Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия. Образец акта представлен в Приложении 6.
Доверенность — документ, которым доверяющее лицо (доверитель) удостоверяет, что оно уполномочило своего представителя (доверенное лицо) совершать определенные, указанные в документе действия от имени доверителя, то есть от своего имени. Доверенность составляется в письменном виде на определенный срок.
Так как ООО «Айсберг» постоянно работает с поставщиками и подрядчиками доверенность является неотъемлемым документом.
Доверенность даёт право представителю действовать от лица доверителя. Доверенность не делает доверенное лицо собственником.
Предъявляется доверенность всегда в подлиннике.
Существует три вида доверенностей:
- разовая;
- специальная;
- генеральная.
Разовая доверенность даёт доверенному право на совершение какого-либо одного действия. Специальная – на совершение ряда однородных действий в течение определённого срока. Генеральная даёт право управлять имуществом доверителя, распоряжаться им и совершать с ним сделки. Образец доверенности ООО «Айсберг» представлен в Приложении 7.
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократились за счёт использования глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
- кто из подчинённых наиболее сильно загружают документами
- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
В ООО «Айсберг» не так много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует взять только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
· Бухгалтерия;
· Инженерный отдел;
· Отдел снабжения;
· Отдел продаж;
· Отдел делопроизводства;
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в ООО «Айсберг». Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать.
Таблица 2
Группировка видов документов по подразделениям
| Подразделение | 2000 | 2001 | 2002 | |||
| Кол. | % | Кол. | % | Кол. | % | |
| Отдел снабжения | 315 | 30 | 337 | 31 | 300 | 18 |
| Инженерный отдел | 509 | 38 | 346 | 39 | 518 | 44 |
| Отдел закупок и продаж | 282 | 19 | 223 | 12 | 310 | 28 |
| Отдел делопроизводства | 196 | 13 | 250 | 18 | 219 | 10 |
| Итого: | 1302 | 100 | 1156 | 100 | 1347 | 100 |
Общее снижение объёмов документооборота произошло в отделах снабжения и делопроизводства. В отделе продаж и в инженерном отделе количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в инженерном отделе увеличился поток документов, а в отделе продаж увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из инженерного отдела или отдела закупок и продаж, то это приведёт к более значительным результатам.
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2001 года (таблица 3). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.
Таблица 3
Выявление сезонности в объёме документооборота
| МесяцыГода | Виды документов | |||
| Входящие | Исходящие | Договора | Внутренние | |
| Январь | 8 | 16 | 11 | 13 |
| Февраль | 9 | 18 | 13 | 16 |
| Март | 10 | 20 | 17 | 22 |
| Апрель | 15 | 30 | 21 | 27 |
| Май | 20 | 40 | 28 | 33 |
| Июнь | 22 | 44 | 31 | 41 |
| Июль | 25 | 50 | 30 | 45 |
| Август | 27 | 52 | 29 | 40 |
| Сентябрь | 26 | 50 | 26 | 23 |
| Октябрь | 24 | 48 | 24 | 19 |
| Ноябрь | 10 | 20 | 12 | 12 |
| Декабрь | 7 | 14 | 9 | 9 |
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период повышается активность организации, так как деятельность организации является сезонной и пик активности начинается ближе к лету и заканчивается поздней осенью (таблица 3).
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через инженерный отдел и отдел продаж. Также я определила, что наблюдается сезонность работ, связанная с повышением спроса на кондиционеры и вентиляцию в жаркое время года. В результате внедрения в компанию локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.
1.3 Анализ методов расчёта основных экономических показателей
Для анализа основных экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из бухгалтерской отчетности сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных экономических показателей приводится одновременно и темпы роста (таблица 4).
Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей. Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала.
Таблица 4
Основные экономические показатели деятельности
| Экономические показатели | 2005 | 2006 | 2007 | Тр,% | Тр,% |
| 1. Выручка (нетто) от реализации продукции, работ, услуг, тыс. р. | 5109 | 7543 | 10088 | 147,6 | 133,7 |
| 2. Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, тыс.р. | 3972 | 5950 | 7945 | 149,8 | 133,5 |
| 3. Коммерческие расходы, тыс.р. | 35 | 59 | 142 | 168,3 | 239,2 |
| 4. Управленческие расходы, тыс.р. | 1067 | 1233 | 1619 | 115,6 | 131,3 |
| 5. Прибыль от реализации, тыс.р. | 35 | 300 | 382 | 865,4 | 127,3 |
| 6.Прибыль от финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р. | 170 | 278 | 232 | 163,4 | 83,4 |
| 7. Прибыль отчётного периода, тыс.р. | 187 | 295 | 278 | 157,3 | 94,2 |
| 8. Численность работающих,челв том числе:руководителейслужащихспециалистов | 16178 | 18198 | 301209 | 112,5100128,6100 | 166,7100222,2112,5 |
| 9. Среднегодовая стоимость основных средств, тыс.р. | 679,08 | 719,82 | 568 | 106,0 | 78,9 |
| 10. Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс.р. | 1308 | 1548,2 | 2768 | 118,4 | 178,8 |
| 11. Выработка на одного работающего | 319,31 | 419,05 | 336,3 | 131,2 | 80,3 |
| 12. Фондоотдача, р/р | 7,52 | 10,48 | 17,76 | 139,3 | 169,5 |
| 13. Фондоёмкость, р/р | 0,13 | 0,10 | 0,06 | 71,8 | 59,0 |
| 14. Затраты на 1 р. товарной продукции, р/р | 0,777 | 0,789 | 0,788 | 101,5 | 99,8 |
| 15. Рентабельность, % общая продукции | 4,70,9 | 5,05,0 | 3,54,8 | 105,0577,6 | 70,695,4 |
Анализируя данные таблицы, можно заключить, что из года в год экономические показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 2006 году, чем в 2007 году. Это связано с тем, что в 2006 году в ООО «Айсберг» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:
1) Модернизация персональных компьютеров
2) Создание локальной сети
3) Подключение к глобальной сети Интернет
4) Создание отделом программирования автоматизированных систем, облегчающих работу руководителей.
Повышение управленческих расходов связано с увеличением численности сотрудников в ООО «Айсберг». Причем количество офисных работников не изменилось, а выросло количество монтажников. Ставка таких накладных расходов для подразделений менялась и в 2005 году составляла 10% от реализации, а уже в 2007 году стала составлять 20%.
Количество сотрудников с каждым годом увеличивалось, так как компания постоянно расширяла сферы своего влияния. Увеличивались объёмы работ и увеличивались рыночные цены. Всё это сказывалось на росте объёма реализации.
Рентабельность не повышалась выше 5%, хотя в подразделениях эту величину закладывают не менее 10%. В 2006 году были самые лучшие результаты, а уже в 2007 году произошло снижение рентабельности.
1.4Анализ материально-технического обеспечения