Анализ организационной структуры на примере ЗАО АКБ Приобье (стр. 7 из 9)

целесообразно уволить.

4.2 Предложения по рационализации действующей системы контроля исполнения в ЗАО АКБ «Приобье»

Система организации контроля на предприятии ЗАО АКБ «Приобье» достаточно хорошо спланирована, но, несмотря на это, имеет и свои недостатки. Так, главным недостатком существующей системы контроля можно назвать отсутствие, какого то специального отдела по контролю и планированию, этим приходится заниматься директору, что замедляет процесс работы банка. В организации нужно создать специальный отдел, который будет заниматься планированием новых проектов предприятия, выбирать стратегию поведения на рынке, проводить анализ правильности выбранной стратегии, а также проведением проверок выполнения поставленных задач. Необходимо, что бы в банке были разноплановые специалисты, контролирующие определенные подразделения организации. Введение такого отдела приведет к несомненной рационализации действующей системы контроля исполнения в ЗАО АКБ «Приобье». Затем осуществлять контроль над достижением целей в ходе ежеквартальных совещаний по результатам, которые будет готовит плановый отдел предприятия и в которых принимают участие директора и руководители подразделений. В ходе таких совещаний возможно выявление и анализ причин отклонений от поставленных целей организации.

5. Документация в управлении производством

ЗАО АКБ «Приобье»

5.1 Роль документации в технологии процессов управления

Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственно промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии.

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

В тех же формах офис и производит информацию. Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций), более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок), более

своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее количество решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы), более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или повышению качества работы подразделения), более своевременные решения (выбор, который более оперативно реагирует на изменение условий). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления.

Системы управления документами

Машинная графика Интегрированные пакеты

Управление проектами

Экспертные системы

и системы принятия

решений

Бухгалтерский учет

Финансовый анализ

Системы поддержки клиентов

Выход на филиалы и внешние организации

Средства

распознавания

текста

Средства работы

с графическими

образами

документов

Средства описания и анализа

Справочные системы

Текстовые процессоры Электронные таблицы

Рис. 5.1 Современная информационная система

5.2. Виды документальных систем и их назначение

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов. Упоминаются такие документы как письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительные записки, справка, заявление доверенность, постановление и др. При всем многообразии их содержания за каждым из них исторически закрепилась определенные правила оформления.

Основные типы управленческих документов.

Протокол - управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный коллегиальной комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами - для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки в произвольной форме.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с другими организациями. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, ответами на запросы, приглашениями и т.д.

5.3. Практика организации документооборота в ЗАО АКБ «Приобье»

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии ЗАО АКБ «Приобье» различают три основных потока документации: 1) входящие документы, поступающие из других организаций; 2) исходящие документы, отправляемые в другие организации; 3) внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая представлена на предприятии отдельным сотрудником (секретарем), принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: 1) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; 2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

5.4. Мероприятия по совершенствованию документации и документооборота в ЗАО АКБ «Приобье»

Необходимо изменить механизм документооборота на предприятии. Это связанно с долгой процедурой от составления до подписания его директором, прежде всего, необходимо, чтобы документы, касающиеся каких-либо вопросов, не имеющих особого значения для предприятия, составлялись и утверждались непосредственно в подразделениях предприятия, а не шли все на подпись к директору. Данное введение позволит сэкономить время на принятие, как данного решения, так и более важных решений принимаемых директором предприятия. Неверным является и то, что важные для функционирования предприятия документы (например -изменение организационной структуры) сначала рассматриваются на функциональном уровне управления, затем попадают директору и в дальнейшем рассматриваются на Собрании акционеров. Необходимо сократить данный процесс до принятия решения на уровне подразделения, которого касается изменение и решения этого вопроса с директором на собрании акционеров. Таким образом, ускорится процесс принятия и подписания документов, что позволит предприятию более гибко реагировать на изменения внешней среды.