Система оцінок значною мірою залежить від наявних даних. На сучасному етапі на перший план виходять характеристики поставлених завдань, здатність керівництва та працівників органу державної влади забезпечити ефективне їх виконання тощо.
Помилковим і неперспективним є шлях абсолютного забезпечення кожного завдання повним обсягом інформації. Доцільно використовувати вже існуючу інформацію та методи оцінки. У такий спосіб можна скоротити обсяг непотрібних даних шляхом відбору та розумного компонування існуючої інформації, а керівники мають навчитися використовувати ті чи інші методи оцінки та застосовувати різні стилі управління в різних умовах.
Підсумовуючи, можна констатувати:
1) особливу увагу в оцінці ефективності діяльності органу державної влади слід приділяти невизначеним завданням;
2) необхідно задавати чіткі діагностовані критерії оцінки досягнення мети.
2.1. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ
У теорії організації ефективність в адміністративному управлінні визначається як «відношення чистих позитивних результатів (перевищення бажаних наслідків над небажаними) і допустимих витрат. Рішення можна назвати ефективним, якщо найкращий результат досягнуто за умов заданих тимчасових витрат або якщо результат отримано за найнижчих витрат виробу».
У літературі можна зустріти різні погляди на питання критерію оцінки роботи службовців, однак на практиці стабільних, чітких критеріїв оцінки дій державних службовців поки що не розроблено. В основному, критерії оцінки - це вимоги, що висуваються до службовця по займаній ним державній посаді державної служби. Конкретизацію особистих якостей державних службовців здійснюють переважно керівник, атестаційна комісія, які керуються при цьому моральними нормами. Потрібно зазначити, що сьогодні наука соціологія має низку розробок (у вигляді усного опитування, тестування) оцінювання особистих якостей службовців (кмітливість, розумові здібності, ініціативність тощо), але в системі державної служби вони застосовуються вкрай рідко;
4) методи оцінки;
5) процедура оцінки (створення раціональної системи обліку показників роботи службовців, що дозволяє аналізувати зібрану інформацію про державного службовця).
Безумовно «оцінка» є основним елементом поняття «ефективності державної служби», тому що вона відображає рівень розвитку суспільства, а також рівень функціонування державної служби. Через те оцінювання повинно здійснюватися за певними критеріями.
Критерій у загальновизнаному розумінні являє собою певну кількісну або якісну ознаку, на підставі якої оцінюється факт, матеріальний чи духовний об’єкт, здійснюється оцінка будь-яких явищ, проявів функціонування матеріальних та нематеріальних суб’єктів, класифікація предметів матеріального та духовного світу, це фактично «мірило», за яким виробляються ставлення і думка щодо доцільності та ефективності функціонування певного суб’єкта.
Багатоманітність впливу державного апарату на суспільну життєдіяльність, багатовекторність його цілей та функцій його діяльності, відповідна складність його структури обумовлюють певні труднощі щодо визначення критеріїв оцінки. Вони також підсилюються тим, що методологія дослідження питань державного управління та державної служби успадкувала підходи правових наук, зокрема адміністративного права. У системі державного управління не в усіх випадках враховується єдність суб’єкта та об’єкта управління, внаслідок чого аналізи та оцінки здійснюються переважно в межах управлінської діяльності органів державної влади. При цьому метою та кінцевим результатом управлінської діяльності вважають управлінський вплив, а не його наслідок.
Цим обґрунтовується те, що оцінювання функціонування державного апарату має здійснюватися з двох поглядів: по-перше, з погляду функціональності, тобто забезпечення виконання завдань і функцій держави, по-друге - з погляду витрат.
Функціональна оцінка розкриває, характеризує та дозволяє оцінювати роль державного апарату в суспільному розвитку, у вирішенні тих проблем, що виникають у процесі соціально-економічного розвитку та суспільної життєдіяльності.
Оцінка діяльності органу влади зосереджена в основному на наслідках діяльності, тому що кінцевою метою виробництва послуг і товарів у державному секторі є не послуги та товари як такі, а їх спроможність задовольняти інтереси користувачів і платників податків. Найважливішими показниками є результати та наслідки.
При цьому необхідно зазначити, що оцінка діяльності органів управління різними суб’єктами здійснюється з різних позицій. Так, громадянина цікавлять результати цієї діяльності; законодавця - досягнуті результати та характер виконаної роботи для виділення коштів з бюджету; керівника органу, державного службовця - досягнення цілей, що поставлені перед органом.
