Методы повышения эффективности управления организацией на примере ООО Галактика сети магази (стр. 6 из 9)

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ООО «Галактика»

Зона ответственности отдела сбыта и маркетинга и отделов продаж заключается в продвижении товаров и услуг организации, получении прибыли для ООО. Директор по продажам осуществляет тактическое планирование деятельности подразделения и оперативное управление бренд-менеджером и руководителями отделов продаж, контроль их работы. Бренд-менеджер отвечает за продвижение новой для компании торговой марки путем подготовки рекламной продукции, участием в выставках, получением максимальной информации от производителя по данному продукту и проведением внутрифирменного обучения специалистов по продажам техническим характеристикам продукта. Руководители отделов продаж осуществляет постановку планов продаж для своих подчиненных, наставничество (каждый в своем отделе), сбор отчетности по продажам, решение ситуаций с клиентами, превышающих полномочия специалистов по продажам. Специалисты по продажам несут ответственность за принесение прибыли ООО «Галактика» путем реализации клиентам товаров и услуг, предоставляемых организацией.

Зоной ответственности отдела логистики является заказ товаров у поставщиков, своевременная доставка их клиентам, оформление необходимых документов на перевозку товаров, учет товаров на складе организации. Специалист по закупкам отвечает за правильный заказ товара у поставщиков. Специалист по логистике отвечает за своевременную доставку товара (до склада организации или до клиентов). Кладовщик несет ответственность за прием, размещение на складе и отгрузку товара. Линейным руководителем для данного отдела является управляющий директор, функциональное руководство осуществляют директор по продажам и маркетингу (по заказу и доставке товаров, проданных менеджерами) и начальник технического отдела (по заказу и доставке запчастей для работы технического отдела)

Зоной ответственности технического отдела является монтаж и сервисное обслуживание оборудования, продаваемого ООО. Начальник тех. отдела координирует деятельность сотрудников, контролирует качество и время выполняемых работ. Диспетчер тех. отдела отвечает за документооборот, работу с клиентами и заказ запчастей и инструмента для работы. Задача сервисных инженеров – осуществить качественный и быстрый монтаж (ремонт) оборудования у клиентов. Линейным руководителем для технического отдела является начальник тех.отдела, а функциональное руководство периодически осуществляют сотрудники отдела продаж, в связи с продажами оборудования, которое требует монтажа и/или гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта. Функциональное управление сервисными инженерами также осуществляет диспетчер тех.отдела, т.к. именно он распределяет заявки клиентов между сервисными инженерами и отслеживает их график работы и местонахождение.

На данный момент в «Норд» в целом применяются и административные, и экономические, и социально-психологические методы повышения эффективности управления.

В организации разработаны чёткие Правила внутреннего трудового распорядка (ПТТР), в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Это позволяет формализовать корпоративную культуру, привести к единому стандарту форму одежды сотрудников (деловой стиль для офисных работников и спецодежда для сервисных инженеров и кладовщика, сменная обувь зимой). Каждый сотрудник при приеме на работу в обязательном порядке (до подписания трудового договора) изучает ПВТР, что дает ему подробную информацию об организации, в которую он пришел работать, правилах поведения в коллективе и с клиентами, информацию о поощрениях и взысканиях, применяемый в организации, правилах проведения корпоративных мероприятий и т.п. ПВТР позволяют поддерживать наиболее комфортную обстановку в организации, исключая такие случаи, как появление сотрудника на работе в слишком открытой одежде, смущающей других сотрудников; использование ненормативной лексике в общении с коллегами; растерянность нового сотрудника при желании отметить свой День рождения на рабочем месте (как лучше это сделать) и т.п.

Наличие чёткой штатной структуры и её регулярная корректировка в связи с изменениями условий деятельности организации позволяет чётко распределить функциональные обязанности между подразделениями (отдельными сотрудниками): чтобы избежать дублирования в выполнении одной и той же работы; чтобы все функции, необходимые для нормальной работы организации, были распределены между сотрудниками, и ни одна функция не оказалась «ничьей». Этому же способствует наличие чётких должностных инструкций с определением функциональных особенностей работника, его полномочий и ответственности за выполняемую работу.

