтерией.

2. Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии