При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Применение бухгалтерских программ позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращают трудоемкость заполнения первичной документации и отчетности. В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базе данных и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов, при этом содержание показателей должно соответствовать требованиям законодательства.
В "1С: Бухгалтерии 8" единый метод начисления амортизации устанавливается в Учетной политике (меню Предприятие > Учетная политика > Учетная политика организаций). На закладке Налог на прибыль добавлен реквизит Метод начисления амортизации (с 2009 г.), в котором хранится применяемый организацией метод начисления амортизации. Этот реквизит подлежит обязательному заполнению [19. с. 11-14].
Для анализа сводных данных по амортизационным группам можно использовать стандартные бухгалтерские отчеты. Напомним, что в "1С:Бухгалтерии 8", в отличие от "1С:Бухгалтерии 7.7", такие отчеты можно формировать по отдельному реквизиту. В качестве такого реквизита можно выбрать амортизационную группу. Анализ амортизационной группы на примере отчета Анализ субконто (налоговый). Данный отчет позволяет увидеть:
- суммарный баланс по группе;
- сумму амортизации за месяц по группе.
В связи с тем, что в программе решено оставить пообъектный учет, сведения о начисленной амортизации по каждому объекту, как и раньше, можно также посмотреть в отчете – регистр информации об объекте основных средств. Для получения сводных данных по амортизационным в программе специально создан отчет Регистр-расчет амортизации нелинейным методом.
В программе реализован контроль максимального размера амортизационной премии, поэтому самостоятельно его изменить нельзя. Для изменения предельного размера премии необходимо будет установить обновление версии 1.6.12. При работе в программе необходимо заполнить закладки "Общие сведения", "Бухгалтерский учет", "Налоговый учет".
Внешний вид закладки "Бухгалтерский учет" зависит от выбранных значений реквизита "Подлежит амортизации", "Списать на затраты производства" на закладке "Общие сведения". Если признак "Подлежит амортизации" включен, то на указанной закладке доступны для заполнения реквизиты: счет, способ начисления амортизации. В реквизите "Счет отнесения затрат по начисленной амортизации" указывается счет, на котором будет учтена сумма начисленной амортизации, также необходимо выбрать объекты аналитического учета из видов субконто, прикрепленных к выбранному счету.
Закладка "Налоговый учет" и настройка реквизитов в ней определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка "Начислять амортизацию" на закладке "Общие сведения". Для определения порядка начисления амортизации для целей налогового учета необходимо заполнить реквизиты: первоначальная стоимость, амортизационная группа, способ начисления амортизации, коэффициент. Для ежемесячного начисления амортизации в " 1С:Бухгалтерии" предназначен документ "Начисление амортизации и погашение стоимости". Для ввода документа следует выбрать пункт "Начисление амортизации" из подменю "Регламентные" меню "Документы" Указанный документ позволяет начислить амортизацию, как для целей бухгалтерского учета, так и налогового.
Для обработки документа следует выбрать дату, для начисления амортизации следует нажать кнопку "ОК". Начисление амортизации выполняется для тех основных средств, для которых в справочнике "Основные средства" установлен флажок "Начислять амортизацию". Для основных средств не подлежащих амортизации, но износ на которые начисляется. начисление износа производится один раз в год документом "Начисление амортизации и погашение стоимости", введенным в декабре. При начислении амортизации для каждого объекта основных средств анализируются реквизиты, сохраненные в справочнике "Основные средства". Во-первых, определяется алгоритм расчета:
- если выбран линейный способ начисления амортизации, способ уменьшаемого остатка или по количеству лет полезного использования, то для расчета суммы амортизации используется значение реквизита "Срок полезного использования";
- если выбран способ пропорционально объему продукции (работ) используется значение реквизита "Фактический Объем продукции (работ) за месяц.