Наличие должностной инструкции позволяет сотруднику чётко понимать свою роль в работе ООО, зону своей ответственности, правильно распределить рабочее время на выполнение своих функциональных обязанностей. Так же должностные инструкции позволяют избежать «сваливания друг на друга» вины за допущенные ошибки в работе. Четко прописанные зоны ответственности, закрепленные за каждым работником, позволяют быстро найти виновного и провести с ним разъяснительную работу или подвергнуть взысканию, чтобы данная ошибка впредь не повторялась. И, соответственно, возложить на него обязанности по устранению последствий данной ошибки.

В ООО обычно применяется издание чётких приказов с указанием состояния вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных за их исполнение. И ознакомление с данными приказами всех сотрудников, кого они касаются, под роспись с рассылкой копии приказа по e-mail этим сотрудникам. Вследствие этого устраняется «человеческий фактор» («я забыл», «мне никто не говорил» и т.п.) в выполнении работниками распоряжений руководителей.

Увольнение работников в ООО по инициативе администрации происходит только в случае грубого нарушения внутренних нормативных документов: нахождение на работе в нетрезвом виде, несоблюдение техники безопасности и т.п.

Также в организации исключительно редко используются методы наказания сотрудников (выговор или строгий выговор, лишение части премии и т.п.). Менеджеры организации склонны поощрять отличившихся сотрудников и разбирать ошибки и недоработки в личной беседе с сотрудником. Это, несомненно, делает управление более эффективным, а доверие к руководителям – более полным.

Генеральный директор ООО является большим сторонником формализации работы организации. Наверное, поэтому в компании регулярно используются методы административного управления, что очень облегчает работу каждого сотрудника в частности и всей организации в целом. Ведь когда четко всё прописано, кто за что отвечает, какие функции выполняет и т.п., не нужно тратить время на выяснение всех этих вопросов и ненужные объяснения одного и того же каждому сотруднику.

ООО «Галактика» – свободный товаропроизводитель и действует уже в течение 10 лет на рынке промышленного оборудования на основе разработанной маркетинговой стратегии по перспективному плану. Это обеспечивает ощущение стабильности для работников организации, своевременную выплату заработной платы.

Портфель заказов формируется заблаговременно, служит базой разработки плана экономического развития, производится оптимизация портфеля заказов по времени и стоимости. Таким образом, сотрудники всегда работают с ходовым товаром, пользующимся спросом и являющимся конкурентоспособным на рынке. Это создает у сотрудников уверенность в финансовом благополучии организации, в которой они работают, и в качестве товара, который они продают.

Индексация заработной платы в организации происходит регулярно с учётом инфляции и увеличения объёмов продаж. Это дает дополнительную стимуляцию к работе, сотрудники знают, что их заработная плата, во-первых, всегда будет соответствовать рынку труда (и нет необходимости искать другую работу, т.к. «жить на что-то надо»), а, во-вторых, они могут повлиять на увеличение оплаты своего труда путем приложения дополнительных усилий.

Распределение премии из прибыли по конечным результатам деятельности подразделений и внутри самого коллектива позволяет работникам материально ощутить результаты своего личного вклада в развитие бизнеса ООО.

Эпизодическое премирование офисного персонала из фонда оплаты труда без привязки к прибыли происходит при выполнении каких-либо срочных либо сложных работ (например, формирование единой базы по клиентам в программе 1С: Управление торговлей в срок до 2-х недель; активное участие в подготовке празднования 10-летия ООО «Галактика»; рациональное предложение по оптимизации затрат на доставку товара клиентам).

ООО обеспечивает сервисных инженеров и кладовщика бесплатной фирменной одеждой и обувью, обслуживание которой (стирка, чистка) оплачивается организацией; другие сотрудники могут воспользоваться корпоративным транспортом (2 автомобиля) для любой производственной необходимости. Сотрудникам отделов продаж предоставляется корпоративная мобильная связь (телефон и sim-карта к нему).

В организации регулярно проводятся корпоративные мероприятия (полностью оплачиваемые организацией), что является дополнительным методом укрепления дружеских связей внутри коллектива, способствует развитию неформального общения между работниками, быстрой адаптации новых сотрудников. Мероприятия проходят как посиделки в ресторане с проведением веселых конкурсов; выезды на шашлыки на берег озера в теплое время года (многие сотрудники соревнуются в рыбалке на таких выездах); походы в боулинг-клуб, театры, поездки на экскурсии; командные игры (волейбол, баскетбол, футбол); поездки на горнолыжные склоны, на каток. После таких мероприятий обязательно создаётся стенгазета с фотоотчётом по мероприятию, которая на стенде радует сотрудников приятными воспоминаниями в течение месяца после события.