2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).
3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).
Совершенствование информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее.
Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации:
1. Определите, какая информация является срочной.
2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.
3. Кому и какая информация должна поступать.
4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.
5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.
6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.
7. Выработайте правила проведения совещания.
Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулирующие информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.
Заключение
Итак, значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.
Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента – получению прибыли.
Коммуникационный процесс обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого воздействия и за счет обратной связи превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления.
Коммуникационный процесс в любой организации является запутанным, усложненным индивидуальными особенностями, предубеждениями и различием в способностях, а также организационными характеристиками, такими как иерархия или специализация. Тем не менее, коммуникации находятся в центре других внутриорганизационных процессов: власти, руководства и принятия решений.
Эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры. Для того чтобы стать примерным «лицом» фирмы, необходимо совершенствовать свое поведение в коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения, знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах.
Однако, «совершенная» коммуникационная система пока не создана, и, возможно, её никогда не будет. Естественно, что каждая организация сама решает, какие коммуникационные пути ей использовать для эффективного достижения своих целей.
Библиографический список
1. Байгот С.А., Ефимчик Е.Е. Основы менеджмента – 2-е изд. – Мн.: ООО «Информпресс», 2000.
2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебное пособие в схемах. — М.: Белые альвы, 1999.
3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 4-е изд. – М.: Экономистъ, 2005.
5. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. – СПб.: Союз, 1997.
6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд. – Мн.: Новое знание, 2002.
7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2004.
8. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Центр, 1998.
9. Саймон Г.А., Смитбург Д.У., Томпсон В.А. Менеджмент в организациях: Сокр. пер. с англ. – М.: Экономика, 1995.
10.Шапиро С.А. Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании: Учебно-практическое пособие – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007.
11.Управление персоналом организации: Учебник. / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1997.