По тем объектам основных средств, которые были модернизированы, расчет суммы амортизации выполняется, используя вместо первоначальной стоимости объекта основных средств его остаточную стоимость на конец того месяца, в котором он был модернизирован, а вместо срока полезного использования используется оставшийся после модернизации. Для основных средств, учитываемых на счете 01.1, проводки формируются по кредиту счета 02.1 "Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01" в корреспонденции с указанным для объекта счетом затрат. Если учет основных средств ведется на субсчетах 03.1, 03.2, 03.3, то проводки будут сформированы по кредиту счета 02.2 "Амортизация имущества, учитываемого на счете 03". Расчет суммы и формирование проводок выполняется документом в момент проведения. Документ в дальнейшем может перепроводиться. При этом ранее сформированные документом проводки удаляются и формируются новые. Отчет о суммах начисленной амортизации по основным средствам можно сформировать, выбрав пункт меню "Отчет по основным средствам" из подменю "Специализированные" меню "Отчеты" главного меню программы.
С помощью данного отчета можно оценить сумму амортизации, исчисленную за определенный временной интервал одним конкретным документом "Начисление амортизации и погашение стоимости". При формировании печатной формы отчета информация по основным средствам может быть сгруппирована по следующим параметрам: вид (группа) ОС, место эксплуатации, материально-ответственное лицо, амортизационная группа. Для этого в списке группировок информации следует отметить флажком те параметры основных средств, по которым необходимо произвести группировку информации. На закладке "Отбор и сортировка" при необходимости можно установить отбор и сортировку отражаемой в отчете информации по основным средствам: по наименованию, по коду (инвентарному номеру), по дате ввода в эксплуатацию.
На исследуемом предприятии ООО "Орбита-4" учетный процесс полностью механизирован и осуществляется на компьютере с применением бухгалтерских программ – 1С: "Бухгалтерия" и 1 С: "Торговля и склад".
Формирование оборотно-сальдовой ведомости по счету 01 "Основные средства" за 2009 год ООО "Орбита-4" изображено на рис. 1
| о | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Автомобиль ВАЗ 2009 Инв. № 001 | 190000,00 | - | - | - | 190000,00 | - |
| Автомобиль "Газель" 1,5 т. Инв. № 002 | 220000,00 | - | - | - | 220000,00 | - |
| Компьютеры - 2 шт. Инв. № 3-4 | 51000,00 | - | - | - | 51000,00 | - |
| Торговое оборудование Инв. № 5 | 280000,00 | - | - | - | 280000,00 | - |
| Офисная мебель Инв. № 6 | 37000,00 | - | - | - | 370000,00 | - |
| Компьютеры 6 шт. Инв. № 7-8-9-10-11-12. | - | 180000,00 | - | 180000,00 | - | |
| Микроавтобус "Форд" Инв. № 13 | - | 320000,00 | - | 320000,00 | - | |
| Итого развернутое сальдо | 778000,00 | - | 500000,00 | - | 1278000,00 | - |
| Итого | 778000,00 | - | 500000,00 | - | 1278000,00 | - |
Рис. 1Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01 "Основные средства" за 2009 год ООО "Орбита-4".
За 2009 год на предприятие поступили основные средства на сумму 500000 рублей, таким образом, первоначальная стоимость основных средств по состоянию на 31.12.2009 года составила 1278000 рублей.
Ежемесячно на основные средства в карточках аналитического учета начисляется амортизация, расчет которой указан на рис. 2.
| Субконто | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Автомобиль ВАЗ 2009 Инв. № 001 | - | 75202,00 | - | 43538,00 | ||
| Автомобиль "Газель" 1,5 т. Инв. № 002 | - | 55000,00 | - | 50413,00 | ||
| Компьютеры -2 шт. Инв. № 3-4 | - | 17000,00 | - | 17000,00 | ||
| Торговое оборудование Инв. № 5 | - | 116111,00 | - | 70561,00 | ||
| Офисная мебель Инв. № 6 | - | 13687,00 | - | 8513,00 | ||
| Компьютеры 6 шт. Инв. № 7-8-9-10-11-12. | - | - | 55000,00 | |||
| Микроавтобус "Форд" Инв. № 13 | - | - | 73337,00 | |||
| Итого развернутое сальдо | - | 277000,00 | - | 246000,00 | 523000,00 | |
| Итого | - | 277000,00 | - | 246000,00 | 523000,00 | |
Рис. 2Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 "Амортизация основных средств" за 2009 год ООО "Орбита-4".