Коммуникации в организации 5 (стр. 5 из 6)
· Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)
· Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).
Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:
· принцип формирования структуры коммуникаций, отвечающей потребностям сотрудничества, партнерства и компетентности;
· принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;
· принцип рационального использования рабочего времени руководителя;
· принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;
· принцип полномочий и ответственности;
· принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
· принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.
Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.
Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.
Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи сосредоточивают общую информацию в организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные материалы представляют возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют персоналу составить представление о стиле и особенностях руководителей организации.
Современные информационные технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер, локальные и глобальные сети, из которых наиболее известна сеть интернет, уже оказали огромное воздействие на информацию.
Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.
3. РАЗВИТИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ООО «КЛИМАТРОН»)
Изучение литературы по вопросам эффективности коммуникаций позволило сделать вывод о том, что не существует единого, простого, всеобъемлющего инструмента или методики, которые могли бы безошибочно оценить эффективность коммуникации. Обычно используется некоторая комбинация различных методов измерения. Необходимо учесть каждый по отдельности или несколько из следующих факторов:
– контент-анализ и мониторинг сообщений СМИ;
– пространственный анализ;
– опросы и исследования;
- наблюдения, методы участия и/или ролевые игры.
В рамках курсовой работы были использованы следующие методы:
1. Контент — анализ.
2. Наблюдение.
3. Анализ управленческой документации.
Развитие эффективности коммуникации проводится по следующим направлениям:
- внутренние коммуникации в системе управления;
- внешние коммуникации.
Компания «Климатрон» осуществляет деятельность в сфере установки и обслуживания кондиционеров и тепловентиляционной техники с 1991 года.
Среди клиентов ООО «Климатрон» такие крупные компании г. Тюмени, как автоцентр «Автоград», завод «Очаково», Тюменская топливная компания и другие.
Организационная структура ООО «Климатрон» представлена на рис.3.1.
Рис.3.1. Организационная структура ООО «Климатрон»
Организационная структуракомпании «Климатрон»является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.
В системе управления ООО «Климатрон» используются следующие основные коммуникации:
- совещания (в большинстве случаев производственные);
- управленческая документация (приказы, распоряжения и т.д.).
Анализ совещаний позволил выявить следующие недостатки, препятствующие эффективной коммуникации:
1. Не составляется протокол совещания, что затрудняет осуществление такой важной функции управления, как контроль.
2. Совещания, как правило, начинаются позже назначенного времени, так как участники совещания опаздывают по различным причинам.
3. Вопросы, выносимые на совещание, предварительно не доводятся до участников, что приводит к недостаточной подготовке присутствующих. Как следствие, совещание затягивается, или вопрос отправляется на доработку.
В целях повышения эффективности данной коммуникации, необходимо следующее:
- при подготовке совещания необходимо определить: цель совещания – описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога; предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания;
- для повышения оперативности участники должны быть не просто информированы о правилах поведения на совещании, но и придерживаться их.
Правила поведения на совещании для руководителя:
− начать и завершить совещание в точно назначенное время;
− сообщить о регламенте;
− согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
− назначить ответственного за регламент и протокол;
− регулировать деловитость и направленность выступлений;
− соблюдать корректность дискуссии;
− использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
− подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
− в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.
Правила поведения на совещании для участников:
− не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;
− не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы- ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;
− в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;
− оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;
− выражать собственную позицию.
После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть протокол результатов; создать условия для реализации намеченных мероприятий.
Анализ управленческой документации ООО «Климатрон» свидетельствует о том, что в компании преобладают такие формы документов, как приказ и распоряжение. Приказы носят в основном кадровый характер (около 80 %): прием, увольнение, взыскание, поощрение. Распоряжения по большей части относятся к сфере производства (сроки начала и окончания работ, назначение ответственных).
Были выявлены следующие недостатки в процессе коммуникации:
1. Коммуникация носит односторонний характер. Отсутствует механизм обратной связи. После издания распоряжения не анализируется результат (выполнения или невыполнение распоряжений), что отрицательно сказывается на системе мотивации.
2. Коммуникация носит в основном предопределенный характер, то есть не затрагивает стратегических вопросов.
В целях повышения эффективности процесса коммуникации, необходимо соответствие документов следующим требованиям.
Приказ и распоряжение, как и любое управленческое решение, должны включать в себя ряд структурных частей: мотивационная часть (указываются мотивы, причины и повод появления данного распоряжения); содержательная часть (включает общие ориентиры, что и как требуется выполнить, отражение взаимосвязей и взаимовлияний); обязывающая часть (должна быть четкой и конкретной: кому, когда, что и где необходимо выполнять; кроме того, в ней указываются меры обеспечения выполнения и контроля исполнения).
Рассмотрим внешние коммуникации компании. Компонентами внешней среды ООО «Климатрон» являются: потребители, поставщики, конкуренты, органы власти. Анализ проводился по такому ключевому компоненту, как клиенты.
Коммуникация в компании осуществляется по следующим направлениям:
- привлечение клиентов;
- взаимодействие с клиентами.
Коммуникационный процесс по привлечению клиентов имеет следующие недостатки:
1. В связи с экономическим кризисом, который коснулся и деятельности исследуемой компании, сокращена должность менеджера по продажам. Таким образом, отсутствует важное звено в процессе коммуникации. На предприятии не проводится системной работы по поиску клиентов.
2. У компании отсутствует собственный сайт.
3. В качестве основного средства коммуникации с целью привлечения клиентов используется реклама в СМИ (газеты «Караван — медиа» и др.). По нашему мнению, большая часть таких обращений теряется в «информационном океане».