Це обумовлює диференційований підхід до оцінки функціонування державного апарату як з погляду суб’єкта оцінки, так і з погляду об’єкта оцінки, а саме функціональної оцінки, тобто оцінки соціальних наслідків діяльності державного апарату, та оцінки витратної складової.
Функціональна оцінка в даному разі являє собою соціально-економічну категорію, що розкриває взаємозв’язок між результатами управлінської діяльності, вираженими соціальними ефектами і техніко-економічними показниками, та затратами управлінської праці (живої та матеріалізованої). Такою категорією може бути визнана категорія «результативності» (в іноземній спеціалізованій літературі - «еffісіеnсу»).Проблема полягає в тому, що для державного апарату, як і для його складових - органів державної влади (законодавчої, виконавчої, судової) та державної служби розроблення критеріїв оцінки їх функціонування пов’язане із суттєвими труднощами, які обумовлені невизначеністю як отриманих соціальних результатів, так і витрат на їх досягнення (останнє пов’язане з тим, що об’єкт управління також несе певні витрати, які не завжди можна порахувати). При цьому необхідно мати на увазі таке: по-перше, загальний соціальний ефект створюється не тільки суб’єктами управління, а й об’єктами управління; по-друге - поряд з державним апаратом в управлінні суспільними процесами беруть участь і інші суб’єкти механізму держави, а саме органи самоврядування, громадські об’єднання тощо. Це підтверджує, що із загального соціального ефекту необхідно виокремити соціальний ефект, отриманий за рахунок активності об’єктів господарювання (що для ринкових умов може становити визначальну частину), соціальний ефект, створений іншими суб’єктами управління, і тільки залишок можна співвідносити з діяльністю конкретного органу управління.
При такому розгляді соціальний ефект являє собою інтегрований критерій. Це фактично є результат, що отримує суспільство як в умовах споживання матеріальних, соціальних і духовних цінностей, так і в процесі їх виробництва. Соціальний ефект отримується протягом і внаслідок усього життєвого циклу виробу, ідеї, організаційної форми тощо, завдяки раціональній організації суб’єкта управління, оптимального функціонування об’єктів управління, узгодженості їх активності та діяльності із закономірностями соціально-економічного стану суспільства, відповідності потребам, інтересам і спроможності громадян. Наведені ознаки раціональності, оптимальності, узгодженості та відповідності є характерними для прояву позитивного соціального ефекту.
При цьому останній має бути сталим, прогресуючим, містити в собі джерело і засіб майбутнього розвитку.
З цього погляду неможливо визнавати соціально ефективними ті випадки, коли певний економічний, а ще гірше виробничий ефект досягається шляхом погіршення окремих факторів суспільного добробуту. Не заслуговують на увагу й короткострокові ефекти, що здобуті нерідко шляхом застосування неадекватних досягненню ресурсів.
Для конкретного органу державної влади цей критерій оцінюватиме адекватність наданих послуг потребам населення, суспільства, особистості. За цим критерієм можна оцінити і ступінь використання наявних ресурсів шляхом визначення відношення результатів, фактично отриманих з наявних ресурсів, до максимальних результатів, що можливо було б отримати з цих ресурсів. При цьому він набуває ознаки ступеня результативності, тобто постає безрозмірною величиною, яка надає можливість здійснювати порівняльну оцінку діяльності як різних органів влади з однаковим організаційно-правовим статусом (наприклад: обласні (районні) державні адміністрації, органи місцевого самоврядування), так і їх структурних підрозділів.
Також критерій «ступінь досягнення» може використовуватися як інструментарій щодо правильної оцінки потенціалу управління та міри його використання.
Зазначені критерії «результативність» та «ступінь досягнення» є інтегрованими критеріями, що описують функціональну оцінку діяльності суб’єктів державного апарату.
Витратна складова оцінки функціонування державного апарату та державної служби зафіксована такими критеріями, як ефективність («еffесtіvеnеss»), продуктивність («рrоduсtіvіtу») та робоча норма («wоrklоаd») .
Певним чином ці критерії можна назвати вторинними, тому що вони фактично оцінюють внутрішню діяльність органу влади чи його структурного підрозділу.
Ці критерії перебувають під впливом двох груп чинників. Перша - чинники, пов’язані з організацією управлінського процесу. До них можна віднести: доцільність надання органу (його структурному підрозділу) певних повноважень щодо вироблення певних управлінських рішень, відповідність структури органу, його штатного розпису та штату наданим повноваженням, оптимальність технології управління чи регулювання та прийняття управлінських рішень, раціональність нормативного врегулювання управлінської діяльності тощо.