Разработка автоматизированной информационной технологии управления бизнес процессами строительно (стр. 2 из 6)

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости двух отделов (отдел делопроизводства и отдел закупок и продаж) ООО «Айсберг» (рисунок 1).

Функции отдела делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.

4) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

5) Доведение резолюций директора до исполнителей.

6) Регистрация приказов по основной деятельности

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Рисунок 1. Структура подчинённости двух отделов

Функции отдела закупок и продаж:

1) Подготовка счетов, коммерческих предложений, договоров и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Оперативная связь со сторонними организациями, т.е. с поставщиками и заказчиками (телефон, факс и т.д.)

6) Приём клиентов.

7) Формирование прайсов организации и контроль поступления каталогов и прайсов от поставщиков.

8) Составление графика работы монтажников.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение учёта поступившей продукции от поставщиков и отгруженных покупателю.

Фактически этим всем занимаются два человека. Это секретарь и менеджер. Хочу отметить, что главным и единственным помощником менеджера является секретарь. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого сервера, где могут храниться все создаваемые документы. Нет чёткого установленного времени на подготовку и на контроль за исполнением всех бизнес-процессов, происходящих в ООО «Айсберг». Электронная почта используется крайне редко, так как все необходимые документы приходят по факсу или устно по телефону. В связи сегодняшней ситуацией в экономике страны у компании нет возможности брать ещё одного дополнительного помощника, который мог бы взять на себя часть обязанностей, а огромный поток документов может занимать много времени у директора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Директор очень часто с инженерами уезжают на объекты, тогда документы могут лежать на подписи от 2 до 6 дней.

В ООО «Айсберг» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 2).

Рисунок 2. Документооборот в ООО «Айсберг»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2000	2001	2002	в 2001к 2000	в 2002к 2001
Входящие счета	124	203	240	164	118
Исходящие счета	384	402	358	105	89
Договорав том числе:- сметы- коммерческие предложения	350157193	251106145	394156238	726875	157147164
Внутренниев том числе:- финансовые-прочие	444333111	30026040	35532233	687836	11812483
Итого в год:	1302	1156	1347	409	482
В среднем за день	6	5	7	83	140
Выручка от реализации, тыс.р.	7663	11315	15132	148	134

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 1).

В ООО «Айсберг» чаще всего используются следующие документы:

a. Коммерческий счет

b. Коммерческое предложение

c. Договор

d. Акт

e. Доверенность

Счёт - расчетный документ на оплату товара, выставленного продавцом покупателю перед поставкой товара. По запросу менеджера по продажам поставщиком выставляется счёт. Первоначально счёт приходит по факсу, его принимает секретарь, проверяет читаемость текста и отдаёт его менеджеру. Менеджер согласовывает оплату счёта с бухгалтером, который тот свою очередь его оплачивает. После оплаты счёта отгружается товар и вместе с товаром отправляется оригинал счёта. К счёту прилагается счет-фактура, товарная накладная, транспортна накладная. Составляется счёт менеджером либо бухгалтером. Форма счета представлена в Приложении 3.

Коммерческое предложение

Задача написания коммерческих предложений очень прочно вошла в жизнь менеджеров по работе с корпоративными клиентами. Клиенты все чаще делают запрос на предложение, когда объявляют тендер, чтобы изучить рынок и выбрать наилучшего поставщика, а также руководствуются целым рядом других причин, ставя получение предложения условием принятия решения о заключении сделки.

Очень часто для менеджера это становится головной болью. Во-первых, слово "предложение" подразумевает, что его нужно писать, а писать всегда сложнее, чем рассказывать. Предложение должно быть привлекательным, поскольку основной его целью является убедить клиента в приобретении нашего продукта / услуги. Иногда в силу тех или иных обстоятельств менеджер не всегда обладает достаточной информацией для написания предложения. Кроме этого, написание предложения требует инвестирования времени, но отнюдь не всегда приводит к желаемому заказу, оставляя чувство досады.

Однако верно составленное предложение позволяет обеим сторонам четко определить решаемые задачи и способы их решения, и таким образом, получаемые результаты не становятся источником разочарования и причиной жалоб.

В связи с этим проблема написания предложения подразумевает не только умение его составить и сделать привлекательным, но и умение правильно оценить ситуацию, клиента, имеющиеся потребности и серьезность намерений, принять решение о написании предложения. Образец коммерческого предложения ООО «Айсберг» представлен в Приложении 4.

Договор - добровольное соглашение двух или нескольких лиц (экономических субъектов), заключаемое на предмет выполнения каждым из них принимаемых на себя обязательств по отношению к другим участникам.

Договор обычно содержит сведения о его участниках, изложение предмета, сущности сделки, обязательства договаривающихся сторон, условия осуществления договора, способы оплаты за предоставленные друг другу товары, работы, услуги, формы ответственности участников за невыполнение принятых обязательств, условия расторжения или продления договора, юридические адреса сторон. Договор скрепляется подписями полномочных представителей договаривающихся сторон и печатями (если участник договора — юридическое лицо). Договоры называют также контрактами. Существует множество видов договоров, определяемых их предметом, содержанием и тем, кто в них участвует. Договор, содержащий заказ одного лица на выполнение работ или изготовление продукции другими лицами, называют договором-заказом. Договоры делятся на простые и нотариально заверенные.

Договор составляется менеджером фирмы в двух экземплярах. Эти экземпляры подписываются обеими сторонами, после чего один экземпляр Договора остаётся у Заказчика, второй у Исполнителя. Образец договора ООО «Айсберг» представлен в Приложении 5.

Акт - это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

• при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

• при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

• составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

• акты об испытаниях новых изделий,

• акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

• гриф утверждения

• наименование вида документа (АКТ)

• дата

• порядковый номер акта

• место составления

• индекс документа

• заголовок к тексту

• текст

• отметка о наличии приложения (если есть Приложение)

• подписи председателя и членов комиссии

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.